5W2H: o que é, como usar, dicas de ferramentas

O famoso 5W2H é uma ferramenta bastante utilizada para resolução de problemas, mas ela também pode ser aplicada em oportunidades de melhoria. Como também, o 5W2H pode ser uma ferramenta de planejamento estratégico que tem como propósito definir tarefas de maneira eficaz e realizar seu acompanhamento de maneira simples e visual.

O que é 5W2H? 

O 5W2H é uma metodologia de gestão e planejamento estratégica amplamente reconhecida no ambiente corporativo. Ela consiste em uma técnica analítica simples, porém poderosa, para a definição, estruturação e execução de planos de ação, projetos ou atividades. Com base em sete perguntas fundamentais — What (O quê), Why (Por que), Where (Onde), When (Quando), Who (Quem), How (Como) e How much (Quanto) — a ferramenta oferece um framework claro para entender e abordar todos os aspectos de uma iniciativa.

A origem da ferramenta

A metodologia 5W2H tem raízes profundas na indústria automobilística japonesa, especialmente no desenvolvimento do Sistema Toyota de Produção (TPS) nas décadas de 1940 e 1950. Criado por Taiichi Ohno e Eiji Toyoda, o TPS visava aumentar a eficiência e qualidade na produção, eliminando desperdícios e melhorando processos. Embora o 5W2H não tenha sido formalmente documentado como uma ferramenta isolada, ele emergiu como uma prática comum dentro desse sistema para estruturar e detalhar ações de melhoria.

Atualmente, o 5W2H é amplamente adotado como uma ferramenta de gestão e qualidade, aplicada em diversas áreas como planejamento estratégico, gestão de projetos, melhoria de processos e resolução de problemas. Sua estrutura simples e objetiva facilita a comunicação, o alinhamento de equipes e a tomada de decisões fundamentadas.

Para que serve o 5W2H?

Seu principal objetivo é contribuir para a compreensão da situação atual de um problema. Pois, ela tem a capacidade de clarear os cenários e tornar as ideias factíveis. Isso tudo porque ela traz respostas de uma maneira clara e visual. Além disso, a sua metodologia de execução e o seu layout possibilitam enxergar todas as informações de maneira bastante visual.  

Porque utilizar?

O 5W2H vai ajudar você a tornar as ideias em ações. Você vai poder tirar suas ideias do papel e começar a colocá-las em prática!

Além disso, vai ter o oportunidade de realizar melhorias internas com essa ferramenta tão simples de ser utilizada. Ela auxilia você a ter mais praticidade e organização nos seus processos de tomada de decisão!

O bom é que as informações ficam disponíveis de forma clara e visual, então, você pode compartilhar com toda a sua equipe. Isso faz  com que ela possa ficar a par de tudo o que foi estabelecido. Assim, a comunicação se torna muito mais rápida e eficiente. 

Usando o 5W2H para solução eficaz de problemas

O 5W2H normalmente faz parte de Relatórios de Solução de problemas na área da qualidade. Ele serve para esclarecer o problema. Ou seja, você irá utilizar o 5W2H quando algum problema surgir e você precisar restringir os dados para delimitar o estudo de causa raiz.

Já dizia Albert Eistein “A Mera formulação de um problema é de longe frequentemente mais essencial do que a solução, que pode ser simplesmente uma questão de habilidade matemática ou experimental. Levantar novas perguntas, novas possibilidades, olhar velhos problemas por um novo ângulo requerem imaginação, criatividade e assinalam avanços reais na ciência“

Ou seja, um problema definido é um problema quase resolvido. Ainda mais quando é difundido para todos os envolvidos.

O que é a sigla 5W2H?

O 5W2H é uma metodologia de gestão baseada em sete perguntas essenciais que ajudam a estruturar a análise e solução de problemas, elaboração de planos de ação e gestão de projetos. Vamos detalhar cada um dos componentes dessa ferramenta, com dicas práticas de como preenchê-los. Para facilitar, logo abaixo você encontrará um exemplo de aplicação.

Who – (Quem?)

Nesta etapa, você deve identificar quem está diretamente envolvido com o problema. Pergunte: Quem descobriu o problema e quem é impactado por ele? Inclua pessoas, departamentos, clientes ou qualquer outra parte interessada que possa ser afetada pelo problema. Isso ajuda a mapear os stakeholders e a entender a amplitude do impacto.

What – (O quê?)

Aqui, o foco é descrever claramente o problema. Defina o que exatamente está em questão: Qual é o objeto do problema e qual defeito ou falha ele apresenta? Seja específico na descrição, já que uma definição precisa do problema é crucial para determinar as soluções corretas.

When – (Quando?)

Registre a data e o horário em que o problema ocorreu. Esse detalhe é fundamental para entender o contexto e identificar padrões. Por exemplo, se você está analisando uma falha em um atendimento ao cliente, saiba se outros atendimentos realizados no mesmo período ou por um colaborador com problemas pessoais podem ter sido impactados. Identificar quando o problema aconteceu pode fornecer insights valiosos sobre sua causa e ajuda a determinar ações corretivas mais eficazes.

Where – (Onde?)

Aqui, você deve especificar a localização onde o problema foi detectado. Isso pode incluir a área, o departamento, ou até a região geográfica, caso seja relevante. A localização pode ter um impacto significativo sobre o problema, como no caso de uma falha que ocorra em uma área com características específicas, como altas ou baixas temperaturas. Ter clareza sobre o local do problema também facilita a análise de causas externas ou contextuais.

Why – (Por quê?)

Neste campo, você deve descrever as razões ou hipóteses iniciais para o problema ter ocorrido. Diferente do método dos 5 Porquês (5 Whys), que envolve perguntas sucessivas para chegar à raiz do problema, aqui você deve registrar qualquer explicação já conhecida ou suposição razoável. Pergunte: Por que isso aconteceu? Existe uma causa conhecida que já pode ser identificada? Esta explicação pode ser a base para as primeiras investigações ou ações corretivas.

How – (Como?)

Aqui, o objetivo é explicar como o problema aconteceu. Descreva o processo, os fatores ou as circunstâncias que levaram ao surgimento da falha. Detalhe também como o problema foi identificado ou detectado. Compreender o processo ajuda a traçar um caminho mais claro para as ações corretivas e preventivas.

How much – (Quanto?)

Por fim, nesta etapa você deve avaliar a magnitude do problema. Pergunte-se: Qual a extensão do problema? Quantas vezes o problema ocorreu? Ele é isolado ou é recorrente? Existe um grande número de reclamações sobre o mesmo problema? Essa análise permite mensurar o impacto do problema, o que ajudará a priorizar a solução e alocar recursos adequados para resolvê-lo.

O caso do sorvete de baunilha

Você já escutou a história do sorvete de baunilha? Vou te contar. Uma família comprou um carro e ia à sorveteria com o carro todas as noites. Porém, quando o sabor escolhido do sorvete era baunilha, o carro parava de funcionar. Quando a família escolhia outro sabor, o carro funcionava normalmente.

O caso foi parar na General Motors e os engenheiros investigaram o assunto executando um plano de Solução eficaz de problema e análise de causa raiz. Onde uma das primeiras atividades é executar o 5W2H.

Com isso, descobriram que quando a família comprava sorvete de baunilha era uma compra mais rápida e o motor não chegava a esfriar (outros sabores ficam do outro lado da loja de sorvetes). Por isso, os vapores de combustível não se dissipavam, impedindo que a nova partida fosse instantânea.

Exemplo de uso para resolução de problemas

Acho que com a história acima do sorvete de baunilha no mínimo você ficou curioso de como usar o 5W2H de uma forma que possa auxiliar na resolução de problemas.

Vamos a um passo a passo?

1. What – O que aconteceu? O carro XX da marca XX com ano e modelo XX XX não liga toda vez que a família vai até a sorveteria e escolhe um sorvete de baunilha
2. Why is it a problem? Por que isso é um problema? Porque o carro não da partida no motor e impede o uso do produto causando problemas à família
3. When it happened? Quando isto aconteceu? Aconteceu em março de 2021 (data fictícia)
4. Who detected? Quem detectou? O cliente final durante o uso do produto
5. Where it was detected? Onde isto foi detectado? Em campo durante o uso do produto
6. How it was detected? Como isto foi detectado? O cliente final tentou dar a partida no carro e não conseguiu
7. How many parts? Quantas peças? Até o momento foi detectado apenas 1 automóvel.

Tendo essas informações em mãos você já delimitou bastante o seu campo de estudo. O próximo passo é fazer um diagrama de ishikawa. Assim, utilizando diversas ferramentas você acaba indo cada vez mais a fundo e descobrindo a causa raiz do problema para enfim corrigir. Afinal, esse é o grande objetivo: descobrir a causa raiz e corrigir o problema para que ele não ocorra novamente.

Agora, talvez você queira um exemplo de aplicação mais próximo da sua rotina no trabalho, certo? Então veja abaixo como o 5W2H poderia ajudar na gestão de processos:

Agora um exemplo de uso do 5W2H na rotina do setor de compras de uma empresa:

Como fazer um plano 5W2H

Para usar o 5W2H para a criação de um plano de ação, você seguirá as perguntas What, Why, Where, When, Who, How e How Much, como na imagem abaixo. A principal diferença é que ao invés de você olhar para o passado você estará olhando para o futuro.

Veja bem, usando o 5W2H para fazer um plano difere do 5W2H para análise de problemas principalmente analisando o tempo. Em resolução de problema você responde “o que aconteceu?” e utilizando a ferramenta na criação do plano você responde “o que será feito?”

Quando as 7 perguntas são respondidas, de maneira realista e verdadeira, é possível enxergar qual a real necessidade dessa organização. Dessa forma é possível concluir se é necessária a realização ou não alguma alteração dentro da organização. Validar a necessidade de reformular as métricas ou até mesmo de alterar o plano de ação também pode ser visualizado a partir dela. Assim, o objetivo inicial que levou a aplicação do 5W2H será alcançado. 

Modos de aplicação

O 5W2H oferece diversas possibilidades de aplicação. Abaixo, apresento alguns exemplos de como utilizá-lo de forma eficaz:

• Como ferramenta para solucionar problemas de forma estruturada e eficiente;
• Na criação de planos de ação, com foco em atingir metas ou objetivos específicos;
• Para a definição de processos ou projetos, servindo como um guia para orientar as etapas e atividades necessárias para alcançar o sucesso;
• Na elaboração de planejamentos estratégicos, proporcionando uma visão clara e organizada dos objetivos da empresa, com responsabilidades bem definidas;
• E em muitas outras situações que demandam organização e clareza na execução.

Benefícios da ferramenta 5W2H

Colocar essa ferramenta em prática na sua empresa, ou até mesmo na sua vida pessoal pode ser bastante vantajoso. Seja para a implementação de uma solução pontual ou de melhoria contínua. Pois, além de ser simples de ser utilizada, ela garante uma série de outros benefícios. Vale a pena ressaltar alguns deles! 

• Clareza e Precisão: Define claramente o que, por que, quando, onde e quem, reduzindo ambiguidades.
• Planejamento Eficiente: Ajuda na organização e alocação eficaz de recursos.
• Responsabilização: Atribui responsabilidades claras, promovendo prestação de contas.
• Acompanhamento e Controle: Facilita o acompanhamento do progresso e ajustes rápidos.
• Melhoria Contínua: Permite análise pós-implementação e aprimoramento contínuo dos processos.

Como aplicar o 5W2H eficientemente?

Bom, executar o 5W2H é bastante simples, pois sua aplicação é fácil e prática. O mais importante é ter clareza e saber em qual atividade ele será aplicado, assim as chances de sucesso se tornam ainda maiores. 

Usualmente a ferramenta é aplicada em formato de tabela, onde estão dispostas as sete perguntas que devem ser respondidas. Um detalhe bem legal é que os espaços para preenchimento são pequenos, sabe por que? Para que as respostas sejam breves, assim a análise se torna muito mais eficiente e efetiva.

O primeiro passo:

Mas antes de elaborar a tabela, é importante definir o que será analisado, onde será aplicada. É legal fazer uma análise ampla de onde você quer chegar, de qual é o seu objetivo! E aqui vale tudo: um processo, um projeto, um plano de ação (a lista de aplicabilidade é enorme!). Com isso, você terá um norte do caminho que será percorrido e aumenta muito as suas chances de sucesso. 

O segundo passo:

Após ter definido seu ponto de aplicação, é hora de começar a diversão: a elaboração da sua tabela. Tenha sempre em mente que as respostas precisam ser sucintas e objetivas, tá? (mas garanta que as informações mais importantes estarão presentes). 

E, quanto mais pessoas relevantes para o assunto forem envolvidas no processo, maior será riqueza de conhecimento. Suas respostas trarão mais informações pertinentes, porque visões diferentes trazem informações diferentes, certo? Então envolva sua equipe, pessoas que tem relação direta ou indireta com o ponto de aplicação que você definiu. 

Encerrando o ciclo de análise:

1. Informações adicionadas na ferramenta (passo 1);
2. Visualização dos dados obtidos;
3. Realize follow-ups para verificar se os resultados estão sendo alcançados!

Depois de colocar todas as informações na ferramenta e visualizar os resultados obtidos, você deve realizar follow-ups, marcar uma revisão para entender se os resultados estão sendo alcançados e se o objetivo inicial foi atingido.

Para resumir…

Dicas de ferramentas para potencializar o 5W2H :

Uma dica muito legal é que podemos usar algumas ferramentas da qualidade para deixar o nosso 5W2H ainda mais poderoso! Isso mesmo, elas podem ajudar a ser ainda mais assertivos e nortear ações de qualidade dentro da empresa.

Veja alguns exemplos e textos de apoio:

• A Matriz GUT;
• Diagrama de Ishikawa;
• Brainstorming.

[Bônus] Planilha 5W2H para Baixar Grátis

Finalmente, vamos colocar em prática? Deixamos aqui, de presente, dois modelos para que você possa começar a se aventurar! Espero que te ajude a se tornar cada vem mais produtivo. Clique no botão abaixo e faça o download da planilha agora mesmo.

Por fim, deixo aqui uma frase que não é minha, mas é famosa: “Eu mantenho seis honestos servidores. Eles me ensinaram tudo que eu sei. Seus nomes são O quê, Por quê, Quando, Como, Onde e Quem” 5W2H; Rudyard Kipling.

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