Como fazer uma auditoria de 5S poderosa

Já falamos sobre conceitos, história e definição do Programa 5S neste post: 5S: O que é e como implementar. Hoje eu quero trazer para vocês dicas de como realizar uma boa auditoria. Uma boa auditoria vai além de verificar se o objeto possui uma etiqueta de identificação ou não, uma boa auditoria foca em resultados!

Vem comigo!

“Lá vem o chato com o checklist da auditoria de 5S”

Eu sei, você sabe e todos sabemos que os auditores de 5S muitas vezes são vistos dessa forma. Inevitavelmente você é o chato por apontar quais são as melhorias que devem ser feitas. Tudo bem. Em todos os treinamentos que eu já dei sobre Programa de 5S eu disse: Tudo bem sermos chatos quando vestimos o guarda pó de auditor. O importante é que a gente consiga melhorar a empresa e mostrar que o programa de 5S tem muito valor.

Com o passar do tempo as pessoas se acostumam com a auditoria. Eu vou te contar no decorrer desse post como incentivar que as pessoas gostem do programa 5S.

Passo a passo para a auditoria

1) ​​Não comece a auditoria despreparado

Antes de começar é necessário se organizar. Há alguns fatores que são fundamentais de serem vistos e revistos antes mesmo de iniciar a auditoria. Tudo que fazemos ​​​​no nosso dia a dia, seja profissional ou pessoalmente, apresenta maior probabilidade de sucesso se realizarmos, previamente, um planejamento.

Antes de auditar qualquer espaço, verifique no seu histórico quais os pontos de melhoria que foram apontados em auditorias passadas. É importante você chegar no local e verificar se os problemas apontados foram sanados. Melhoria contínua. Não adianta nada você listar mais 10 itens de melhoria se os anteriores foram ignorados.

2) Tenha um checklist em mãos

É fundamental contar com um checklist em mãos, destacando todos os itens a serem avaliados. Caso essa lista não seja feita, corre-se o risco de algo muito importante ser esquecido, o que compromete todo o resultado do processo. Além disso, caso você tenha mais de um auditor, a avaliação será mais justa. Pois, todos os auditores olharão os mesmos itens nos lugares que forem auditar.

Vale ressaltar que não precisa ser o mesmo checklist. Por exemplo, você pode ter um checklist para todas as áreas de escritórios e outro checklist para áreas de uso comum (cozinhas, hall de entrada, atendimento, etc) e pode ainda ter um terceiro checklist para áreas de produção. Baixe o exemplo que eu fiz, no botão abaixo.

3) Evite se apegar aos mínimos detalhes

Os detalhes são importantes, mas eles podem se tornar uma armadilha para a auditoria 5S. Eles devem ser levados em consideração, porém não ao ponto de se tornarem uma obsessão e atrapalharem o andamento das atividades como um todo.

Lembre-se sempre que auditor que foca em etiquetas (se o móvel tem etiqueta ou não) esquece os pontos relevantes.

4) Busque pontos de melhoria que tragam resultados para a empresa

Quais são os pontos relevantes que trazem resultados? Eliminar as 7 perdas do Sistema Toyota de Produção pode ser um bom início.

Perda por superprodução

Perda por tempo de espera

Perda por transporte

Perda por excesso de processamento

Perda por inventário

Perda por movimento

Perda por defeitos

Faça essas 7 perdas estarem presente no seu checklist. Quer um exemplo?

Perda por transporte: itens que podem estar no checklist:

1. Os itens de uso diário e rotineiro estão próximo as pessoas que o utilizam?
2. Os itens de uso contínuo (impressora) estão ao lado de quem utiliza?
3. Os objetos, documentos ou materiais do local de trabalho são necessários?
4. O fluxo está livre, sem bloqueio de passagem, sem dificuldade de movimento de materiais e para os funcionários da área?

Pensando nas 6 outras perdas, elabore o seu checklist.

5) Seja imparcial

Deixe claro para seus amigos que ao vestir o traje de auditor do programa 5S: “amigos… amigos, auditoria à parte”. Aqui é hora de listar pontos de melhoria nas áreas e você DEVE se manter neutro. Não podemos favorecer áreas ou ignorar erros apenas porque temos mais afinidade com uns e com outros.

Se caso você ignorar um ponto de melhoria porque você está auditando a área que seu amigo trabalha, você estará diminuindo as forças do programa de 5S e fazendo com que o programa perda a confiabilidade.

6) Não faça a auditoria de 5S sozinho

Imagine a cena. Você chega em um local, com um checklist na mão. Anota um monte de coisa. Se despede. E depois comunica os resultados. Péssimo né? O 5S não pode gerar medo nas pessoas. Algumas vezes ao receber o comunicado do resultado da auditoria a área auditada pode contestar: “não, isso não é verdade. Não estava assim”

A dica aqui é: chegue bem humorado, comunique o início da auditoria e escolha alguém da área para acompanhar. Essa pessoa representará que o que você marcar como ponto ruim é de fato verdadeiro.

7) Crie uma planilha para plano de ação e cobre as áreas para acompanhar o plano

De nada adianta você listar uma série de melhorias, enviar a lista por e-mail e nunca mais falar sobre elas. É parte do programa de 5S acompanhar o plano de ação. O primeiro item do seu checklist pode ser: Há itens pendentes no plano de ação sem ação? Pronto! Se existir algo pendente que não foi trabalhado, já encontramos um problema.

8) Registre todas as evidências detalhadamente (máquina tal, operador tal…) se possível com imagens

Você não lembrará de tudo. As auditorias acontecem em “n” áreas diferentes. Então, não grave tudo na mente, grave tudo no papel. Anote todas as informações possíveis, onde, como, quando, etc. Faça fotos (hoje é tão fácil fotografar, né?). Como as pessoas vão agir se elas não saberem exatamente o que aconteceu?

9) Parabenize as melhores áreas

​​De nada adianta uma determinada área se esforçar para manter a metodologia em dia e garantir bons pontos na auditoria se ao final dela não houver o reconhecimento. Divulgue o resultado positivo, parabenize os envolvidos e incentive que os demais departamentos sigam o exemplo.

Faça fotos da equipe. Coloque as fotos no portal da empresa. Crie bandeiras de porta, selos, broches, bottons, qualquer coisa que traga RECONHECIMENTO. “Aqui temos uma área 5S nota 10”.

Vou te contar um segredo: essa é a melhor dica desse post. Pois, em todos os lugares que eu implementei 5S, o reconhecimento gerou uma competição saudável e fez o programa dar super certo!

10) Divulgue muito bem os resultados

A fim de dar mérito aos bons resultados, além de alertar para os maus, é importante divulgar os resultados da auditoria 5S para todos os colaboradores da empresa. Dessa forma, a equipe pode identificar áreas que são exemplos e o programa ganha notoriedade e força.