Como escolher o BPMS ideal: guia completo para automatização [2026]

O passo a passo para escolher a plataforma BPMS certa para automatizar processos começa por compreender o que o Business Process Management System (ou, BPMS) significa e porque a escolha correta impacta diretamente na eficiência, custos e governança.

Empresas que adotam governança de processos e automação alcançam ganhos significativos em tempo de ciclo e redução de retrabalho, de acordo com o relatório sobre automação e transformação digital do McKinsey Global Institute, de 2021.

Neste artigo, você encontrará critérios práticos, benefícios, desafios, um roteiro de implementação e muito mais. Vamos começar?

O que é BPMS e porque importa?

Antes de tudo, como escolher a plataforma BPMS implica primeira em saber exatamente o que significa o que é BPMS. Segundo a Gartner, BPMS é a ferramenta para modelar, automatizar, monitorar e otimizar processos de negócios end-to-end. (Gartner, Introdução ao BPM, 2022)

Por que isso importa? Em primeiro lugar, porque processos bem automatizados reduzem custos e aumenta a eficiência operacional. Em segundo lugar, porque tornam a empresa mais resiliente frente a mudanças de mercado. Finalmente, porque permitem mensurar e otimizar continuamente o desempenho.

Assim, ao escolher, considere que não se trata apenas de automatizar tarefas repetitivas, mas de criar uma camada de orquestração que alinha processos à estratégia do negócio. (Fonte: McKinsey, Estratégia Digital e Processos, 2021)

Como escolher a plataforma BPMS

Ao considerar plataformas BPMS, avalie os benefícios que impulsionem retorno sobre investimento (ROI):

• Redução de custos operacionais: automação de tarefas manuais diminui retrabalho. 
• Aceleração de processos: workflows orquestram atividades entre sistemas e pessoas, reduzindo lead times. 
• Melhoria de qualidade e conformidade: auditoria e trilhas de auditoria (audit trails) garantem governança. 
• Visibilidade e tomada de decisão baseada em dados: dashboards em tempo real suportam ações corretivas. 
• Escalabilidade e flexibilidade: processos podem ser redesenhados com menor esforço do que em sistemas legados. 

Critérios essenciais para a avaliação

Quando a dúvida “como escolher a plataforma BPMS” surge, alguns critérios técnicos e organizacionais são imprescindíveis. A seguir descrevo cada critério com perguntas práticas para avaliação.

Escalabilidade e desempenho

Escalabilidade define se a plataforma aguenta crescimento (mais usuários, mais transações). Pergunte: a solução opera em arquiteturas distribuídas? Suporta balanceamento de carga, clustering e elasticidade em nuvem? Além disso, verifique benchmarks de desempenho com volumes similares aos seus. Caso contrário, há risco de degradação sob pico de demanda. 

Integração com sistemas legados e APIs

Integração é crítica. Pergunte: a plataforma dispõe de conectores prontos (ERP, CRM, bancos, sistemas proprietários) e APIs REST/GraphQL? Suporta mensageria (Kafka, RabbitMQ) e integração via RPA quando APIs não existem? A interoperabilidade reduz tempo de implementação e custos com customizações. 

Usabilidade e experiência do usuário

Usuários técnicos e de negócio devem colaborar. Assim, busque ferramentas com modelador intuitivo, templates prontos e que seja low-code/no-code. Isso acelera desenvolvimento, diminui dependência da equipe de TI e facilita mudanças. Adicionalmente, avalie treinamento e curva de adoção. 

Segurança, compliance e governança de dados

Segurança não é opcional. Verifique suporte a autenticação SSO, controle de acesso por função (RBAC), encriptação em trânsito e repouso, e conformidade com normas (LGPD, GDPR, PCI-DSS quando aplicável). Ademais, avalie recursos de logging e auditoria para rastrear decisões automatizadas. 

Analytics e melhoria contínua

Procure por painéis de controle, KPIs prontos e capacidade de process mining. Essas funcionalidades permitem identificar gargalos, mapear variabilidade, bem como executar melhorias contínuas. Além disso, veja se a plataforma exporta dados para ferramentas de BI e se suporta análises preditivas via modelos de ML. 

Custo total de propriedade (TCO) e modelo comercial

Considere licenciamento (por núcleo, por usuário, por instância), custos de implementação, manutenção, treinamento e customização. Avalie também modelos SaaS vs on-premises: SaaS reduz custos iniciais e entrega atualizações rápidas.

Suporte e roadmap do fornecedor

Fornecedores com boa documentação e roadmap transparente reduzem riscos de dependência. Verifique referências de clientes, tempo médio de atendimento e disponibilidade de parceiros de implementação locais. 

Depois de entender critérios, convém ver como BPMS se aplica no mundo real. Por exemplo, um grupo de hotelaria que implementou BPMS reduziu o tempo de conclusão do processo de reembolso de hóspedes de 30-40 dias para apenas 7 dias – uma economia de tempo superior a 75%

Esse mesmo grupo ainda reduziu 95% da taxa de erros nos processos automatizados.

Saiba mais sobre o case de sucesso do Grupo Pratagy.

Desafios comuns e como mitigá-los

Nenhuma jornada é isenta de desafios. Escolher uma plataforma BPMS exige considerar diferentes cenários. Veja os principais riscos e como tratá-los:

• Resistência à mudança: envolver stakeholders cedo, demonstrar ganhos rápidos (quick wins) e treinar equipes ajuda a mitigar a resistência. (Fonte: McKinsey, Change Management in Digital Transformation, 2020)
• Falta de governança de processos: implementar um centro de excelência (CoE) com padrões e métricas evita fragmentação. (Fonte: Forrester, BPM Center of Excellence, 2022)
• Integração complicada: usar middleware e APIs, ou RPA como mitigação temporária. (Fonte: TechTarget, Integration Strategies, 2023)
• Subestimação de dados e qualidade: validar e limpar dados antes de automatizar decisões críticas. Fonte: Gartner, Data Quality for Automation, 2022)
• Escopo mal definido: aplicar metodologias ágeis, governança e metas por entregas para controlar escopo e reduzir riscos. (Fonte: Deloitte, Agile for Automation Projects, 2021)

Além disso, relatórios da Deloitte e estudos de caso mostram que falhas em iniciativas de automação frequentemente decorrem de planejamento insuficiente e subestimação de impactos organizacionais. Portanto, ao considerar uma plataforma BPMS, prepare um plano de governança e mudança robusto.

Plataforma BPMS Zeev

Como escolher a plataforma BPMS requer analisar diferentes tecnologias. O Zeev, por exemplo, adota arquitetura modular orientada a eventos e suporte nativo para orquestração de workflows distribuídos, combinando BPMN 2.0 com microservices.

Essa combinação facilita deploys isolados de processos críticos, fornece tracing distribuído e integra observabilidade nativa (metrics, logs, tracing). Assim, empresas que demandam alta escalabilidade e governança centralizada encontram no Zeev recursos robustos para ambientes em nuvem híbrida.

Como escolher a plataforma BPMS: inteligência artificial

A Zai, inteligência artificial do Zeev, cria workflows automatizados de forma intuitiva e rápida. A partir da descrição do processo em linguagem natural, a Zai se encarrega de modelar seu fluxo de trabalho em poucos minutos, usando BPMN.

Estatísticas e analytics

Acesse os principais dados de processos com muito mais agilidade. A Zai é capaz de fornecer insights sobre seus processos e estatísticas importantes para a gestão, como o desempenho dos aplicativos e métricas de uso.

Criação e configuração de formulários inteligentes

Peça à Zai para criar formulários personalizados de acordo com as necessidades do seu processo mas, principalmente, peça que ela dê sugestões para obter a máxima performance na sua operação.

Agentes de IA

Agentes de IA aplicados aos fluxos de trabalho são capazes de executar tarefas repetitivas e manuais por você e pela sua equipe. Desde extração, leitura e classificação de documentos até insights para tomada de decisão.

Mais autonomia, menos código

Modele fluxos em BPMN através de prompts, tome decisões mais ágeis com insights em tempo real e delegue tarefas manuais para agentes de IA. De atividades simples às mais complexas, sem escrever nenhuma linha de código.

Como escolher a plataforma BPMS: passo a passo

Ter um roteiro reduz falhas. Como escolher a plataforma BPMS deve vir acompanhada de um roteiro de implementação para reduzir riscos. (Fonte: Deloitte, BPM Implementation Guide, 2022) A seguir, um plano de ação recomendado.

1. Diagnóstico de Processos: mapear processos, identificar stakeholders e definir KPIs. 
2. Priorização: focar em processos com alto impacto e probabilidade de sucesso. 
3. Prova de Conceito (PoC): implementar um processo crítico em pequena escala para validar hipóteses. 
4. Escolha da Plataforma: comparar fornecedores com base nos critérios citados e resultados da PoC. 
5. Governança e Centro de Excelência: estabelecer padrões, bibliotecas e papéis. 
6. Rollout Ágil: implantar em ondas, monitorar KPIs e ajustar continuamente. 
7. Escala e Otimização: utilizar observabilidade e analytics para otimizar. 

Ademais, inclua time de segurança e compliance desde o início. Assim, você evita retrabalhos e garante alinhamento com políticas corporativas. 

Future of Work: IA, low-code e automação contínua

O futuro responde à pergunta “Como escolher a plataforma BPMS” com três tendências claras: IA integrada, low-code/no-code e automação contínua com práticas de DevOps para processos. (Fonte: Forrester, Trends in BPM 2023) Plataformas que combinarem essas capacidades tendem a acelerar inovação e reduzir tempo-to-value. (Fonte: Gartner, Future of BPM, 2023)

• IA: integração de modelos que ajudam na modelagem e criação de processos, decisões em tempo real, na autonomia e aumento de produtividade, enquanto executa tarefas manuais e repetitivas dentro dos fluxos de trabalho.
• Low-code/No-code: democratização do desenvolvimento de processos por usuários de negócio. 
• Automação contínua (processes-as-code): pipelines de CI/CD para processos, permitindo testes automatizados e deploys frequentes. 

O case da Positivo Tecnologia

Para consolidar entendimento prático, sugiro que confira o case de sucesso da Positivo Tecnologia que, com a automatização de processos, reduziu R$1,5 milhão em custos operacionais.

Como escolher a plataforma BPMS ideal para o seu negócio

Em resumo, “Como escolher a plataforma BPMS” exige alinhar objetivos estratégicos com critérios técnicos e organizacionais. Priorize escalabilidade, integração, segurança, usabilidade e um fornecedor com roadmap voltado a IA e low-code.

Execute PoCs para validar hipóteses com dados reais, estabeleça um CoE e coloque em prática um rollout em ondas para reduzir riscos. Se desejar, agende uma demonstração gratuita para conhecer na prática o Zeev – e sua inteligência artificial aplicada à processos reais.