Comunicação entre departamentos: riscos, desafios e estratégias

Para empresas, em geral, a comunicação entre departamentos tem uma importância fundamental, sobretudo, quando analisamos a agilidade e eficiência dos processos. Penso em um cenário onde diferentes equipes colaboram em projetos integrados, a falta de comunicação adequada pode gerar riscos consideráveis, levando a atrasos, erros e, em última instância, afetando o crescimento organizacional.

Nesse sentido, compreender os riscos, desafios e as estratégias para uma comunicação eficiente entre departamentos é essencial para os gestores. Neste artigo, exploramos as implicações da falta de comunicação, seus impactos e como ferramentas podem contribuir para resolver esses problemas, promovendo um ambiente colaborativo.

Vamos começar?

A importância de fomentar a comunicação entre departamentos

A comunicação entre departamentos quando bem estabelecida, possibilita que informações cruciais sejam compartilhadas rapidamente, aumentando a velocidade de resposta e reduzindo o tempo dedicado a corrigir erros. Segundo dados da Clear Company, empresas que investem em comunicação interna efetiva conseguem observar um aumento de até 25% em sua produtividade, pois seus colaboradores entendem claramente as prioridades e alinham-se aos objetivos organizacionais.

Comunicação interna e clima organizacional

E já que mencionamos os colaboradores, devemos citar também a influência que a comunicação entre departamentos tem sobre o bem-estar o clima organizacional e, portanto, sobre os colaboradores – além, é claro, do impacto direto nos resultados.

Colaboradores que recebem informações consistentes sentem-se mais integrados e valorizados, reduzindo o índice de rotatividade. Por outro lado, uma comunicação falha ou inexistente cria incertezas e prejudica o moral da equipe, causando um ambiente de trabalho desgastante. A comunicação eficaz, portanto, é um fator crítico para a construção de um clima positivo, onde os colaboradores se sentem engajados e alinhados à visão e missão da empresa.

O “efeito silo” e seus impactos na organização

O “Efeito Silo” é um dos principais desafios enfrentados pelas empresas. Ele ocorre quando as equipes se isolam, limitando a troca de informações apenas dentro de suas próprias áreas. Este isolamento costuma gerar a percepção de que cada departamento atua individualmente, comprometendo a visão unificada da organização. A solução para evitar o efeito silo nas empresas é, geralmente, o investimento em ferramentas e processos que promovam o intercâmbio de informações e que incentivem o trabalho colaborativo, para que todos compreendam a importância de suas ações no contexto organizacional.

Principais riscos da falta de comunicação entre departamentos

Quando os colaboradores não têm uma visão clara dos processos de outras áreas, surgem lacunas de conhecimento que afetam diretamente a eficácia organizacional. Do mesmo modo, a falta de entendimento sobre os processos internos resulta em duplicidade de esforços e retrabalho, além de impedir que os colaboradores entendam como seu trabalho se conecta com o de outros setores. Por conseguinte, o caminho natural para a empresa é perder agilidade e eficiência.

1. Burocracia entre processos e baixa eficiência

Em empresas onde os processos não são bem comunicados, a tendência é que se criem etapas desnecessárias e procedimentos complexos, ou seja, que haja um incremento burocracia organizacional. Esta burocracia adicional, por sua vez, prejudica a eficiência, já que os colaboradores precisam lidar com uma série de aprovações e revisões que poderiam ser evitadas por meio de um fluxo de comunicação mais direto e simplificado.

2. Informações incompletas ou distorcidas

Um dos efeitos mais prejudiciais da falta de comunicação entre departamentos é a distorção ou omissão de informações. Quando as mensagens são transmitidas de forma inadequada, ocorre a chamada “rádio-peão”, onde informações incompletas ou incorretas são propagadas, gerando por consequência desentendimentos, execução equivocada de tarefas e decisões baseadas em dados incorretos, afetando a qualidade e os resultados dos projetos.

3. Decisões não comunicadas

A falta de alinhamento de informações é uma das principais razões que compromete a execução de iniciativas estratégicas. Isto é, quando uma decisão é tomada, mas não é devidamente compartilhada com outras áreas envolvidas, os resultados podem ser desastrosos.

Só para exemplificar, pense sobre o lançamento de um produto sem o conhecimento adequado do setor de vendas e suporte pode resultar em problemas de atendimento ao cliente e perda de oportunidades de negócio.

4. Excesso de comunicados e sobrecarga de informações

Se, por um lado, a falta de comunicação gera problemas, o excesso de comunicados também é prejudicial. Em algumas empresas, a quantidade de mensagens enviadas diariamente, como e-mails e notificações, acaba sobrecarregando os colaboradores, gerando confusão e dificultando a priorização de tarefas. Por isso, é fundamental garantir que as comunicações sejam relevantes e concisas, focando na qualidade e não na quantidade.

5. Perda de produtividade

Até aqui, você já tomou conhecimento da importância de um fluxo de comunicação bem estruturado, mas não talvez ainda não saiba exatamente o porquê. Fluxos de comunicação mal estruturados fazem com que os colaboradores percam tempo valioso buscando informações que poderiam estar acessíveis, resultando em baixa produtividade. Além disso, a falta de feedback entre as equipes leva à desmotivação, pois os colaboradores não conseguem medir se estão desempenhando suas atividades de forma satisfatória.

6. Pouca compreensão da cultura e objetivos da empresa

Geralmente, podemos afirmar que uma comunicação interna precária é sinônima de uma cultura organizacional fraca. Quando a visão e os valores da empresa não são constantemente reforçados e alinhados, os departamentos acabam operando com objetivos desconectados. Isso resulta em perda de direção e falta de comprometimento com os valores da empresa, prejudicando a sinergia entre as equipes e comprometendo os resultados.

7. Aumento de custos

A pouca clareza, já comentada anteriormente, sobre as funções e objetivos de cada setor, geram atividades duplicadas e retrabalhos. Esses erros impactam diretamente o orçamento, gerando um aumento nos gastos operacionais e comprometendo a lucratividade.

Como superar os problemas de comunicação entre departamentos

O Zeev é uma ferramenta completa que auxilia e promove a comunicação entre departamentos, facilitando a centralização e a padronização das informações, permitindo que todos os setores da empresa tenham acesso ao mesmo conjunto de dados e processos. Além disso, o Zeev oferece recursos de monitoramento em tempo real, que permitem acompanhar o andamento de processos e promover ajustes necessários de maneira rápida.

Lembra do “efeito silo”? Com o BPMS Zeev, o impacto dos silos é reduzido e, ao mesmo tempo, há um fortalecimento da colaboração interna, promovendo um ambiente de trabalho mais eficiente.

1. Promoção de uma comunicação eficaz

A liderança desempenha um papel fundamental na comunicação entre departamentos. Quando os líderes priorizam a transparência e o compartilhamento de informações, eles incentivam seus times a fazerem o mesmo. Além disso, líderes que demonstram abertura para ouvir feedbacks criam um ambiente de confiança, onde os colaboradores se sentem seguros para expressar ideias e preocupações, reforçando a comunicação e o alinhamento entre as equipes.

2. Conscientização e treinamento das equipes

Outra solução para resolver problemas de comunicação entre departamentos é a realização de treinamentos regulares que abordem técnicas de comunicação e gestão de processos, pois eles ajudam na criação de um entendimento mais profundo sobre os processos internos. Além disso, reuniões de alinhamento entre equipes também contribuem para o fortalecimento da cultura de colaboração e eliminação de barreiras entre os setores.

Benefícios de uma comunicação interdepartamental

Um ambiente onde a troca de ideias e conhecimentos é incentivada favorece a inovação, já que a interação entre equipes com experiências e conhecimentos diversos resulta em soluções criativas e práticas. Mas esse não é a única vantagem de uma comunicação entre departamentos assertiva e eficaz. Em seguida, destacamos outros benefícios que merecem ser levados em consideração.

1. Melhoria na tomada de decisões

Com a comunicação mais eficiente, as decisões tornam-se mais assertivas também. Ao dispor de informações completas e precisas, os gestores podem analisar diferentes perspectivas e tomar decisões embasadas, reduzindo o risco de erros estratégicos.

2. Redução de erros e retrabalhos

A comunicação eficaz minimiza a probabilidade de erros, uma vez que todos os envolvidos em um processo têm clareza sobre as suas responsabilidades e os objetivos, impactando positivamente a produtividade e os resultados financeiros da organização.

3. Clima organizacional

Quando a comunicação entre departamentos é fortalecida, os colaboradores sentem-se mais motivados, pois sentem-se inseridos em um ambiente organizado, onde seu trabalho é valorizado. Esse clima organizacional positivo estimula o engajamento e reforça o senso de pertencimento, aspectos que são fundamentais para a retenção de talentos.

Estudos de caso – AmorSaúde

A AmorSaúde passou por um crescimento rápido em um curto período e, devido a isso, evidenciou-se a necessidade da padronização dos processos e melhor definição dos fluxos de trabalho para melhorar a comunicação entre departamentos, mas também entre as franquias – que naquela altura era um desafio à parte, pois tornava ainda mais difícil a passagem de informações da sede para as filiais.

As principais dores até então eram:

• Ruídos e falhas de comunicação;
• Atraso nas entregas;
• Descontrole de informações;
• Pouca aderência das unidades nas mudanças propostas pela franqueadora.

Dessa forma nasceu a necessidade de olhar mais de perto para as rotinas da empresa, no sentido de definir e padronizar o fluxo de informações desses processos. 

Após a implementação, a comunicação entre departamentos melhorou e contribuiu para o sucesso da AmorSaúde, uma vez que uma compreensão compartilhada dos processos foi fundamental para o seu funcionamento eficaz. Além disso, a AmorSaúde:

• Teve crescimento de quase 400% no número de profissionais cadastrados pelas filiais;
• Superou a expectativa de baixar o SLA para finalização de uma solicitação. A expectativa era 3 dias úteis e hoje está em 2,01 dia em média.

Conclusão

Investir na comunicação entre departamentos é fundamental para que as empresas se tornem mais competitivas, aumentem sua eficiência e produtividade. Compreender os riscos e as estratégias para superar as barreiras de comunicação é um passo essencial para criar um ambiente colaborativo e produtivo. Nesse sentido, a adoção de ferramentas como o Zeev, aliada ao engajamento da liderança e ao treinamento das equipes, permite que as empresas alcancem uma comunicação eficiente e integrada, que impacta diretamente em seu crescimento e sucesso.