Organograma: o que é e principais ferramentas gratuitas para criar

Compreender a estrutura organizacional de uma empresa é fundamental para otimizar sua operação e aumentar a eficiência interna. Um dos instrumentos mais utilizados para essa finalidade é o organograma que nada mais é do que uma representação gráfica que descreve as relações hierárquicas e funcionais dentro de uma organização. Neste artigo, vamos explicar com mais detalhes o conceito e como funciona um organograma, destacar sua importância nas empresas e apresentar cinco ferramentas gratuitas para ajudar a criar o seu organograma de forma prática e eficiente.

Vamos lá?

O que é um organograma?

Antes de tudo, nosso pontapé inicial é a definição de um organograma. Em termos práticos, o organograma é uma representação visual que detalha a estrutura organizacional de uma empresa ou entidade, ilustrando a distribuição de funções, departamentos, assim como os fluxos de comando entre os cargos. Geralmente, ele é estruturado em níveis hierárquicos, onde o topo indica os cargos de maior autoridade e a base abrange os níveis operacionais.

Quais são os tipos de organogramas?

Existem diferentes formas de organizá-los, variando conforme as necessidades da empresa. Entre os principais tipos de organogramas, podemos destacar, por exemplo:

Organograma Hierárquico

O modelo hierárquico é o tipo mais tradicional de organograma, onde a relação de subordinação é clara e linear, isto é, a estrutura da organização é de cima para baixo. Nesse sentido, os níveis superiores representam a alta administração, enquanto os níveis inferiores mostram os “subordinados”.

Organograma Horizontal

Por outro lado, no modelo horizontal, a estrutura é usada principalmente em organização que valorizam a colaboração e a comunicação entre departamentos. Como o próprio nome sugere, as linhas horizontais, indicam a igualdade de poder e tomada de decisão entre os diferentes departamentos ou equipes.

Organograma Matricial

Une elementos dos organogramas vertical e horizontal, onde os colaboradores têm múltiplos chefes, ou seja, podem responder a mais de um gestor – geralmente, um gerente funcional e um gerente de projeto – com a finalidade de facilitar a gestão de projetos complexos e a utilização eficiente dos recursos.

Organograma Funcional

Este modelo é organizado por funções ou departamentos como, por exemplo, marketing, finanças, RH, entre outros, com o objetivo destacar a especialização dentro da estrutura organizacional. Cada departamento é liderado por um gerente que, por sua vez, é responsável pode reportar à alta administração.

Organograma Divisional

Aqui, a organização é separada em divisões semiautônomas, isto é, cada uma responsável por um produto, serviço ou mercado específico. Cada uma dessas divisões atua como uma entidade independente (por exemplo, Business Units), com sua própria estrutura funcional, permitindo mais flexibilidade e foco em áreas específicas do negócio.

Organograma Circular

A alta administração está no centro! Isso que dizer que os níveis hierárquicos subsequentes estão dispostos em círculos concêntricos ao redor. Ainda não está claro? Em outras palavras, este tipo de organograma enfatiza a comunicação e a colaboração entre todos os níveis da organização, promovendo uma visão mais integrada e menos hierárquica.

Organograma Radial

Semelhante ao modelo circular, o organograma radial coloca a alta administração no centro, entretanto os departamentos ou equipes são dispostos em reios que emanam do centro. Ou seja, ele destaca a centralidade da alta administração e a interconexão entre os diferentes departamentos.

Organograma de Árvore

Por fim, o organograma de árvore é uma variação do modelo vertical, porém com uma diferente sugerir em seu nome: sua estrutura se assemelha a uma árvore. Isso porque neste tipo de organização há ramificações que representam diferentes departamentos ou equipes, sendo úteis para a visualização da expansão e a complexidade da estrutura organizacional de uma maneira mais orgânica.

Vale destacar que não há organograma certo ou errado, pois cada tipo modelo atende a uma demanda específica. As empresas costumam optar pelo modelo que melhor se adequa ao seu tipo de gestão e fluxo de trabalho.

Quando e por que usar um organograma na empresa?

Quando uma empresa cresce, é natural que as interações e responsabilidades fiquem mais complexas, e é nesse cenário que o organograma tem papel fundamental e atua como um mapa organizacional. Um organograma serve, principalmente, para trazer clareza sobre a estrutura de uma empresa e pode ser utilizado tanto no planejamento estratégico quanto em processos de reestruturação, oferecendo uma visão simplificada de como os recursos humanos estão distribuídos.

Além disso, o organograma é útil em situações como:

• Definição de novas funções e departamentos;
• Planejamento de pessoal e recursos;
• Comunicação organizacional e de supervisão;
• Reestruturação;
• Reorganização de equipes para projetos específicos;
• Facilitação da comunicação interna;
• Facilidade na tomada de decisões.

Além de grandes corporações, pequenas e médias empresas também podem se beneficiar de um organograma bem estruturado, uma vez que ele ajuda a planejar expansões e a identificar áreas que precisam de melhoria, bem como facilita a adaptação a mudanças, como o crescimento do negócio ou a fusão de equipes.

Como criar um organograma: dicas e boas práticas

Criar um organograma eficiente envolve alguns passos simples, mas importantes, para garantir que a visualização seja clara e funcional. Veja algumas dicas que podem ajudar na criação do seu:

Passo a passo para criar

1. Identifique os cargos e departamentos: O primeiro passo é listar todas as funções e departamentos presentes na empresa. Certifique-se de incluir todos os níveis hierárquicos.
2. Defina as linhas de reporte: Identifique quem responde a quem dentro da organização e organize essas relações hierárquicas de forma clara.
3. Escolha o tipo de organograma: Dependendo da estrutura da sua empresa, opte pelo organograma mais adequado, como o hierárquico ou matricial.
4. Use uma ferramenta adequada: Utilizar um software para criar o organograma auxilia para que ele fique visualmente claro e compreensível.

Elaborar um organograma é um passo importante para que uma empresa que deseja ter uma visão ampla sobre as relações e o processo do ambiente corporativo. Portanto, abaixo destacamos algumas dicas adicionais que vão lhe ajudar na criação do seu próprio organograma:

• Separe os níveis por cores diferentes;
• Se possível, conte com profissionais externos (terceirizados) que tenha especialização no assunto e fiquem responsáveis pela identificação das funções;
• Reveja organogramas antigos da empresa para compreender como o funcionamento da organização mudou;
• Garanta que os colaboradores fundamentais estão integrados ao processo de elaboração do organograma;
• A apresentação e explicação é tão importante quanto sua elaboração, portanto desenvolva formas de apresentar as informações de forma clara e objetiva.

Dicas de design para um organograma visualmente agradável

Além de informações precisas, o design do organograma é fundamental para garantir que ele seja compreendido por todos. Algumas dicas incluem:

• Simplificar a hierarquia: Use linhas claras e diretas para indicar as relações de subordinação.
• Utilizar cores: Cores podem ser usadas para diferenciar departamentos ou níveis hierárquicos.
• Manter o layout limpo: Evite sobrecarregá-lo com informações desnecessárias; concentre-se no essencial.

Seguindo essas dicas, você poderá criar um organograma visualmente atraente e funcional.

Dica de conteúdo: Qual é a diferença entre um organograma e um fluxograma?

Principais ferramentas para criar um organograma

Atualmente, diversas ferramentas estão disponíveis para criar organogramas de forma simples e rápida. Abaixo, listamos cinco das melhores opções gratuitas para ajudar sua empresa a visualizar sua estrutura organizacional.

Lucidchart

O Lucidchart é uma das ferramentas mais populares para a criação de diagramas e organogramas. Sua interface intuitiva de arrastar e soltar facilita o uso, e a ferramenta oferece uma vasta gama de templates prontos, o que é ideal para quem precisa de uma solução rápida.

Prós:

• Interface simples e intuitiva.
• Integração com Google Drive e Microsoft Office.
• Templates prontos.

Contras:

• A versão gratuita limita o número de documentos que podem ser criados.

Canva

Mais conhecida pela criação de designs gráficos, o Canva também oferece templates específicos para organogramas. Sua interface é simples e fácil de usar, mesmo para quem não tem experiência com design.

Prós:

• Diversos templates personalizáveis.
• Ferramenta fácil para iniciantes.

Contras:

• A versão gratuita oferece menos opções de personalização.

Google Drawings

O Google Drawings é outra solução completamente gratuita e integrada ao Google Drive que permite a colaboração em tempo real, facilitando o compartilhamento e a criação de organogramas de forma colaborativa.

Prós:

• Gratuito e integrado ao Google Drive.
• Compartilhamento fácil.

Contras:

• Funcionalidades limitadas em relação a outras ferramentas.

Creately

O Creately é uma ferramenta que oferece uma extensa biblioteca de ícones e formas para a criação de organogramas e é ideal para equipes que precisam colaborar em tempo real na criação de diagramas mais complexos.

Prós:

• Grande variedade de ícones e formas.
• Suporte à colaboração em equipe.

Contras:

• Limitações na versão gratuita em termos de documentos criados.

Draw.io

O Draw.io é uma ferramenta de código aberto completamente gratuita que oferece grande flexibilidade na criação de organogramas e permite a integração com Google Drive e Dropbox.

Prós:

• Gratuito e open-source.
• Integração com Google Drive e Dropbox.

Contras:

• Interface um pouco mais técnica e menos intuitiva.

Qual é o modelo mais utilizado pelas empresas?

Até poderíamos dizer que o modelo hierárquico é um dos mais utilizados, principalmente quando a estrutura organizacional é mais tradicional, mas como você leu anteriormente, não há um único organograma que seja universalmente o mais utilizado, pois isso depende das necessidades e da estrutura de cada organização.

Um organograma bem estruturado é uma ferramenta essencial para qualquer empresa, independentemente do seu tamanho ou setor. Ele facilita a comunicação interna, melhora a gestão e dá clareza sobre as funções e responsabilidades de cada colaborador. Com as ferramentas gratuitas disponíveis, criar um organograma é ainda mais fácil e acessível, mas vale destacar que é importante avaliar as opções apresentadas e escolher a que melhor se adequa às suas necessidades, garantindo que sua empresa mantenha uma estrutura organizada e eficiente.

Para mais dicas sobre fluxogramas e outras ferramentas visuais que vão lhe ajudar na organização e otimização dos processos da sua organização, assine nossa newsletter e mantenha-se atualizado!