Como a automatização pode ajudar os processos de saúde e segurança do trabalho
Quem acompanha o blog já deve saber que eu, com muito orgulho, me defino como filha da indústria. Muito aprendi durante anos trabalhando no setor automotivo e de máquinas agrícolas. Por isso, hoje, eu vim falar sobre saúde e segurança do trabalho.
Eu sei que não é um post exclusivo para a indústria, mas muito do que eu conheço vem de lá. Isso não significa que não se aplique a toda e qualquer setor de segurança do trabalho, muito pelo contrário. Espero que os queridos amigos técnicos de segurança que lerem se enxerguem nessas palavras. Querem me acompanhar?
Automatização de processos no escritório: Alerta
Falar de segurança e automatização de processos pode remeter a maquinários e equipamentos de proteção. Então, eu resolvi criar este alerta: não falaremos aqui sobre automatizar operação que não seja dentro do escritório, ou seja, este post é voltado a melhorar e automatizar os processos gerenciados pelos técnicos/analistas/engenheiros da segurança de trabalho.
Resumindo, vamos responder a seguinte pergunta: Como podemos melhorar a organização, padronização e manutenção de registros e execução de tarefas dentro da área de segurança e saúde do trabalho?
Antes, alguns dados…
Acho importante começarmos o nosso post com alguns dados. Você sabia que, no Brasil, 700 mil pessoas sofrem acidentes por ano? Essas informações foram levantadas pela Previdência Social e pelo Ministério do Trabalho.
Esse resultado coloca o Brasil na quarta posição do mundo quando estamos falando sobre o assunto e, como você deve imaginar, a situação não é boa para ninguém. A previdência, por exemplo, sofreu um rombo de R$ 26 bilhões entre 2012 e 2017 por conta desse problema. Por outro lado, as empresas precisam encarar os dolorosos processos trabalhistas.
E o trabalhador, o maior impactado com tudo isso, fica como? Afastado, com o salário reduzido, muitas vezes impossibilitado de voltar às suas funções… Entretanto, me parece que uma coisa está relacionada com a outra, veja, quanto mais processos trabalhistas as empresas respondem, menos elas têm dinheiro para investir em equipamentos mais seguros e com mais tecnologia.
Um outro ponto relevante é o tempo gasto pelos profissionais que trabalham na área (os técnicos/analistas/engenheiros de segurança e saúde do trabalho). Eles perdem muito tempo gerenciando, controlando tarefas, fazendo gestão e armazenamento de registros em papel, etc. Sendo que este tempo poderia ser dedicado a melhorias significativas dentro das empresas.
Ou seja,
Na maioria dos casos, o maior desafio para contornar o problema está ligado às dificuldades das empresas em gerir processos e dados internos relacionados à segurança. É justamente por isso que considerei a criação deste post fundamental: a ideia é mostrar como a automatização vai ajudá-lo a profissionalizar o setor e trazer um diferencial para a sua empresa e maior segurança ao seu funcionário.
Quer que o seu negócio passe bem longe dessas estatísticas? Então, acompanhe comigo tudo o que você precisa saber sobre a automatização dos processos na saúde e segurança do trabalho. Tenho certeza de que essa leitura pode fazer a diferença no seu negócio!
Quais são os principais desafios da área de saúde e segurança do trabalho?
Pensar na qualidade de vida do colaborador é uma obrigação, não é verdade? Digo isso não só pelas exigências impostas pela nossa legislação trabalhista, mas principalmente pela responsabilidade da empresa de zelar pelo bem-estar, saúde e segurança dos profissionais.
Acontece que são muitas as tarefas que precisam ser monitorados e, normalmente, a equipe para gerenciar todas elas é bastante enxuta. Acompanhar o uso dos EPIs (Equipamentos de Proteção Individual), treinamentos, exames periódicos, exercícios laborais e a saúde e qualidade de vida dos profissionais no geral, por exemplo, é uma tarefa árdua.
Os processos manuais ou realizados por programas com pouco direcionamento, como o Excel, trazem pouca eficiência para o processo. Pois, além do gerenciamento estar sujeito a falhas e esquecimentos, algum colaborador pode estar sendo exposto a executar uma atividade sem que esteja preparado o que pode vir a causar acidentes.
Melhore a eficiência dos seus processos, baixa agora um checklist para te ajudar!
O que muda com a automatização?
Para mudar este cenário a automatização dos processos pode ajudar e muito! Chega de correr atrás da informação! Hoje, você já pode contar com os recursos necessários para que ela- a informação – venha até você. Com isso, você garante processos verdadeiramente inteligentes!
Quer acompanhar os estoques de EPIs? Relaxe. Sistemas atuais já conseguem sinalizar quando você precisa renovar o armazém e, o que é melhor ainda, realizam a compra automática. Será que os extintores estão na validade? Que tal receber alertas sobre isso?
E, melhor ainda, você pode fazer registros de recebimento dos EPIs pelos profissionais diretamente pelo sistema. E não mais precisar da assinatura do colaborador naquele papelzinho que quando você precisa, você não acha.
Saiba qual a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital
Benefícios da automatização na saúde e segurança do trabalho
Para falar sobre os benefícios da automatização eu separei alguns tópicos.
1) Diminui os processos trabalhistas
Por sua vez, a gestão de documentos possibilita a diminuição dos processos trabalhistas. Quer saber como? Eu explico. Todo o tipo de registro e controle sobre a saúde e a segurança do funcionário ficará armazenado dentro do sistema.
Leia também: 5 motivos para adotar o uso de documentos digitais em sua empresa
Quando alguém solicitar para você a comprovação de algum treinamento, recebimento de equipamento de proteção individual, integração, etc. ficará muito mais fácil localizar este registro. Você dirá adeus ao papel e à procura frenética por alguma informação.
Poxa, mas eu já tentei e minha empresa não quer adotar um sistema! O que eu faço? Faça o cálculo de quanto é gasto em gestão e processos judiciais e mostre os benefícios de uma automatização. Talvez assim o sistema passe a ser um investimento e deixa de ser um custo.
2) Melhora o atendimento às solicitações
Com a automatização, fica muito mais fácil atender todas as solicitações da empresa relacionadas à saúde e à segurança do trabalho. Hoje, tudo que chega até você por telefone e e-mails fica registrado onde? Você saberia me dizer qual a principal demanda do seu setor? Pelo que você é mais requisitado? O quanto de estresse a troca de e-mails te traz no dia-a-dia?
Tendo o controle das solicitações que chegam fica mais fácil atender aos pedidos. Pois, você não terá o risco de esquecer aquele e-mail que chegou ontem ou ler a mensagem no whatsapp e acabar lembrando um tempão depois que você precisa executar tal tarefa. Se existir um sistema que automatize as solicitações, o sistema centralizará os pedidos e controlará as ações por você. Nada mais cairá no esquecimento.
3) Cria um padrão a ser seguido
A automatização possibilita que todo o tipo de solicitação tenha um padrão a ser seguido. Por exemplo, se alguém solicitar a troca de um fornecedor “x”, tais ações devem ser tomadas e tais áreas devem ser avisadas. Ou seja, acabou a correria, tudo acontece de forma padronizada e organizada.
Da mesma forma acontece com os profissionais. Se alguém mudar de função a segurança é avisada e deve prever os treinamentos e exames necessários, informar as áreas relacionadas e deixar todos os registros armazenados. De maneira automatizada, padronizada, organizada e tecnologicamente mais eficiente.
4) Aprimora a gestão de documentos
Os exames dos profissionais estão em dia? Os treinamentos estão sendo realizados com frequência? O profissional que opera a máquina X foi capacitado para isso? Se você trabalha na área da segurança e saúde do trabalho sabe que tudo isso deve ser documentado.
O que você faz com esse entulho de papel que deve ser armazenado durante ANOS? Com a automação, você tem acesso muito mais fácil aos dados e não precisa mais lidar com o papel. Tudo fica registrado dentro do sistema e em poucos segundos você consegue visualizar o que precisa. Sem precisar perder tempo organizando caixas, armazenando pilhas de folhas e movendo arquivos de uma sala para outra.
5) Reforça a gestão de materiais e contratos
A parte burocrática é controlada pela automatização, é claro. A gestão de materiais e contratos, por exemplo, pode ser bastante facilitada com o uso dos sistemas. Com isso, você pode focar em atividades que realmente importam, como o planejamento de melhorias e o foco maior na qualidade de vida dos profissionais.
6) Facilita na hora de acompanhar os treinamentos
Tal profissional está capacitado para executar tal atividade? Qual a rotina e periodicidade de treinamento que ele deve realizar? Os treinamentos estão em dia? Como você faz para controlar isso?
Eu sei bem que você deve usar algum tipo de planilha que controle isso, com várias regras e cálculos. Mas, mais uma vez você depende que a sua mente lembre que a planilha deve ser consultada e além de você solicitar que o profissional execute o treinamento você fica controlando se ele de fato executou. Então, você abre a planilha para atualizar os seus registros. Estou certa?
Com a automatização, você receberá alertas sobre o que está acontecendo e não precisa mais sequer pensar sobre isso, deixe que o sistema pense por você, É possível até mesmo programar para que o sistema abra um processo automaticamente de acordo com um período x de tempo.
7) Efetua os registros de ocorrência
Acidentes, quase acidentes, afastamentos, número de atestados apresentados. Você tem o registro de tudo isso? Com a automação, todos esses dados vão saltar da sua tela. A distância para conseguir todos eles é de apenas um clique.
Além disso, você pode programar que os acidentes e quase acidentes sejam informados de maneira anônima. Muitas vezes as pessoas têm medo ou receio de registrar esse tipo de coisa e acaba passando em branco a oportunidade de executar alguma melhoria.
8) Automatiza os serviços médicos
Para fechar, a automação ainda pode ajudá-lo a automatizar todos os serviços médicos. Atividades como o agendamento, vacinas, a solicitação de exames e, como já vimos, o controle de registros, por exemplo, podem ser completamente automatizadas com o auxílio das ferramentas atuais.
9) Melhora a comunicação
A área da saúde e segurança tem contato com todos os demais setores da empresa e muitas vezes as atividades também são executadas de forma colaborativa. Primeiro eu, depois você, depois outro setor e assim até encerrar o ciclo de tarefas dentro de um processo. Em atividades como gestão de fornecedores, por exemplo, até a portaria (que é quem libera a entrada de pessoas) deve ser envolvida no processo.
Com base nesses fatos, a automatização pode ajudar muito pois é justamente de uma ferramenta de colaboração que estamos nos referindo. Um workflow de tarefas que participam somente os membros necessários para executar tal demanda. Chega de e-mails e telefone, vamos trabalhar de forma padronizada e organizada.
Leia também: Como melhorar a comunicação e integrar pessoas
Resumindo…
Tenho certeza de que a sua empresa pode fazer a diferença e se tornar uma referência em qualidade de vida ao investir na automatização na saúde e segurança do trabalho. Com isso, você faz com que o negócio não engrosse ainda mais as tristes estatísticas que vimos no início do nosso post.
Pois, controlando menos e-mails, atendendo menos ligações, parando de apagar incêndios com atividades urgentes, você terá tempo e recurso para otimizar e melhorar a segurança do trabalhador. Pensando sempre no bem estar de todos os envolvidos.
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