O que é um processo inteligente?

Processo inteligente? Afinal, o que é isso? Pode parecer estranho, mas não são apenas os seres humanos que são inteligentes. Processos também podem ser, afinal de contas, somos nós quem definimos como as coisas vão funcionar em uma empresa, não é verdade?

A seguir, vou mostrar para você, sob o nosso ponto de vista, o que é um processo inteligente e quais as suas principais características e vantagens. Continue comigo!

Afinal, o que é um processo inteligente?

Vou pedir licença e explicar de forma mais técnica o que é um processo. Basicamente, são atividades que têm relação entre si e têm como objetivo a transformação de insumos, isto é, as entradas, em produtos, que são as saídas.

Para fazer uma boa analogia, basta você lembrar daquelas longas esteiras do filme “Tempos Modernos”, de Charles Chaplin. Matérias-primas entram de um lado e saem do outro como produtos acabados. Fica mais fácil visualizar assim, certo?

Partimos, então, a explorar o processo inteligente. Nesse caso, estamos buscando muito mais do que apenas as entregas: a preocupação é com a qualidade delas e a boa utilização dos recursos da empresa. Eficiência, por exemplo, é uma palavra que não pode sair do seu vocabulário quando pensar em um processo inteligente.

Os processos inteligentes são lean e visam a otimização das atividades para que a empresa se torne mais competitiva e consiga fazer tudo da melhor maneira possível. Além disso, também estão voltados para a melhoria contínua das atividades.

Veja também esse post: O que é mapeamento e modelagem de processos?

Veja também: Passo a passo para o mapeamento de processos​

Quais são as características e vantagens do processo inteligente?

Otimização de recursos

Fazer mais com menos: que empresa não tem essa frase como lema? Pois é justamente esse um dos grandes benefícios do processo inteligente. Para que isso seja possível, é fundamental que ele seja desenhado (o processo) para ser lógico, evitando quaisquer voltas desnecessárias, gargalos de produção, espera, entre outros problemas.

A informação certa na hora certa

Um processo inteligente é aquele que traz a informação certa na hora certa. É aquele processo que não permite que você tenha tempo ocioso na espera de informações. Hoje em dia a quantidade de informações processadas em um ambiente de escritório foge do controle se não for bem organizada.

Um processo inteligente é aquele que solicita que você faça aprovações mas te dá todo o conteúdo necessário para fazê-lo.

Veja também: 5 motivos para adotar o uso de documentos digitais em sua empresa

Processo inteligente é simples na medida necessária

O que eu quero dizer com isso? Um processo simples é aquele que entrega o que deve entregar, é eficaz, mas não complica a vida de ninguém tampouco a sua própria rota.  Já vi processos de workflow de atividades que passavam por todas as áreas da empresa (para verificar impacto) mesmo que esta tal área não tivesse envolvimento ou ação específica. Este é um exemplo de um processo que se tornou complexo sem necessidade.

Outro exemplo de um processo que torna-se pouco simples é aquele processo com 32 tarefas que poderia ter apenas 5. Veja um vídeo, que eu adoro, sobre regras de negócio. Ele tem 5 minutos, não é da SML Brasil. Eu simplesmente achei no youtube e acho este vídeo muito interessante, veja (vale muito a pena assistir até o final):

Se você assistiu o vídeo até o final pode ver o quanto interessante foi a transformação de um processo que estava complexo e tornou-se simples.

Redução de riscos e custos

Outra característica do processo inteligente é o seu foco na redução de custos e de riscos. Isso é possível pelo uso de ferramentas de automatização. Quando você automatiza um processo você pode dar mais atenção para as atividades de alto risco e minimizar este risco. Além disso, podes implementar ações e objetivos voltados a redução de custo da empresa.

Só a diminuição de erros e retrabalhos que a automatização do processo traz, já é uma redução de custo camuflada no meio a tantos outros benefícios.

Dessa forma, retomamos à questão da eficiência e produtividade, ou seja, fazer mais com menos. Retrabalho e gargalos, por exemplo, representam fortes ameaças não só à produtividade, mas também às finanças do negócio. Os processos inteligentes buscam eliminar esse problema.

Veja também: Como otimizar o negócio com mapeamento de processos?

Processo inteligente é aquele que usa a tecnologia para superar obstáculos

Números dizem que os profissionais dos Estados Unidos são mais produtivos que os Brasileiros. Não é porque somos incompetentes, longe disso! É porque os profissionais norte americanos possuem muito mais acesso à tecnologia.

Existem MUITAS ferramentas no mercado que podem revolucionar a maneira como você gere seus processos. Podemos transformar os nossos resultados com a implementação de ferramentas, gratuitas ou não. Aqui na Zeev quando nós temos um problema para resolver, a regra é pensar fora da caixa e listar possibilidades grandes. Já colhemos muitos resultados pensando assim.

Aumento da satisfação do cliente

Para fechar, o último ponto que merece destaque quando o assunto é processo inteligente é o aumento da satisfação do cliente. Afinal, de nada adianta você revolucionar tudo sem pensar no seu cliente.

Com processos mais eficientes e otimizados, a empresa consegue realizar suas entregas da melhor maneira possível e, com isso, melhora o atendimento prestado ao consumidor. Quando visitamos ou somos atendidos por uma empresa que não é organizada é evidente a nossa insatisfação, não é mesmo?

Veja um exemplo de processo inteligente que aumenta a satisfação do cliente:

Vou aproveitar esse espaço para falar de um caso real, do dia a dia, de uma empresa que “faz diferente”. Porque fazer diferente é revolucionar processos é torná-los mais inteligentes. É pegar um processo ruim, que ninguém acredita que possa ser melhorado, e mudar o seu fluxo para criar mais valor ao cliente. Vamos ao caso:

Todo mundo já teve que levar o carro para revisão, certo? A concessionária onde eu levava o meu antigo carro para revisão funcionava assim: você deixava o carro de manhã cedo para revisão, e ia pegá-lo no final do dia, quando pagava uma (gorda) conta.

Com o meu novo carro, tudo mudou. Você agenda um horário para fazer a revisão e ao invés de trabalhar em 5 carros ao mesmo tempo, com 1 técnico em cada carro, eles trabalham com 1 carro por vez, com 5 técnicos em cima dele. Com isso, o processo todo de revisão leva 1 hora. Como é pouco tempo, não vale a pena você ir embora e voltar depois. Por isso, eles montaram uma sala de espera, com internet wi-fi e café, que fica no meio do showroom.

Esse detalhe é importante, pois enquanto você espera, você fica frente a frente com os modelos mais novos e mais caros. Tudo o que uma concessionária quer. Os custos deles aumentaram por causa disso? Duvido muito. Já o potencial de venda para troca de carros e a felicidade do cliente aumentaram bastante!

Aí eu te pergunto, o processo não tornou-se mais inteligente?

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Espero que você esteja convencido de que não deve apenas estruturar processos, mas ter a mentalidade de que o melhor caminho é sempre o da inteligência. Um processo inteligente ajuda a garantir o sucesso de uma empresa.