5 problemas no setor financeiro que você precisa eliminar

Todo setor tem seus problemas. Mas, pior que ter o problema é vê-lo e não fazer nada, principalmente quando se tratam de problemas em uma área operacional tão importante quanto a financeira.

Os riscos oriundos de uma gestão financeira ineficiente são enormes e podem resultar em grandes prejuízos. Por isso, hoje falemos sobre 5 problemas no setor financeiro que você precisa eliminar.

Quais são os principais processos financeiros?

Eu já fiz parte do time de controladoria, eu amava, e sob o “guarda-chuva” da controladoria estava o financeiro. Estive imersa em muitos processos do setor financeiro e lembro-me muito bem da importância da gestão destes processos para que as coisas fluíssem de maneira organizada e segura.

Bom, para começar nosso artigo, vamos identificar ou até mesmo relembrar quais são os principais macro-processos financeiros.

• Contas a pagar
• Contas a receber
• Tesouraria
• Controle de fluxo de caixa
• Gestão orçamentária
• Faturamento
• Gestão de crédito e cobrança
• Aplicação de recursos financeiros
• Fiscal
• Contabilidade
• Gestão de Custos

Agora, hora do problema! Vamos falar de problemas do setor financeiro

Bem, vista a lista que acabei de descrever para você, já imaginamos o quanto são críticos esses processos, não é mesmo? Como já mencionei, a má gestão desses processos pode causar sérios problemas a uma organização.

Todo gestor precisa estar com os olhos atentos ao que está acontecendo sob a sua gestão. Mas, para ajudar você a identificar o que pode afetar seu departamento ou até mesmo a visualizar algo que você não tinha se dado conta que pode ser a raiz de um problema, citarei 5 principais problemas que ocorrem no setor financeiro que podem te causar muita dor de cabeça.

6 principais problemas no setor financeiro

Vamos lá… depois quero que você me conte com quais problemas você se identificou, ok?

1. Não ter controle dos processos do departamento

A dor de muito gestor, não saber o que está acontecendo.

Os pedidos de venda estão trancados no contas a receber? As guias estão sendo pagas (contas a pagar) com atraso por que não foram lançadas no sistema e estão na gaveta de alguém? Os relatórios para o fechamento contábil já foram enviados?

Não ter o controle e rastreabilidade impede que você saiba o que está acontecendo e onde os processos estão ficando “parados”, se são eficientes ou não. No fim, você não tem o controle necessário para conseguir identificar o que precisa melhorar.

2. Controles paralelos

Contas a pagar e contas a receber são campeões nesse item, não é mesmo? Quem não tem uma planilha de Excel para controlar um fornecedor, outra para controlar vencimento de despesas fixas, outra para controlar adiantamento de clientes?

Agora, imagine manter todos esses controles atualizados? São confiáveis? Ou imagine que a pessoa responsável precisou ser substituída? Por onde o substituto começará? Onde ele encontrará esses controles? Como ele saberá que está atualizado? Socorro, nem quero pensar nisso!

3. Falta de padronização dos processos

Muitas pessoas falam “na minha área não tem processos”, mas isso não é verdade. Tudo é processo, o problema é que ele não está padronizado. Isso é muito ruim. Imagine cada pessoa lançando notas fiscais de uma forma no sistema? Além de erros que podem ser pegos em auditoria, a pessoa que faz a contabilidade ficará confusa (ou louca rsrsrs), pois nada tem padrão.

Aqui podemos citar novamente a situação de substituição de algum colaborador, se o processo não estiver padronizado e documentado, ele não vai saber fazer. Isso é um fato. E qual o resultado disso? Operação parada e inúmeros retrabalhos.

4. Falta de responsabilidades e prazos claros

Depois contarei a você um ótimo exemplo oriundo deste problema.

Quando não temos o processo com atividades, responsabilidades e prazos claros, as pessoas ficam perdidas. Além disso, a eficiência dos processos vai lá embaixo. Imagine uma atividade que deveria ser realizada pela Ana, mas ela não sabe e não tem claro que ela quem deveria realizá-la, fica parada dias e, no fim, um processo com SLA de 5 dias vira um processo que leva 30 dias para ser concluído. Além do esquecimento, outro vilão para departamentos que não possuem atividades com responsabilidades e prazos claros.

5. Processos muito manuais

Acredito ser o pior dos problemas, processos manuais permitem erros e falhas. Isso é um fato. O processo manual é totalmente afetado pelas falhas humanas (que acontecem, todo mundo erra, ninguém é perfeito) mas, quanto mais manual, maior a chance de erro.

Processos manuais não são escaláveis, processos manuais tem um lead time maior, processos manuais não são seguros, processos manuais ficam nas gavetas! Lembre-se disso.

O que esses problemas causam?

Além de muita dor de cabeça, claro, os riscos na área financeira são enormes. Citarei alguns que já presenciei.

O primeiro ocorreu em um órgão público, acompanhe a história. A liberação para obras é feita após o “ok” do setor financeiro. Neste caso, os processos ainda são muito manuais, ou seja, a “pastinha” do processo passa de um departamento para o outro, muitas vezes ficando em gavetas por longo período até serem analisadas. O caso aqui foi que a autorização, que é manual e fica nessa pastinha, foi feita no boca a boca “faz que está liberado” e a obra começou.

No meio do projeto, o financeiro contactou o fiscal de obra dizendo que o “dinheiro da obra” não tinha saído. E agora? Um problema gigante se instaurou em ambos departamentos. Quem tinha autorizado? Onde está a autorização? Quando foi feita? E, por fim, quem pagará? Complicado, não é mesmo?!

Outro caso que presenciei foi no contas a pagar. Guia de impostos que não foi paga. O que aconteceu? A responsável pelo contas a pagar esqueceu. O imposto era um imposto alto e você sabe que os juros e multa por atraso, neste caso, são altíssimos também.

Resultado: multa + juros totalizaram 20 mil reais. O motivo: ela esqueceu uma tarefa. Além de o processo ser muito manual, deixando-a esquecer, as responsabilidades e prazos também não estavam claros.

Bom, esses foram dois pequenos exemplos. Mas vocês, que vivem isso no dia a dia, sabem que há diversos outros, como inadimplência alta, cobranças emitidas erroneamente, entre outros….

Agora, peço que compartilhem comigo quais desses problemas vocês reconhecem no departamento ou me contem algum que eu não citei.

Até a próxima.