Como eliminar burocracia: Aprenda com 3 casos reais

Burocracia pode ser definida com mais de um significado, mas ela é mais conhecida como o excesso de procedimentos que uma pessoa ou uma empresa realizam para obter alguma coisa. Em resumo: o excesso de formalidades para que se alcance algum objetivo. Neste texto vou trazer exemplos práticos de como eliminar ela da sua rotina e do seu ambiente de trabalho. Vamos lá?

O que é burocracia?

Como eu já falei anteriormente, a burocracia pode ser definida com mais de um significado. Desde os mais formais (aqueles encontrados no dicionário da língua portuguesa) até os mais informais (aqueles que aplicamos mais comumente em nosso dia a dia). 

Formalmente ela é definida como administração com excesso de formalidades, trâmites legais de um sistema ou é caracterizada por regras e procedimentos específicos e regularizados que tem responsabilidades definidas hierarquicamente. Além disso, faz com que as pessoas executem invariavelmente regras e procedimentos padrões.

Informalmente existem outros inúmeros significados, mas o mais conhecido deles é aquele que traz o excesso de procedimentos que uma pessoa ou uma organização realizam para fazer alguma atividade ou para a entrega de algo. 

Como ela impacta as rotinas e o ambiente de trabalho?

Agora vamos trazer esse tema para as rotinas do seu trabalho, para o famoso cotidiano operacional. Você já deve ter se deparado com a burocracia algumas vezes no seu dia a dia, acertei? E também já deve ter se questionando muitas vezes sobre determinados procedimentos/atividades que são realizadas dentro do seu time ou da sua empresa, certo?

A burocracia dentro do ambiente de trabalho acaba travando atividades e fazendo com que as rotinas sejam desempenhadas de forma mais difícil e menos fluida. Impedindo que se tenha eficiência nos processos organizacionais! Você já havia parado para pensar nisso? 

Além disso, ela acaba gerando uma séria de e-mails paralelos, uma quantidade enorme de aprovações e muita gente e papelada envolvidas. Os processos acabam sendo feitos de forma ineficiente e muitas pessoas são envolvidas (na maioria das vezes sem necessidade).

Será que é possível resolver e se livrar dela de uma vez por todas?

A resposta é uma só: sim, é possível eliminar a burocracia das rotinas de trabalho e do seu dia a dia de uma vez por todas! Eu sei que agora você deve estar se questionando como isso é possível e levantando mil hipóteses na sua cabeça.

Mas fique tranquilo, que eu vou mostrar como em três exemplos reais de grandes empresas que conseguiram eliminar a burocracia das suas rotinas de trabalho. E, com isso alcançaram resultados fantásticos!  

E, de quebra, vou apresentar uma solução low-code que possibilita que os processos se tornem mais eficientes e muito menos burocráticos.

Vamos ver casos 3 reais de como eliminar a burocracia?

Seu dia a dia de trabalho é corrido e muitas vezes você tem a sensação de que não tem tempo para nada. De que o trabalho “engole você” pois tudo é urgente, importante e não pode esperar. Sabemos bem como são essas coisas. 

E aí você se depara com a burocracia para realizar as atividades, acaba perdendo mais tempo do que é necessário para realizar a tarefa e termina o dia com a sensação de que não foi produtivo. Isso tudo pode ser diferente.

Agora vamos conhecer os 3 casos reais de como é possível eliminar a burocracia da sua rotina e alcançar ganhos sensacionais.

Caso 1: Fundação de Seguridade Social da Petrobras

O cenário da pandemia fez com que a Fundação de Seguridade Social da Petrobras precisasse acelerar de vez a sua transformação digital. Havia muita burocracia nos processos, prazos longos e produtividade muito baixa. Além disso havia uma grande dependência da área de TI.

Eles encontraram uma solução que modernizasse e inovasse a área de contratos da empresa, para que os problemas citados fossem eliminados de uma vez por todas! A solução trazia: facilidade de desenvolvimento e edição e capacidade de escalonamento para mais processos, suporte do processo de ponta a ponta.

Os ganhos foram fantásticos, veja alguns exemplos:

• Todos os processos do setor de contratos automatizados no Zeev;
• SLA da solicitação de contratação passou de 90 dias para 30 dias;
• Fluxo de contração 100% digital;
• 100% de eliminação de papel no fluxo de contratação;
• Ganho de performance;

Assista o case completo de transformação da área de contrato da Petros aqui:

Caso 2: Dulub

O grupo Dulub tem mais de uma unidade e cada uma destas unidades apresentava uma forma e rotina de trabalho diferente. Ou seja, ações de padronização eram realizadas, manuais e procedimentos eram criados e acabavam se perdendo ao longo do tempo.

Com isso, a empresa tinha procedimentos diferentes para cada uma de suas unidades. Isso acabava gerando problemas como: falta de padronização e burocracias para resolver demandas entre as unidades. 

Com a solução encontrada por eles, houve ganhos incríveis como:

• Obtiveram padronização e controle dos seus processos;
• Ganharam agilidade e precisão nos fluxos de informações;
• Ganharam controle do fluxo produtivo;
• Tiveram 70% de redução no percentual de inadimplência;

Quer conhecer está história completa? Acesse o link do banner abaixo: 

Caso 3: Movile

O grupo Movile começou a crescer e os times utilizavam diferentes ferramentas para desenvolver suas atividades no dia a dia. Isso acabava gerando uma maior burocracia e o colaborador se sentia perdido, sem saber o que fazer. Além disso, não se sabia quem era o responsável pelas tarefas, não havia uma atribuição clara de responsabilidades nos processos.

Após a implementação do Zeev eles passaram a ter uma consolidação e aderência às regras do processo, além de terem mais de 50 processos mapeados em apenas uma das empresas do grupo. Isso acabou eliminando as burocracias e atribuiu as responsabilidades claras para todos os envolvidos.

Assista o case completo do grupo Movile aqui:

Pronto para começar?

Gostou do que viu? Fantásticas as mudanças que essas empresas realizaram em suas rotinas, não é mesmo? 

A burocracia pode ser eliminada, basta dar o primeiro passo que é: se questionar sobre como as coisas estão sendo realizadas e como elas podem melhorar. Sair da inércia é o principal fator de mudança. Você e a sua empresa podem mudar! Basta das o primeiro passo.

E, para que essa mudança aconteça de forma estruturada e traga sucesso e muitos benefícios, é importante ter planejamento e um software que possibilite que tudo isso seja realizado.

Espero que tenham gostado! Depois me contem como foi eliminar a burocracia da sua rotina e todos os benefícios que vocês ganharam com isso.