Melhoria de processos: o que é e como aplicá-la em 3 passos

Uma das formas de melhorar a organização envolve a melhoria de processos, uma prática que busca otimizar as atividades de um setor, para que as mesmas sejam executadas da forma mais eficiente possível. 

No artigo explicamos os principais benefícios de aplicar a melhoria de processos, como aplicá-la, na prática, e muito mais. Acompanhe!

O que é melhoria de processos (BPI)?

A melhoria de processos, também conhecida como Business Process Improvement (BPI), é uma disciplina focada em identificar, analisar e aperfeiçoar os processos existentes em uma organização. Seu objetivo central é tornar a instituição mais produtiva, possibilitando seu crescimento e estabilidade. 

Ela é parte da estratégia de melhoria contínua, podendo ser aplicada na empresa como um todo ou em setores específicos. No entanto, para ser bem sucedida deve incluir todos os funcionários, pois se trata de uma estratégia colaborativa.

Benefícios da melhoria de processos

A melhoria dos processos implica em diversas vantagens para as empresas, sendo as principais:

• Economia: ao eliminar tarefas desnecessárias, é possível economizar recursos, não apenas financeiros, mas também de mão de obra e equipamentos;
• Maior produtividade: a simplificação dos fluxos de trabalho promove uma maior eficiência nas operações do negócio;
• Fidelização dos clientes: o aumento na qualidade dos produtos ou serviços ofertados resulta em consumidores mais satisfeitos e, consequentemente, fidelizados;
• Melhoria contínua: facilidade para identificar falhas, gargalos e oportunidades de aprimoramento nos processos atuais;
• Otimização do tempo: processos bem estruturados são também mais ágeis, permitindo que o time gaste menos tempo na execução de cada etapa.

Como aplicar a melhoria de processos em 3 passos

As ferramentas e metodologias usadas na implementação da melhoria de processos podem variar de acordo com as necessidades do negócio. No entanto, existem três etapas-chave que precisam fazer parte da estratégia:

1- Identificação e análise dos processos

A primeira etapa consiste em fazer o mapeamento detalhado de todos os processos existentes na empresa. Essa tarefa vai fornecer uma visão geral do negócio, facilitando a compreensão sobre cada processo para o produto final. Aqui também é importante definir indicadores (KPIs) para avaliar o desempenho de cada um deles.

2- Identificação de oportunidades de melhoria

O mapeamento torna possível identificar gargalos, ineficiências, retrabalho, atividades desnecessárias ou até mesmo oportunidades de melhoria. Para que essa etapa seja um sucesso, é essencial que o trabalho seja feito de forma minuciosa, preferencialmente por pessoas que conheçam o funcionamento do negócio.

3- Implementação das melhorias e acompanhamento

Após identificar as oportunidades de melhoria, será preciso implementar as mudanças necessárias. Após isso, é de extrema importância acompanhar os indicadores definidos e garantir que os processos continuem fluindo como esperado. O acompanhamento contínuo é crucial e não deve ser negligenciado.

Qual é o melhor momento para aplicar a melhoria de processos?

Não há um momento específico em que a melhoria de processos deva ser aplicada. Ela é uma estratégia contínua e que pode ser útil em todas as fases de um negócio. Uma vez implementada, ela deve estar em constante monitoramento e atualização, principalmente durante o surgimento de falhas e não conformidades, que devem ser corrigidas imediatamente.

Ainda assim, muitos líderes podem ficar confusos sobre quando aplicar a melhoria de processos. Por isso, selecionamos alguns momentos e situações específicas em que ela pode ser necessária. Confira!

• Ao identificar falhas, não conformidades ou gargalos nos processos existentes;
• Em momentos de expansão do negócio, como a criação de novos setores;
• Quando ocorrem reorganizações ou fusões de organizações;
• Durante a implementação de novos sistemas e processos;
• Quando houver qualquer mudança importante no ambiente empresarial;
• Quando há atrasos repetidos nas entregas;
• Ao decidir por ciclos de feedback contínuos.

3 ferramentas para melhoria de processos

Algumas ferramentas interessantes, podem ajudar na hora de aplicar a melhoria de processos na empresa. Abaixo, selecionamos as principais:

• Fluxograma: ferramenta que usa elementos gráficos para mapear e ilustrar a ordem lógica das atividades em um processo. O fluxograma nomeia os responsáveis por cada atividade e fica à disposição de todos os envolvidos, facilitando a compreensão dos fluxos;
• Matriz GUT: sistema que atribui pontos para atividades diversas, com a intenção de classificá-las de acordo com sua relevância para o negócio. A Matriz GUT pode ajudar ser usada para a equipe dar preferência às atividades mais críticas;
• Zeev: plataforma pioneira na criação de workflows low-code que permite a criação de processos automatizados mesmo com pouca ou nenhuma compreensão sobre programação. No Zeev você pode desenhar fluxogramas e automatizá-los, melhorando a eficiência da sua operação.

Metodologias usadas para obter melhoria de processos

A utilização de metodologias ágeis é uma das principais formas de guiar as atividades empresariais para obter a melhoria de processos. Algumas das mais importantes, incluem:

• Ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act);
• Lean;
• Total Quality Management (TQM);
• Six Sigma;
• Kaizen;
• 5W2H;
• 3P (Production, Preparation, Process);
• Scrum.

Exemplos de melhoria de processo

Agora que já vimos como funciona o conceito de melhoria de processos, veja dois exemplos de cenários que demonstram a aplicação bem-sucedida da estratégia:

• Uma indústria percebe que está desperdiçando tempo e matéria-prima e decide adotar a metodologia Lean. Como resultado, ela consegue reduzir o tempo do ciclo de produção e eliminar desperdícios, tornando-se mais produtiva;
• Uma empresa de vendas se dá conta de que seus processos internos estão lentos e apresentam uma alta taxa de falhas. Logo, ela aplica o Ciclo PDCA e consegue identificar quais etapas estão apresentando gargalos, podendo, assim, estudar formas de corrigi-los.

Melhoria de processos é o mesmo que melhoria contínua?

Apesar da melhoria de processos e a melhoria contínua terem objetivos semelhantes, os dois termos não são sinônimos e estão longe de ser a mesma coisa. 

A melhoria de processos é uma abordagem específica usada para otimizar um processo específico, já a melhoria contínua é uma filosofia mais ampla, abrangendo todas as atividades da empresa. Dessa forma, podemos dizer que a melhoria de processos está contida dentro da melhoria contínua.

Quem criou a melhoria de processos?

A melhoria de processos é o resultado de anos de evolução de diversas estratégias de gestão, não podendo ser atribuída a uma única pessoa ou instituição. A criação de técnicas como Lean e Six Sigma, entre tantas outras, foram combinadas e adaptadas para o desenvolvimento da melhoria de processos.

Tendo em vista sua vasta origem, não é possível apontar um criador ou data de criação. Porém, a melhoria de processos tornou-se o que conhecemos em meados do século XX, quando as práticas de gestão da qualidade surgiram e foram sendo atualizadas e incorporadas ao BI.

A melhoria de processos ajuda a reduzir custos, eliminar gargalos, reduzir desperdícios e agrega valor ao seu produto final. Além disso, se associada com as práticas e ferramentas corretas, essa estratégia torna-se ainda mais completa, guiando a empresa em direção ao sucesso.  

Se você quer levar a melhoria de processos para a sua empresa, temos um presente especial: um kit de materiais para você ir do zero à automatização de processos criado por profissionais com as melhores práticas para otimizar a rotina do seu negócio. Baixe agora mesmo!