Como fazer reuniões produtivas?

Todos os profissionais do globo terrestre são chamados para reuniões no dia a dia. Estou certa? Sejam reuniões informais ou reuniões formais agendadas no calendário. Realmente, muitas vezes as reuniões são indispensáveis para alinhar atividades e acertar as pontas na rotina de uma organização. Acontece que essas tais reuniões podem acabar afetando a nossa produtividade e ainda não serem consideradas reuniões produtivas.

Pensando sobre isso, o foco do post de hoje é: como diminuir reuniões improdutivas e como fazer as suas reuniões serem mais produtivas.

Paramos o que estamos fazendo, levamos horas para preparar o material para a reunião, agendamos sala, conciliamos agendas. E depois de tudo isso ainda há o risco de chegar ao final da reunião sem obter o resultado esperado ou o próximo passo a ser feito. Inclusive, quem nunca disse a seguinte frase: “não fiz nada hoje, passei o dia em reunião”?

Se você ficou interessado nesse assunto, então, siga nossas dicas e boa leitura!

Primeiro, elimine reuniões desnecessárias

Claro que o primeiro passo não poderia ser diferente. A pergunta que você deve fazer é a seguinte: a reunião é mesmo necessária? Ela precisa acontecer quando existir uma questão a ser solucionada ou um objetivo claro a ser cumprido? Certo? Errado! Na minha opinião, a reunião só é necessária quando um debate (troca de opiniões) é necessário.

Gostaria que você pensasse o seguinte: a questão a ser solucionada ou o objetivo claro a ser cumprido pode ser resolvido de outra forma? Vou te dar uma dica:

Utilize ferramentas de comunicação

Ferramentas de comunicação são meios muito eficiente que podem muito bem ajudá-lo a reduzir a necessidade de reuniões.

Por exemplo, para eu me comunicar com um de nossos fornecedores nós temos um checklist de execução de atividades. Cada vez que eu altero itens deste ckecklist eu devo avisar o fornecedor que executa a atividade, para que ele esteja ciente das mudanças a as faça de forma correta.

Se eu enviar um e-mail explicando as modificações o e-mail ficaria muito extenso. O normal e mais óbvio é que eu agende uma reunião (talvez online via ferramenta appear.in) e apresente as mudanças que eu implementei no checklist. Qual seria o tempo mínimo da reunião: 1 hora.

O que eu de fato faço: gravo um vídeo utilizando a ferramenta Loom com todas as explicações das mudanças. O vídeo dura em média 10 minutos. Muito tempo para um vídeo, né? Mas a reunião duraria uma hora. O que é mais produtivo? Assim, nos 50 minutos restantes eu me dedico para outras atividades importantes.

Só tem um problema aí, isso vicia! (rsrs) Você vai se deparar a escrever e-mails assim:

Além dessa ferramenta chamada Loom, eu te indicaria a leitura desse texto aqui: 14 ferramentas que todo analista deveria conhecer. São ferramentas voltadas a otimização do processos, mas quanto mais o time estiver integrado e alinhado, menores serão as necessidades de reuniões.

Leia também: 4 dicas para organização de arquivos no ambiente de trabalho

Como fazer reuniões produtivas

Ok. Fazer a reunião será realmente necessário. Então, alguns pontos serão importantes para que você não perca tempo e tenha o seu objetivo atingido.

Convoque as pessoas certas

Frequentemente profissionais reúnem-se para discutir um assunto e alguém chega na reunião sem se preparar, ás vezes sem sequer saber o real motivo pelo qual foi convidado. Neste caso, saiba que os primeiros 15 minutos serão para fazer um resumo do “motivo que nos trouxe até aqui”. Isso também acontece quando você não tem um foco específico de público e convoca muitas pessoas para a reunião.

“Chamarei o Rodrigo acho que isso impactará o trabalho dele. A Alexandra e o André também, pois eles têm muito conhecimento para compartilhar. Vou chamar mais o Guilherme, o Douglas, a Priscila, o Lucas, o Saimon. Eles devem estar cientes do que esta acontecendo.”

Como resolver isso: pergunte-se qual o real motivo da reunião e chame somente as pessoas que terão alguma ação. Se necessário, faça outra reunião depois. Entretanto, cada uma com o seu foco específico e resultado claro.

Respeite a agenda

A primeira dica que eu dou aqui é a seguinte: se você tem acesso a agenda do colega, ou seja, a reunião é interna, nunca, jamais, em hipótese alguma fique perguntando por e-mail qual o melhor horário para ele (a). Que e-mails são chatos todo mundo já sabe, mas neste caso é totalmente ineficiente. Se você usar a ferramenta de agendamento e verificar qual a disponibilidade do colega você agenda esta reunião em 3 minutos o que por e-mail você demoraria muito mais até encontrar o horário bom para todos.

Isso que eu estou falando parece bobagem… entretanto, eu tenho certeza que ainda acontece! rsrsrs

Mais um ponto bem importante (e aqui eu peco também) é não respeitar a agenda bloqueada. Confesso que de vez em quando eu esqueço, na pressa, de verificar a disponibilidade e agendo o horário que veio na minha mente. Óbvio que depois eu peço desculpas e conserto o meu erro. A minha opinião é que devemos respeitar os horários disponíveis da pessoa e não achar que o meu assunto é o mais importante do que todos os outros. Você também pensa assim?

Trabalhe na objetividade

A objetividade a que me refiro não é apenas aquela relacionada ao motivo da reunião, ponto já visto por nós. Todos os envolvidos devem focar na questão que está sendo discutida no momento, pois devaneios são contraproducentes. Além disso, é preciso que a reunião tenha um prazo de começo e fim. Respeitados.

Essa questão (objetividade) parece muito simples. Entretanto, é muito fácil perder o foco e começar a discutir outro assunto sem relação com a pauta. Falando em pauta…

Envie a pauta antecipadamente

Sugiro que a pauta da reunião seja enviada antecipadamente. Essa é uma oportunidade ótima para que os participantes estudem o assunto, levantem dados, preparem argumentos e delimitem o tempo para expor todas as ideias. Isso aumenta e muito a produtividade do evento.

Defina o plano de ação

Você não pode sair de uma reunião sem um plano de ação bem definido. Nesse sentido, é preciso estabelecer os responsáveis pelas tarefas e os prazos para executá-las. Esse ponto é fundamental, pois é o que confere o grau de urgência daquilo que foi discutido e ajuda a manter o foco na resolução dos problemas apresentados.

Outro ponto de atenção é discutir ações que devem ser realizadas e elas não serem anotadas, formalizadas. Se isso acontecer você tem grandes chances de falar ou ouvir isso: “ah, verdade. Falamos tanta coisa naquela reunião que eu esqueci completamente de fazer este item aqui”.

Anote tudo.

Realize reuniões de follow up

Existem vários tipos de reuniões, como as relacionadas à tomada de decisão, ao alinhamento, entre outras. Todas elas podem ser reduzidas se você realizar pequenas reuniões de follow up, com duração de 10 a 15 minutos. Assim, todos ficam inteirados a respeito do trabalho dos outros profissionais.

Na indústria, é muito comum estas reuniões rápidas e frequentes. Veja alguns exemplos:

Conheça a prática de reuniões da indústria

Existem muitos tipos de reuniões na indústria, claro que sim. Porém, eu resolvi apresentar para vocês dois modelos de reuniões que eu considero muito eficaz. Veja:

Fast Response

Fast Response (Resposta rápida) é o nome da reunião que a GM exige que todos os seus fornecedores de materiais diretos realizem. É uma reunião rápida, conforme o nome já diz, diária, onde diversas áreas da empresa participam e ficam de pé durante a realização da reunião.

O objetivo é fazer fluir as ações que estão em andamento dentro da empresa e tratar de algum problema que esteja acontecendo. Por que eu gosto desse tipo de reunião? Porque ela é objetiva e apesar de rápida e simples (todo mundo de pé) acaba gerando bons resultados. Nenhum plano de ação atrasa, pode ter certeza.

QRQC

QRQC – Quick Response to Quality Control. Esta é uma metodologia da área da qualidade que controla as ações diariamente na reunião de QRQC. Ela acontece da mesma forma que a reunião de Fast Response. Ou seja, é uma reunião rápida para falar sobre os problemas de qualidade encontrados na fábrica.

Teste os slots de reuniões

Para fechar, procure o seu calendário e trabalhe na redução do slot de reuniões que já estão marcadas. A reunião dura uma hora? Que tal reduzir esse período para 45 minutos? Faça testes até encontrar o tempo de reunião perfeito, que consiga atender aos objetivos da reunião estabelecida no seu negócio.

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Em resumo, embora indispensáveis ao alinhamento correto das equipes, as reuniões precisam ser realizadas com parcimônia para garantirmos o máximo de produtividade no trabalho. Se você gostou das dicas eu te convido a assinar a nossa news quinzenal ou se preferir fale conosco hoje mesmo!

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