Retrabalho: o que é, causas, consequências e soluções

Quando pensamos no que atrapalha a eficiência e o bom uso dos recursos das nossas empresas, certamente, precisamos considerar o retrabalho. Ele ocorre quando uma atividade precisa ser realizada novamente para corrigir erros ou atender aos padrões exigidos.

Em uma primeira análise pode parecer uma questão operacional, entretanto o retrabalho possui um impacto muito mais amplo, afetando a satisfação do cliente, o moral dos colaboradores, assim como o orçamento da organização. Neste artigo, explicaremos tudo o que você precisa saber e considerar sobre o retrabalho na sua organização como, por exemplo, suas principais causas, consequências e, por fim, forneceremos soluções práticas para minimizar sua ocorrência.

O que é retrabalho?

Para entender o retrabalho em profundidade, antes de tudo, é essencial ir além da definição simplista de “fazer algo novamente.” Retrabalho representa qualquer ação corretiva que envolve um uso adicional de recursos — sejam eles financeiros, humanos ou materiais. Esse conceito abrange atividades que precisariam ser refeitas devido a falhas iniciais, seja por erro humano, falta de clareza no processo ou por ausência de planejamento adequado.

Exemplos comuns de retrabalho

Importante ter consciência de que o retrabalho não é algo exclusivo de um setor ou departamento, mas sim, que ele pode ocorrer em qualquer um deles numa empresa. Vejamos alguns exemplos clássicos para ilustrar a amplitude desse conceito:

1. Erros em pedidos de restaurante: imagine que um cliente faz um pedido específico para um prato, mas o garçom se esquece de anotar uma restrição importante (como alergias ou preferências alimentares). Quando o prato chega à mesa e não está conforme solicitado, a equipe precisa refazer o pedido. Esse retrabalho não apenas gera desperdício de recursos, mas também afeta a experiência do cliente.
2. Produção com defeitos: em uma fábrica, a produção de peças com defeito leva ao retrabalho. Toda peça defeituosa precisa ser corrigida, consumindo mais matéria-prima, tempo de produção e horas dos trabalhadores.
3. Revisões em documentos e projetos: em ambientes corporativos, revisões constantes em documentos e projetos ocorrem devido a erros ou falta de especificações claras no início, ou seja, aquele famoso “briefing” ou “alinhamento” mal feito. Cada correção gera um retrabalho que aumenta o tempo total dedicado ao projeto, comprometendo prazos e orçamentos.

Impacto direto do retrabalho

Sem dúvidas, um dos impactos mais comuns e, ao mesmo tempo, diretos do retrabalho às empresas é alocação desnecessária de recursos. Em outras palavras, o desperdício de recursos e, por conseguinte, aumento dos custos.

Por quê? Simples, cada tarefa refeita representa uma nova carga de trabalho para os colaboradores e um custo extra para a empresa. Além disso, como exemplificamos anteriormente através do exemplo do restaurante, o retrabalho gera insatisfação para clientes que esperam um serviço de qualidade e cumprimento dos prazos acordados.

Mas daí, você pode estar se perguntando: “ok, quais outras consequências do retrabalho posso observar no dia a dia da minha empresa”. Boa notícia: nós te explicamos abaixo, no próximo tópico.

Consequências do retrabalho

As consequências do retrabalho são extensas e podem comprometer seriamente a eficiência, a imagem e a saúde financeira da empresa. Nos exemplos anteriores, já citamos alguns como, por exemplo, insatisfação do cliente, aumento dos custos e, até mesmo, impacto negativo na imagem institucional da marca. Abaixo, exploramos as principais consequências “menos convencionais”, mas tão importante quanto as anteriores, do retrabalho e seu impacto no dia a dia organizacional.

1. Conflito internos e desmotivação de colaboradores

Em uma agência de publicidade ou em equipe de marketing, o setor de criação frequentemente lida com retrabalhos por problemas na comunicação com a equipe de conteúdo. As informações do “briefing” chegam incompletas, e a criação precisa revisar e refazer campanhas constantemente. Esse cenário gera um clima de insatisfação entre os setores, com a equipe de criação culpando o time de conteúdo pelas falhas. Esse tipo de atrito entre áreas cria conflitos internos, prejudica a colaboração e compromete o ambiente de trabalho, levando até a problemas de comunicação que afetam outros projetos.

2. Impacto nos recursos e na sustentabilidade

Com o tema de ESG (Governança ambiental, social e corporativa, no português) em evidência mais do que nunca, imagine uma empresa de manufatura que, devido a erros frequentes no processo de corte de matéria-prima, gera grande quantidade de resíduos e peças defeituosas que precisam ser descartadas. O retrabalho para corrigir o problema leva ao uso adicional de materiais e energia. Com o tempo, a empresa começa a sentir o impacto nos seus objetivos de sustentabilidade, pois não consegue reduzir a pegada ecológica como prometido a seus clientes e acionistas, comprometendo sua imagem como empresa ambientalmente responsável.

3. Comprometimento da inovação

Agora, vamos pensar a respeito de uma empresa de tecnologia, onde a equipe de desenvolvimento de produtos passa boa parte do tempo corrigindo bugs de software em produtos antigos. Acredite ou não, essa é a realidade da maioria das empresas de tecnologia.

O resultado? Menos tempo para a equipe se dedicar no desenvolvimento de novos recursos e inovações que poderiam atrair novos usuários e clientes. Por conseguinte, a empresa perde a sua capacidade de se manter competitiva no mercado e de acompanhar as tendências tecnológicas, reduzindo suas chances de inovar e crescer frente aos concorrentes.

4. Desgaste de parcerias e colaborações

Estamos vendo diante dos nossos olhos cada vez mais parcerias, ou os famosos “collabs”, entre empresas de diferentes setores com a finalidade de alavancar vendas e o reconhecimento de marca.

Nesse sentido, pensamos em uma indústria de alimentos que se associa a uma rede de supermercados para lançar um produto sazonal em uma data específica. Devido ao retrabalho no processo de embalagem, a indústria não consegue entregar os produtos prontos dentro do prazo. O supermercado, que já anunciou a chegada do produto aos clientes, acaba recebendo reclamações e decide não renovar a parceria para a próxima temporada. A empresa de alimentos, assim, perde uma parceria importante, comprometendo seu alcance no mercado e a projeção de vendas para o período.

5. Perda de oportunidades de expansão

Quem nunca perdeu o prazo para apresentar uma oferta ao cliente, levante a mão. Agora, lembre das vezes que essa falha foi causada por causa de um retrabalho.

O retrabalho pode levar uma empresa de engenharia, por exemplo, a precisar redirecionar seus engenheiros e técnicos de outros projetos para lidar com as correções. Esse redirecionamento leva ao atraso no desenvolvimento de uma proposta para um novo projeto de grande porte. Como resultado, a empresa perde o prazo para apresentar uma oferta competitiva e acaba fora da concorrência para o contrato.

Causa do retrabalho

Há diversas causas para o retrabalho e é impreciso atribuir todas as suas consequências a uma única causa. Portanto, é importante termos consciência de que as causas são variadas e precisamos analisadas com o devido cuidado. Abaixo, separamos as principais causas do retrabalho nas empresas.

1. Falta de padrões de qualidade: quando não existem padrões claros de qualidade, os colaboradores acabam improvisando, o que leva a inconsistências nos resultados e a necessidade de revisar e corrigir tarefas. Empresas que não estabelecem critérios específicos para o que constitui um bom trabalho acabam incentivando abordagens diferentes e inconsistentes.
2. Tecnologia defasada ou inadequada: softwares antigos ou mal ajustados para as necessidades da equipe podem causar retrabalho. Equipamentos obsoletos ou sistemas legados que não se integram corretamente resultam em erros, duplicidade de tarefas ou processos ineficientes, fazendo com que os colaboradores despendam mais tempo para corrigir ou refazer atividades.
3. Sobrecarregamento de tarefas: embora esse seja um dos principais fatores para ocorrer retrabalhos, ainda é pouco evidenciado. Mas a verdade é que com a alta demanda de trabalho, colaboradores ficam mais propensos a cometer erros por pressa ou esgotamento mental. O volume excessivo de tarefas sem uma divisão adequada entre a equipe reduz a atenção aos detalhes, exigindo posteriormente que atividades sejam corrigidas ou completamente refeitas.
4. Escopo do projeto mal definido ou mal planejado: quando o escopo de um projeto não está bem delineado, é comum que ocorram mudanças frequentes de requisitos, o que obriga a refazer partes do projeto para se adaptar a novas demandas ou direções, comprometendo prazos e esforços.

Bônus: outras razões para o retrabalho

• Ausência de feedback estruturado: a ausência de retorno claro e construtivo faz com que colaboradores não tenham uma noção exata de como melhorar suas atividades. Logo, a falta de orientação permite que erros recorrentes continuem acontecendo, levando a ajustes posteriores que poderiam ser evitados.
• Falta de treinamento e capacitação: profissionais mal capacitados cometem mais erros e necessitam de mais supervisão, o que gera retrabalho. O treinamento tem a não só a capacidade de mitigar erros, bem como aumentar a confiança e capacidade de entrega dos colaboradores.
• Desorganização e administração falha: empresas que não possuem processos bem definidos e organizados tendem a enfrentar retrabalho com mais frequência. A falta de metodologias e a ausência de padrões dificultam a execução das atividades e geram inconsistências que resultam em retrabalho.

Como evitar o retrabalho

Existem diversas estratégias que as empresas podem adotar para evitar o retrabalho. Abaixo, apresentamos soluções práticas que ajudam a reduzir a ocorrência de erros e garantir uma execução eficiente das atividades.

1. Validação de processos em etapas

Divida o projeto em etapas com checkpoints de validação para que os erros possam ser detectados o quanto antes, antes que os processos avancem demais e gerem retrabalho significativo. Por exemplo, ao final de cada fase de um projeto, organize reuniões de feedback rápido com as equipes para revisar o progresso e corrigir qualquer desvio antes de passar para a próxima etapa.

2. Organização e definição de metodologia

A implementação de Procedimentos Operacionais Padrão (POP) e metodologias como o PDCA (Planejar, Fazer, Checar, Agir) ajudam a padronizar as atividades e garantem que cada tarefa seja realizada corretamente desde o início.

Solução prática: Crie manuais e guias de procedimentos para que cada etapa do processo seja bem documentada e seguida por todos os colaboradores.

3. Documentação detalhada e atualizadas dos processos

Pegando carona com a solução prática no exemplo anterior, mantenha uma documentação acessível e atualizada dos processos garantindo que todos na empresa tenham referência clara de como executar suas tarefas, reduzindo interpretações erradas que levam ao retrabalho. Importante: essa documentação deve ser revisada periodicamente e incluir exemplos práticos e checklists.

4. Mapeamento e simplificação de processos complexos

Outra dica importante é revisar e simplificar processos complexos ou burocráticos. Geralmente, removê-los ajuda a eliminar passos desnecessários que possam levar a erros. Um mapeamento visual como, por exemplo, fluxogramas de processos, auxilia os colaboradores a entenderem a sequência correta de execução, aumentando a precisão.

5. Treinamento e capacitação

Não menospreze os benefícios de treinamentos regulares, pois eles são ótimas soluções para reduzir o retrabalho. Por exemplo, quando os colaboradores possuem conhecimento técnico e habilidades adequadas, a taxa de erros tende a diminuir, por conseguinte, e eles conseguem realizar suas tarefas com mais precisão.

A dica aqui é: desenvolva um programa de capacitação contínua, com treinamentos periódicos para reforçar boas práticas e atualizar o time sobre novas metodologias de trabalho.

6. Sistemas de automação e integração

Integrar sistemas e automatizar tarefas repetitivas também ajuda a evitar erros manuais e melhora a precisão dos processos. Automatizações, como a atualização automática de status entre softwares de gestão, eliminam a necessidade de reentrada de dados e reduzem o risco de inconsistências que podem causar retrabalho.

7. Ferramentas de gestão de atividades

Ferramentas como, por exemplo, o Trello, o Asana e o próprio BPMS Zeev, que é um software para automatização de processos, permitem organizar e monitorar o progresso das atividades. Elas facilitam o acompanhamento das tarefas, a identificação de falhas e a correção de erros antes que eles se tornem retrabalho.

Uma ressalva: dos exemplos citados, o Zeev é o único capaz de modelar, criar e automatizar processos de negócio. O software faz isso através da combinação da tecnologia low-code e inteligência artificial.

Implementar uma ferramenta de gestão como essa, facilita o acompanhamento de todas as atividades da empresa e, ainda, auxilia no cumprimento dos prazos.

8. Feedback contínuo

Lembra da dica de “validação de processos em etapas”, que consistia em etapas com checkpoints de validação? Lá, a ideia era apenas identificar o erro e, rapidamente, corrigi-lo. Mas, outra solução valiosa é investir um tempo com a finalidade de fazer um processo de análise de erros e de aprendizado contínuo para entender onde os erros acontecem com mais frequência. Isso inclui adotar uma prática de “lições aprendidas” ao final de cada projeto, discutindo em equipe as falhas ocorridas para prevenir que se repitam, promovendo uma cultura de melhoria contínua.

9. Definição de prioridades e alocação de recursos adequada

Estabeleça prioridades e organize recursos conforme a complexidade e urgência de cada tarefa, evitando sobrecarregar colaboradores com demandas concorrentes. Uma equipe com clareza nas prioridades consegue dedicar o tempo necessário a cada tarefa, reduzindo a possibilidade de retrabalho.

10. Planejamento eficiente

Por último, mas não menos importante, defina metas, prazos e responsabilidades claras. Um planejamento bem estruturado facilita a execução das atividades e evita desvios de processo.

Papel de um BPMS na prevenção do retrabalho

O retrabalho é um indicador de problemas organizacionais que impactam negativamente a produtividade, a satisfação do cliente e a saúde financeira da empresa, principalmente. Prevenir o retrabalho exige uma análise cuidadosa das causas e a implementação de soluções práticas, como treinamento, organização, planejamento, entre outras soluções.

Ferramentas de Business Process Management System (BPMS), como o Zeev, por exemplo, não só ajudam, como podemos dizer que são fundamentais para a prevenção do retrabalho. O Zeev oferece uma plataforma que permite mapear, modelar, criar e automatizar processos de negócio, melhorando a comunicação e o monitoramento do progresso das tarefas em tempo real. Isso facilita, principalmente, a identificação de gargalos e a correção de erros antes que eles gerem retrabalho.

O Zeev é um aliado estratégico para empresa que buscam aumentar a sua eficiência operacional e reduzir custos, por conseguinte.