Maturidade de processos: o que é, como medir e evoluir com BPMS e IA

A maturidade de processos é o que define o quanto sua empresa é capaz de operar de forma previsível, eficiente e escalável. Neste artigo, você vai entender o que é ma turidade de processos, como medir seu nível, quais são as etapas de evolução e como um BPMS com IA pode impulsionar essa jornada.

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O que é maturidade de processos

Maturidade de processos é o grau de estrutura, controle e governança que uma empresa tem sobre suas atividades. Quanto mais madura, mais previsível e escalável é a operação. Na prática, empresas com alta maturidade entregam qualidade, eficiência e conformidade, mesmo quando o volume de trabalho aumenta.

Para contextualizar, imagine que o processo é o coração da empresa. Quando bem estruturados, garantem que cada equipe saiba o que fazer, quando fazer e como entregar valor.

Agora imagine o oposto: uma empresa com processos confusos, sem padrão e sem controle. Nesse cenário, os erros se repetem, os prazos estouram e a qualidade cai. Tudo depende do improviso.

Em contrapartida, organizações que documentam, monitoram e otimizam seus processos conseguem crescer com previsibilidade. Cada melhoria reflete em eficiência, produtividade e satisfação do cliente.

Maturidade de processos na prática

Na prática, a maturidade de processos mede a capacidade que uma empresa tem de definir, executar e controlar suas rotinas de trabalho. Empresas com alto nível de maturidade documentam seus processos de forma clara, padronizada e acessível. Assim, todos os colaboradores entendem o que precisa ser feito e conseguem agir com precisão e consistência.

Essa maturidade também impulsiona uma cultura de melhoria contínua, essencial para a competitividade e a sustentabilidade de qualquer negócio a longo prazo.

Principais benefícios da maturidade de processos

Ter processos bem definidos e orquestrados traz inúmeros benefícios que ajudam empresas a ganhar escala, eficiência e, consequentemente, vender mais.

• Eficiencia e escalabilidade
  
• Menor retrabalho
  
• Cumprimento de SLAs (acordos de trabalho e nível de serviço)
  
• Visibilidade em tempo real
  
• Governança e previsibilidade
  
• Cultura de melhoria contínua
  

Sinais de baixa maturidade de processos

Em contrapartida, uma empresa que trabalha com improviso nos processos tem muito a perder.
A ausência de padronização e controle gera retrabalho, atrasos e decisões sem base em dados.
Geralmente, a falta de processos maduros traz uma falsa sensação de independência, quando na verdade o resultado é desorganização e perda de eficiência.

• Processos informais e não padronizados (por e-mail, whatsapp…)
  
• Falta de indicadores de desempenho
  
• Dependência de planilhas e mensagens manuais
  
• Dificuldade de identificar gargalos
  
• Decisões tomadas no calor da emoção, sem base em dados
  

Em resumo, quando a maturidade de processos é baixa, a gestão é reativa e quando a maturidade é alta, a empresa trabalha com fluidez e confiança. Sem necessidade de microgerenciamento.

Avaliação de maturidade BPM: do inicial ao otimizado

Existem vários níveis para avaliação de maturidade BPM. Esses modelos ajudam a entender onde sua empresa está e qual o próximo passo para evoluir. Sempre um passo de cada vez. O mais usado é o modelo de cinco níveis de maturidade BPM, do inicial ao otimizado.

Modelo de maturidade em processos: entenda os 5 níveis

Como evoluir em maturidade de processos de um nível para outro

Subir o nível de processo e maturidade não acontece de um dia para o outro. É preciso resiliência e compromisso de todo o time. Afinal, no dia a dia quem faz o processo acontecer é quem o executa no dia a dia. 

À primeira vista, pode parecer algo complexo. Mas quando se usa um sistema BPMS tudo se torna mais simples e previsível. Isso porque para subir de nível é preciso cumprir com três pilares: processos claros que todos saibam o que fazer, tecnologia de apoio que garante a padronização e controle e cultura de melhoria contínua para estimular o aprendizado e evolução constantes. De forma muito resumida, é isso que um sistema BPMS entrega na prática.

1. Processos claros
2. Tecnologia de apoio BPMS
3. Melhoria contínua

Como medir maturidade de processos da sua empresa

O primeiro passo para medir a maturidade de processos é olhar de forma realista o que está acontecendo, sem buscar por culpados. O diagnóstico de maturidade é fundamental porque ele mostrará exatamente quais são os gargalos e o que precisa ser melhorado.

Checklist prático para avaliar seu nível de maturidade BPM

Quando pensamos em avaliação de maturidade, precisamos fazer boas perguntas que vão nos guiar.

• Os processos estão mapeados e documentados?
  
• Há papéis e responsabilidades definidos?
  
• Existem SLAs (acordos internos), indicadores e relatórios?
  
• As atividades são rastreáveis?
  
• Há automação e integração entre sistemas?
  

Passo a passo do diagnóstico de maturidade de processos

Passo 1: mapear processos críticos e stakeholders
Liste os processos mais estratégicos e quem participa de cada um.

Passo 2: levantar indicadores
Avalie SLA, retrabalho, lead time e capacidade de execução.

Passo 3: avaliar governança
Verifique se há papéis definidos, políticas claras e auditoria.

Passo 4: avaliar tecnologia
Analise se existe BPMS, integrações e uso de IA para automatizar e medir resultados.

Baixe o Checklist de Maturidade de Processos para aplicar este diagnóstico. Nele, você encontrará 3 etapas explicativas e com materiais de apoio.

Como um BPMS ajuda a aumentar a maturidade de processos

O BPMS (Business Process Management System) é um modelo de software que é a peça chave na automatização e implementação da gestão por processos de negócios. Em outras palavras, é a ferramenta que permite mapear, modelar, automatizar e monitorar os processos das empresas de todos os portes com foco na transformação do negócio e na melhoria constante.

Isso mesmo: um BPMS automatiza todo aquele fluxo de informações e tarefas que foram identificadas e desenhadas no seu processo. O BPMS Zeev é o que garante que aquilo que foi idealizado realmente aconteça na prática.

No Zeev, o BPMS vai além da automação porque nosso sistema já tem uma inteligência artificial nativa a Zai IA que analisa dados, identifica gargalos e sugere melhorias automáticas. Na prática, os times ganham agilidade, governança, escalabilidade e conformidade sobre o andamento das atividades.

O que é BPMS e como ele traz maturidade à gestão

Um BPMS lowcode é mais do que uma ferramenta de tarefas. É um sistema único onde todas as áreas da empresa trabalham conectadas, com fluxos integrados de ponta a ponta.

Muitas empresas, quando começam a estruturar processos, acreditam que o Kanban vai resolver todos os problemas. Ferramentas extremamente simplistas, como o Kanban, funcionam bem para tarefas pontuais, mas se tornam limitadas quando o processo envolve várias áreas e aprovações.

Um BPMS resolve exatamente isso: garante que as informações fluam entre departamentos sem ruídos, atrasos ou retrabalho.

Maturidade de processos e automação

Automatizar processos não é o mesmo que amadurecer e estruturar processos. Muitas empresas acreditam que basta colocar um formulário ou script para o trabalho “andar sozinho”. Mas, sem governança e sem gestão, a automação apenas acelera o caos.

Um formulário automático, por exemplo, é ótimo. Mas antes de automatizar algo, precisa definir a estrutura. Primeiro definimos processos, depois automatizamos. Neste caso, a ordem importa.
Voltando ao exemplo de um formulário. Uma empresa cria um formulário automático para aprovar compras. A ferramenta funciona, mas o processo não está definido: ninguém sabe quem aprova, quais valores precisam de dupla validação ou qual é o prazo para cada etapa.

O resultado? Mais de uma pessoa fazendo a mesma coisa, insegurança, retrabalho, prazos perdidos… 

Só mais uma dica antes de você começar! Sabia que temos modelos de desenhos de processos prontos pra você baixar e usar de referência?! Veja:

• Desenho de processos para área Administrativa
• Desenho de processos para área Financeira
• Desenho de processos para Recursos Humanos

Benefícios de gerir processos com BPMS

Com um software BPMS que une IA você cria um espaço sólido para auditorias, melhora padronização, cria automações, acompanha prazos e indicadores de sucesso em tempo real e integra todas as áreas da empresa. 

Pensando nisso, o sistema BPMS Zeev possui arquitetura modular orientada a eventos e suporte nativo para orquestração de workflows distribuídos, combinando BPMN 2.0 com microservices.

Essa combinação facilita deploys isolados de processos críticos, fornece tracing distribuído e integra observabilidade nativa (metrics, logs, tracing). Assim, empresas que demandam alta escalabilidade e governança centralizada encontram no Zeev recursos robustos para ambientes em nuvem híbrida.

Acesse o Guia Completo de como escolher um BPMS 

Case de Sucesso em maturidade de processos com BPMS

A Loja do Mecânico é um ótimo exemplo de como o BPMS Zeev pode transformar o dia a dia, ajudar sua empresa a ganhar maturidade de processos, reduzir erros e aumentar a governança.

A principal dor do nosso cliente era na resolução de chamados. Com a automação de tarefas repetitivas, a empresa reduziu de forma significativa o SLA dos processos internos, especialmente na dor principal. As demandas passaram a ser tratadas com mais agilidade e precisão, elevando a qualidade do atendimento ao cliente.

Como o Zeev ajudou a melhorar os processos

• Redução de erros humanos e custos operacionais através de processos estruturados. Todos sabem exatamente o que fazem em cada situação.
  A eliminação de etapas manuais e a automação dos fluxos críticos trouxeram mais segurança e previsibilidade para as entregas.
• Integração dos sistemas internos com o Zeev encurtou o ciclo entre solicitação e execução no processo de compras. Isso tornou o processo mais ágil e melhorou o relacionamento com fornecedores.
• Governança com visão em tempo real dos processos passou a dar à gestão uma leitura clara e atualizada das operações, facilitando decisões rápidas e assertivas. Algo essencial para uma empresa em expansão.

O resultado final foi evidente: mais produtividade, menos retrabalho e eficiência em toda a operação.

Roteiro de evolução da maturidade de processos em 90 dias

É possível subir o nível de maturidade em pouco tempo quando há foco e priorização. Para te apoiar, preparamos algumas etapas com periodização e a ação principal.

Etapa 1: diagnóstico e priorização de processos críticos

Mapeie os processos de maior impacto e use uma matriz impacto x esforço.Precisa de mais ajuda nesta etapa? Acesse o checklist completo de mapeamento e diagnóstico.

Etapa 2: pilotos e automação com BPMS

Desenhe fluxos no BPMS, implemente SLAs e comece com automações simples.

Aqui, você pode contar com a ajuda da Zai, inteligência artificial do Zeev. Ela cria workflows automatizados de forma intuitiva e rápida. A partir da descrição do processo em linguagem natural, a Zai se encarrega de modelar seu fluxo de trabalho em poucos minutos, usando BPMN.

Etapa 3: métricas, ajustes e governança contínua

Monitore indicadores, faça ajustes e documente as lições aprendidas.

Fale com um especialista do Zeev e veja como aplicar este plano no seu negócio. Agende uma demonstração.

Exemplos de maturidade de processos por área da empresa

A maturidade de processos não se limita a uma única área. Ela se manifesta no dia a dia de cada departamento, em rotinas que podem ser otimizadas e conectadas. Quando isso acontece, o trabalho flui com mais clareza e previsibilidade.

Com um BPMS, é possível enxergar o todo e padronizar atividades que antes dependiam de e-mails, planilhas ou mensagens soltas.

Veja abaixo exemplos práticos de como diferentes áreas evoluem em maturidade quando passam a operar com processos bem definidos e automatizados.

FAQ – Perguntas frequentes sobre maturidade de processos e BPMS

Como medir o nível de maturidade de processos da minha empresa

Para medir a maturidade de processos use um checklist estruturado com critérios como padronização, automação, governança e indicadores de desempenho.
Essa avaliação mostra onde você está e o que precisa melhorar.

Qual a diferença entre automatizar e amadurecer processos

Automatizar é digitalizar tarefas. Amadurecer processos é estruturar o processo, definir papéis, criar métricas e acompanhar resultados. A automação sem gestão apenas acelera o descontrole.

BPMS é o mesmo que ferramenta de tarefas ou kanban

Não. Um kanban organiza atividades isoladas.
O BPMS Zeev estrutura o processo completo, com regras, aprovações, integrações e indicadores.
Ele conecta áreas e garante que o fluxo siga corretamente do início ao fim.

Preciso de IA para alcançar maturidade de processos

Não necessariamente. Você pode começar com automações simples.
Mas o sistema Zeev tem uma IA nativa, a Zai, que acelera o processo de evolução sugerindo melhorias, detectando gargalos e otimizando fluxos de forma automática.

Quais sinais mostram que minha empresa precisa evoluir em maturidade de processos

Se você identificar dois ou mais pontos abaixo, é um sinal de que sua empresa precisa dar atenção à gestão de processos. Esses sintomas mostram que a operação está dependendo mais do improviso do que de um modelo estruturado e esse é o momento certo para começar o diagnóstico e evoluir em maturidade.

• Não existe um padrão entre as áreas
  
• Dependência de planilhas, e-mail e explicações de funcionários
  
• Dificuldade em saber o status das tarefas
  
• Retrabalho e prazos estourados
  
• Falta de dados para tomada de decisão
  

Por onde começar a evoluir a maturidade de processos

Comece pequeno, com um processo crítico. Mapeie as etapas, defina papéis, implemente em um BPMS e acompanhe os resultados. Depois, escale para outras áreas.
O segredo é aprender, ajustar e padronizar.

Conclusão: como subir o nível de maturidade de processos

Evoluir em maturidade de processos não precisa ser um projeto complexo.
Comece pelo essencial: identifique os processos mais críticos, padronize o que é repetitivo, automatize o que puder e acompanhe os resultados. Com o Zeev, você centraliza fluxos, elimina o retrabalho e ganha visibilidade sobre toda a operação.

Próximos passos:
• Baixe o Checklist de Maturidade de Processos para diagnosticar seu nível.
• Converse com um especialista Zeev e desenhe um projeto piloto de alto impacto e comece a rodar em até 30 dias.