Gestão de contratos: como otimizar e dica de software para rotina!

O fluxo de contratos consiste em muitas atividades, iniciando com a aprovação da minuta, passando pela assinatura, até a renovação do contrato. Sabemos que nem sempre essa gestão é a mais eficaz, o que pode acarretar em muitos problemas e dor de cabeça.

Hoje, nosso artigo tem um propósito maior. Ele vai mostrar a você como aplicamos tudo que pregamos dentro de casa, através da melhoria do nosso fluxo de contratos.

O Orquestra para quem faz o Orquestra

Me chamo Giuliana e trabalho no administrativo da SML Brasil, na subárea de Contratos.

Recebi a missão de compartilhar com vocês a minha experiência na utilização do Zeev BPMS e ECM como ferramenta de gerenciamento e execução de atividades relacionadas ao ciclo de contratações da Zeev por clientes.

Há mais de uma década utilizamos a plataforma Zeev para executar o fluxo de contratações da organização. Por isso, posso afirmar que ela apresenta diversos benefícios na condução dos trabalhos. Pensando neles, resolvi compartilhar com vocês aqueles que julgo os mais importantes.

Aumento da produtividade

Tendo o fluxo desejado já criado no Zeev, ou seja, as etapas dos processos, instruções e prazos pré-definidos, basta executar as tarefas demandadas. Desta forma, o tempo de ação em cima das tarefas acaba sendo consideravelmente menor, uma vez que a minha preocupação está voltada apenas para a execução do trabalho efetivamente e não no cenário completo que engloba o fluxo de contratos.

Com essas ações principais e fundamentais já padronizadas e automatizadas no sistema, evita-se o desperdício de tempo em tarefas rotineiras e, assim, tenho tempo para me dedicar mais às ações ou atividades que não envolvem as etapas do fluxo de contratos. Ou seja, tenho mais tempo disponível para lidar com ações ou atividades não rotineiras, eventuais, novas, de melhorias e estratégicas.

Padronização do processo

Além de reduzir o número de atividades realizadas de forma física, a automatização, utilização e gerenciamento de fluxos de contratos com o Orquestra acaba por evitar a chegada de informações por diversos caminhos e de diferentes formas. Assim, passamos a trabalhar com um processo padronizado, minimizando conflitos e erros nos determinados processos uma vez que toda a informação está unificadamente presente no processo.

Redução de custos

Como já apontado, com o fluxo de um processo criado em sua totalidade no Orquestra, elimina-se a necessidade de outras plataformas e, consequentemente, traz redução de custos com isso.

No fluxo em que trabalho, de contratações de clientes, são naturalmente envolvidas atividades de formalização contratual que anteriormente aconteciam em sua totalidade de forma física, com manipulação de documentos impressos, assinaturas físicas e gastos com portadores (courriers, Correios, motoboys e afins). Com a implementação do caminho de formalização contratual por assinaturas digitais, há uma grande baixa, se não a eliminação, de gastos de tempo e dinheiro com tais procedimentos realizados de forma física.

No vídeo abaixo, você pode conferir como funciona a assinatura de contratos com o uso do Orquestra:

Controle de informações

Uma vez que o ciclo de contratos está unificado na plataforma Orquestra, todas as informações do processo também estão dentro do sistema. Sendo assim, a solução concede a criação de históricos de processos, integração de dados, registros de negociações e/ou definições, bancos de documentos, entre outros. Dessa forma, temos todas as informações importantes ali, deixando o ciclo de vida das contratações de clientes e a gestão de contratos mais eficazes.

Transparência

Com o benefício da integração dos dados e ações, é possível a visualização dos processos por todos os envolvidos correspondentemente, sejam internos ou externos, executores ou gestores, donos do processo ou simplesmente alguém que precise de uma informação sobre ele. 

Responsabilidades por tarefas

Ainda, a plataforma permite que os responsáveis por executar determinadas tarefas do processo possam ser substituídos quando, por algum motivo, encontrarem-se ausentes. Como consequência, o andamento do processo não é impactado. Nas minhas férias, por exemplo, o profissional que fará a cobertura pode ter acesso à minha fila de tarefas e identificar o que tenho pendente para proceder com as ações e assim a empresa continuar tendo as atividades e interações sendo executadas sem interrupção por ausências temporárias.

Gerenciamento mais eficaz

A utilização da plataforma Orquestra permite que haja uma melhor organização e gerência de tarefas e documentos, com identificações de processos a serem executados, monitoramento das etapas executadas, pendências, prazos para manutenção de contratos, etc…

Não obstante, além deste controle das tarefas em si, consequentemente, é possível o controle das ações dos profissionais envolvidos na execução. Ou seja, meu gestor pode gerenciar a minha produtividade também com o auxílio do próprio fluxo, que gera relatórios com informações das movimentações que realizei nos processos.

Liberdade para trabalhar de qualquer lugar

Outro grande benefício do Orquestra (e aqui não só para o fluxo de contratos): mobilidade. Com o processo automatizado e padronizado dentro do sistema, tenho a liberdade de poder trabalhar de qualquer lugar que tenha um mínimo de infraestrutura, até mesmo dispensando a necessidade de ter que ir para um escritório. Isso porque o sistema pode ser acessado via navegador web, ou por aplicativos no tablet ou smartphone.

Foi-se o tempo em que eu precisava estar lá para receber o malote, pois tal documento vai chegar e tenho que dar continuidade no processo! Glória!

Melhoria contínua

Por fim, mas não menos importante, trago a questão do compromisso com a melhoria contínua. Sabemos que a rotina de todo trabalho é mutável de acordo com diversos fatores:

• Realidade do mercado;
• Estratégia da empresa;
• Novas leis entrando em vigor no país;
• Novas diretrizes organizacionais;
• Entre muitos outros…

Por isso, é essencial e indispensável o acompanhamento da rotina das atividades e suas mudanças. Somente assim poderemos pensar em otimizar os processos e fazer com que eles continuem a atender às necessidades da organização. O Orquestra também permite essa remodelagem constante, de forma simples, prática e segura. Fato este que estamos fazendo neste momento, para que possamos reforçar o comprometimento com a otimização do trabalho e maximizar bons resultados!

Dica de leitura extra: Gestão de documentos – o que é e como funciona?

Encantamento dos envolvidos

Além de proporcionar um gerenciamento do fluxo de contratos mais eficaz e produtivo, a solução acaba encantando todos aqueles que, de alguma forma, interagem no fluxo. Seja pela segurança que a plataforma transmite, ou pela centralização da comunicação em um único canal. Sendo assim, buscamos implementar o mais rápido possível a solução, pois sabemos que dessa experiência colheremos bons frutos.

Também vejo a possibilidade desse encantamento acontecendo de forma positiva para todos que de alguma forma utilizem o Orquestra e tenham interações com envolvidos externos, independentemente de ser em um processo de contratos. Isso porque a essa experiência acaba gerando não apenas o encantamento pela plataforma propriamente dita, mas sim também pelo processo inteligente pelo qual ele passa.

Uma gestão de contratos otimizada não quer guerra com ninguém!

Seguidamente aqui no blog falamos como a automatização de processos pode acelerar os resultados da sua organização. Também falamos com frequência como nossas plataformas Orquestra BPMS e ECM  auxiliam você em inúmeras situações. Mas, como já dizia o ditado “falar de fora é fácil”. Então, resolvemos falar de dentro, com conhecimento de causa, com erros e acertos.

Essa foi um pequeno exemplo, de um fluxo específico, daquilo que as nossas soluções são capazes de fazer.  De como podem transformar processos ineficazes em processos inteligentes. Sim, com elas você pode ir ao infinito e além, pode apostar. Se você quiser saber mais, será um prazer conversar com você!

Até mais!