Fluxograma de recrutamento e seleção: modelo prático para time de RH 

Seu processo de recrutamento e seleção de um jeito simples e integrado com um modelo de fluxograma de recrutamento e seleção desenhado. Veja como montar o seu fluxo, passo a passo, e visualize um modelo pronto para se inspirar.

O que é um fluxograma de R&S e porque começar a usar

Um fluxograma de um processo de recrutamento e seleção vai além de uma representação visual do processo de contratação. 

Um bom fluxo mostra, padroniza e traz previsibilidade dos processos de ponta a ponta. Assim, todos os times envolvidos na contratação de um candidato sabem exatamente o que precisam fazer, quando de forma integrada.

Um fluxograma traz previsibilidade, organização, transparência e agilidade para todos os times envolvidos e é por isso que sua empresa precisa começar a usar fluxos mais padronizados para organizar R&S. Você ganha tempo. Seus candidatos transparência. 

Por que usar um fluxograma dentro do time de Pessoas

1. Reduza retrabalho: menos idas e vindas entre RH e gestores das vaga;
2. Acelera a contratação: prazos e responsáveis bem definidos de forma automatizada;
3. Visibilidade e transparência: todas as pessoas responsáveis estarão na mesma página. É fácil de acompanhar.

Não deixe que cada contratação seja uma surpresa negativa. Com um fluxograma de recrutamento e seleção você escala contratações, melhora os KPIs do seu time e faz a gestão de forma muito mais tranquila. 

Baixe Grátis o modelo de fluxograma de Recrutamento e Seleção

Principais etapas de R&S: do pedido da vaga até o onboarding do contratado. 

Abertura da vaga e aprovação 

Essa etapa é de extrema importância porque alinhar exatamente o escopo da vaga e as expectativas do gestor é fundamental para que a contratação seja acertada.

• Responsável da etapa: gestor da área e RH ou BP (business partner)
  
• O que precisa ser feito: descrição da vaga, perfil desejado e definição do orçamento
  
• SLA sugerido: 2 dias úteis para todas essas definições
  

Divulgação da vaga de trabalho e sourcing

Nesta fase, a vaga é publicada nos canais internos (intranet, mural, banco de talentos) e externos (LinkedIn, sites de vagas, indicações). Também é o momento de buscar ativamente profissionais no mercado.

• Responsável da etapa: RH
  
• O que precisa ser feito: publicação da vaga, ativação de banco de talentos, contato com candidatos potenciais
  
• SLA sugerido: 1 a 2 dias úteis após aprovação
  

Triagem de currículos e qualificação

Aqui acontece a filtragem dos currículos recebidos para selecionar aqueles que mais se aproximam do perfil desejado. Pode incluir questionários, testes ou entrevistas iniciais.

• Responsável da etapa: RH
  
• O que precisa ser feito: análise de currículos, verificação de requisitos obrigatórios para a vaga, aplicação de filtros objetivos e ATS (applicant tracking systems) e monte uma matriz de pontuação dos candidatos que pode ser via excel.
  
• SLA sugerido: 3 dias úteis

Quer aprender a montar um SLA na sua empresa: confira nosso artigo sobre o tema SLA o que é e como montar.

Entrevistas e avaliação técnica e fit cultural

Nesta etapa, os candidatos participam de entrevistas com o RH e o gestor da área. Mas também é possível que algum teste seja aplicado. O objetivo é validar competências técnicas e comportamental dos candidatos.

• Responsável da etapa: RH + gestor da vaga.
  
• O que precisa ser feito: entrevistas estruturadas, aplicação de testes técnicos ou cases práticos, avaliação de competências comportamentais.
  
• SLA sugerido: 5 dias úteis.
  

Checagem e referências

Para evitar surpresas, retrabalho e perda financeira com demissões, sempre cheque as  informações fornecidas pelo candidato e consulte referências profissionais. 

• Responsável da etapa: RH
  
• O que precisa ser feito: contato com ex-gestores, checagem de diplomas/certificações, validações adicionais (quando necessário).
  
• SLA sugerido: 2 dias úteis.
  

Proposta, aprovação e aceite

É o momento de formalizar a oferta, negociar e fechar a contratação.

• Responsável da etapa: RH + financeiro
  
• O que precisa ser feito: elaborar proposta, alinhar pacote de benefícios, negociar com candidato.
  
• SLA sugerido: 2 dias úteis
  

Pré-admissão e admissão

O candidato aceitou a proposta! Agora começa a fase de documentação e integração com o departamento pessoas para registro do novo colaborador.

• Responsável da etapa: RH + DP
  
• O que precisa ser feito: coleta de documentos, assinatura de contrato (preferencialmente digital), integração com sistemas internos.
  
• SLA sugerido: até 5 dias úteis
  

Onboarding do novo integrante do time

Um bom processo de integração e onboarding de um novo membro do time também evita surpresas e turnover. É importante que o novo funcionário tenha tudo que precisa para começar a trabalhar: equipamentos, manuais, treinamentos, integração com o time, acessos às ferramentas da empresa… Assim, você garante que ele se sinta acolhido e preparado para desempenhar seu papel.

• Responsável da etapa: RH + gestor da área
  
• O que precisa ser feito: treinamento inicial, apresentação da equipe, alinhamento de expectativas e objetivos, acessos ao e-mail e outras ferramentas de uso diário…
  
• SLA sugerido: primeira semana de trabalho (5 dias úteis)

O Zeev pode ser sua principal ferramenta neste processo. O Zeev é uma plataforma de gestão de processos e negócios (BPMS) que cria fluxos totalmente personalizáveis. Você automatiza e gerencia cada mínimo detalhe do fluxograma de processo de recrutamento e seleção, por exemplo. Mas não para por aí: a mesma lógica pode ser aplicada a qualquer outro fluxo de negócio, de qualquer setor da corporação. 

Por que usar o Zeev nos seus processos de RH

O Zeev é uma das primeiras plataformas de gestão de processos (BPMS) com inteligência artificial integrada: a IA Zai. Com a nossa IA, você descreve em linguagem natural como funciona o processo de recrutamento e seleção (ou qualquer outro processo!) e ela transforma automaticamente em um fluxograma no padrão BPMN. Simples assim.

Isso significa: mais autonomia para o seu time, mais agilidade, mais escalabilidade. Você não precisa mais depender do TI da empresa

O que você pode fazer na prática

• Criar fluxos automatizados de forma ágil, eficiente e escalável.
• Personalizar com arraste-e-solte, sem complicação.
• Integrar com ERPs, e-mail, assinaturas digitais e outros sistemas.
• IA Zai como copilota: ela sugere fluxos, escreve rascunhos de vagas, cria e-mails automáticos e até aponta gargalos.
• Garantir governança e conformidade: logs, auditoria, versionamento e total aderência à LGPD.

O resultado? Processos até 80% mais eficientes, com muito menos retrabalho e muito mais previsibilidade.

Passo a passo: como montar um fluxograma de recrutamento e seleção

1. Defina o escopo, os papéis e o SLA de trabalho

Comece identificando quem participa do processo (rh, departamento pessoal, gestor…), quem será responsável por cada etapa e quais os prazos acordados entre todas as partes. Assim, o trabalho ficará fluido, transparente e os riscos de retrabalho serão minimizados. 

2. Mapeie entradas, saídas e regras

Liste o que precisa estar definido para cada etapa avançar. Um exemplo simples: a vaga só pode ser aberta se o orçamento já estiver aprovado. Outro exemplo: o gestor só pode encaminhar candidatos para a entrevista técnica depois que o RH finalizar a triagem inicial. Essa visão ajuda a manter o processo padronizado e sem atalhos perigosos. Assim, você também conseguirá ver com objetividade onde as coisas estão travando e quem deve acionar. 

3. Desenhe o fluxo de R&S com a ZEEV

Quando você monta um fluxograma de recrutamento e seleção, é comum surgir a dúvida: como deixar claro de quem é a responsabilidade em cada etapa? Qual setor?

É aí que entram as swimlanes em português “faixas de responsabilidades”.

Dentro da faixa de cada área, você organiza as atividades que são responsabilidade de cada pessoa. Assim, fica visualmente óbvio quem faz o quê e em qual momento do processo de recrutamento e seleção.

4. Integre sistemas e ferramentas

Conecte o fluxograma com sistemas já usados na empresa como: ATS, ERP, e-mail e assinatura digital. Dessa forma, você elimina retrabalho, ganha agilidade e centraliza as informações. Se utilizar o template de processo pronto do Zeev isso é feito em segundos.

6. Publique, treine e rode o ciclo PDCA

Um fluxograma de R&S é vivo. Agora é hora de iniciar para além do planejamento. 

1. Publique
   Coloque o processo em uso. Na prática, isso significa disponibilizar o fluxograma para o time e garantir que todos tenham acesso às etapas.
   
2. Treine
   Explique para as pessoas envolvidas como usar o fluxo, quais são os prazos, quem aprova o quê e como funcionam as integrações (ex.: assinatura digital, e-mail automático).
   
3. Rode PDCA
   O PDCA é um ciclo de melhoria contínua, muito usado em gestão de processos:
   
   • P (Plan – Planejar): defina metas e como o processo deve funcionar.
   • D (Do – Fazer): execute o processo conforme planejado.
   • C (Check – Verificar): acompanhe se está funcionando como esperado (ex.: prazos, gargalos, indicadores).
   • A (Act – Agir): ajuste o que não estiver funcionando e melhore continuamente.

Previsibilidade nos processos de recrutamento e seleção

Quando você trabalha com fluxos claros e automatizados, ganha previsibilidade. Ou seja: sabe exatamente quanto tempo cada etapa deve levar, quem é responsável por avançar o processo e em qual fase cada candidato está.

Essa visão evita atrasos inesperados, melhora os KPIs e permite ao RH dar respostas rápidas para gestores e candidatos. Previsibilidade é a chave para transformar o recrutamento em um processo confiável e escalável.

E se esse fluxo estiver dentro do Zeev, você não precisa nem desenhar manualmente: a plataforma já gera o fluxograma em swimlanes, com integrações e automações, pronto para rodar. As tarefas chegam para os responsáveis como num passe de mágica.

Boas práticas para escalar R&S com governança

Melhore seus resultados com boas práticas que fazem diferença no dia a dia do time de Pessoas.

Padronização de critérios, scorecards e feedbacks

Ter critérios claros de avaliação evita decisões baseadas em achismo. Crie scorecards para comparar candidatos de forma justa e padronize os feedbacks para garantir transparência e boa experiência para todos.

SLAs por etapa e alertas automáticos

Defina prazos (SLAs) para cada fase do processo, como triagem, entrevistas e aceite de proposta. Configure alertas automáticos quando o tempo estiver estourando. Assim, ninguém esquece uma etapa e as contratações não atrasam.

Checklists de LGPD

Não vacile com os dados. Isso é muito importante porque em recrutamento e seleção sempre temos acessos a dados pessoais sensíveis. Monte um checklist de conformidade com a LGPD: consentimento do candidato, política de retenção de dados e registro de logs de acesso. Isso protege tanto a empresa quanto os candidatos. E claro, Isso também pode estar mapeado no seu fluxograma de R&S .

Integração com assinaturas digitais e prontuário do colaborador

Evite papelada e retrabalho. Com integrações, a proposta já pode ser assinada digitalmente e todos os documentos do novo colaborador vão direto para o prontuário digital. Mais agilidade e menos burocracia.

Métricas de recrutamento e seleção (KPIs e painéis de RH)

O time de RH também precisa ser orientado a resultados. Por isso, separamos algumas métricas importantes R&S para melhorar a performance do time de RH. Com o Zeev você tem todas as métricas na palma da mão. Assim você identifica gargalos e sabe o que está fluindo bem.

Principais métricas de R&S

• Time to approve: tempo médio para aprovar a abertura da vaga.
• Time to source: tempo até encontrar candidatos qualificados.
• Time to interview: quanto tempo leva entre a triagem e a primeira entrevista.
• Time to hire: tempo total da abertura da vaga até a admissão.

Esses indicadores ajudam a entender a velocidade do processo.

Taxas e custos que fazem diferença

• Taxa de conversão por etapa: quantos candidatos avançam de uma fase para outra.
• Lead time por vaga: quanto tempo uma vaga específica ficou aberta.
• Custo por contratação: soma dos investimentos (divulgação, ferramentas, tempo da equipe).

Aqui você mede a eficiência e a qualidade das contratações.

Painéis e dashboards de R&S

Tenha visibilidade em tempo real com dashboards que mostrem:

• Funil de R&S: quantos candidatos estão em cada etapa.
• Ageing de vagas: há quanto tempo cada vaga está em aberto.

FAQ de Fluxograma de Recrutamento e Seleção

Resumo:

Um fluxograma bem desenhado de recrutamento e seleção traz clareza, governança e velocidade para o RH. Com o modelo pronto da Zeev, você não precisa começar do zero: basta adaptar, automatizar e acompanhar os indicadores.

Além disso, A IA Zai da Zeev funciona como um copiloto do time de Pessoas. Você explica em linguagem natural como deseja que seja o processo de recrutamento e seleção, e ela gera automaticamente um fluxograma no padrão BPMN. 

Quer conhecer mais do Workflow de processos Zeev?

Você chegou até o fim desse conteúdo. Nos vemos no próximo artigo!