Como utilizar o fluxograma de processos na gestão da qualidade

O uso de fluxogramas pode ser um grande aliado dos gestores na busca pela excelência operacional e garantia da qualidade nos processos empresariais. Esse tipo de estratégia fornece uma visão extensa dos fluxos de trabalho, facilitando a identificação de gargalos e oportunidades de melhoria. Garantir que os produtos e serviços da organização atinjam as expectativas dos clientes pode ser um desafio. No entanto, há ferramentas que tornam esse trabalho mais simples e efetivo. Nesse artigo, falaremos sobre como utilizar o fluxograma de processos na gestão da qualidade e apresentar os benefícios dessa prática.

O que é um fluxograma?

Fluxograma é um tipo de diagrama que funciona como a representação gráfica das etapas de um fluxo de trabalho. Para isso, utiliza-se formas geométricas, cores e setas para facilitar a visualização e compreensão da sequência de ações a serem executadas. 

Um dos maiores motivos para a popularidade dos fluxogramas está no fato de se tratar de uma ferramenta versátil. Ou seja, ele é aplicável em diversas áreas, independente de nicho de atuação, complexidade ou tamanho do negócio.

Benefícios de utilizar o fluxograma processo na gestão da qualidade

Uma organização pode obter benefícios significativos ao incluir fluxogramas na gestão da qualidade. Alguns exemplos são:

1- Padronização das atividades

Uma das maiores dificuldades na gestão da qualidade é a assegurar a padronização das atividades, que é o que garante um produto final consistente e com pouca variação. Nesse sentido, o fluxograma pode ajudar a definir diretrizes para garantir que as tarefas sejam realizadas da mesma maneira todas às vezes. 

2- Apontamento de falhas e gargalos

Uma das principais vantagens dessa ferramenta está na facilidade em identificar gargalos e pontos de melhoria nos fluxos de trabalhos. Ao analisar o processo “de fora” é mais simples apontar problemas que impactam na qualidade final do produto, o que permite atuar sobre suas causas, não apenas consequências.

3- Redução de custos

A visão ampliada das tarefas possibilita identificar desperdícios e redundâncias e eliminá-los, sem que isso afete a produtividade da empresa. Muitas vezes, um processo tem mais etapas do que realmente necessita, o que leva a um gasto desproporcional de recursos, como tempo, equipamentos e mão de obra.

4- Controle sobre os processos

Fluxogramas proporcionam aos gestores um maior controle sobre os processos mapeados, uma vez que eles conseguem acompanhar de perto a execução das tarefas que o compõem. Com isso, é possível monitorar e garantir que as diretrizes de qualidade estabelecidas estejam sendo seguidas a risco.

5- Promoção da melhoria contínua

Implementar a melhoria contínua é fundamental para assegurar que a empresa acompanhe as mudanças no mercado e mantenha-se relevante. Nesse sentido, o uso de fluxogramas fornece uma análise crítica e insights para melhorar a eficiência dos processos, o que permite que eles estejam em constante aperfeiçoamento.  

Como fluxograma pode ser usado na gestão da qualidade: passo a passo

1- Escolha um processo para ser analisado

Antes de mais nada, é preciso escolher um processo que você deseja analisar e melhorar. Por exemplo, suponhamos que você decida mapear a execução das auditorias internas, usadas para avaliar a conformidade da operação com os padrões estabelecidos.

2- Mapeie as atividades desse processo

Para começar, deve-se fazer um levantamento de todas as atividades envolvidas no processo escolhido. No caso do exemplo (auditorias internas), as etapas envolvem planejamento, coleta de informações, visitas em campo, geração de relatórios, entre tantas outras.

3- Defina uma ordem lógica

Nessa etapa, é preciso usar o pensamento estratégico para definir a melhor ordem de execução para as tarefas do processo. É importante que haja uma conexão lógica entre elas. Dessa forma, não faz sentido que a visita em campo seja feita antes do planejamento, certo? 

4- Escolha uma ferramenta 

Um fluxograma pode ser criado em um software especializado, uma plataforma online, Word, PowerPoint ou até mesmo no bom e velho papel e caneta. Mapeamentos mais simples podem ser feitos em ferramentas básicas, mas se você lida com um fluxo de trabalho complexo, muitos colaboradores e abundância de informações, opte por um sistema mais robusto. 

5- Monte o fluxograma

Acesse o programa escolhido e inicie a montagem do fluxograma. Utilize símbolos, formas geométricas e cores para representar atividades e decisões, conforme as regras desse tipo de diagrama. Não se esqueça de incluir setas entre as formas para indicar qual o fluxo sequencial das ações.

6- Monitore e implemente a melhoria contínua

Por fim, revise o projeto final para garantir que todas as informações estejam corretas e que a representação seja clara e compreensível para todos. Durante o uso, é de se esperar que o processo evolua ou sofra alterações, nesse caso, é crucial manter o fluxograma atualizado, de forma que ele reflita a realidade. 

Entender como utilizar o fluxograma de processos na gestão da qualidade e otimização da eficiência em uma organização. A ferramenta favorece padronização das atividades, identificação de gargalos, redução de custos, entre outros benefícios. Dessa forma, é possível implementar a melhoria contínua e garantir a satisfação do cliente final!

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