Controladoria: 6 dicas para melhorar a sua gestão de tarefas

Monitorar e gerenciar o fluxo de trabalho pode ser difícil, não é mesmo? Por mais que você preze pela adoção de boas práticas e busque alternativas para melhorar a rotina e principalmente, solucionar os problemas, nem sempre as coisas  saem conforme o esperado. Na controladoria não é diferente.

Apesar de lidar com tantos números e análises, problemas de produtividade e gestão também são muito comuns. Por isso hoje resolvemos falar e dar algumas dicas sobre como resolver isso, ou seja, como melhorar os processos que fazem parte da área de controladoria das empresas.

Por que você deve otimizar os seus processos

Mais do que garantir a dinamicidade necessária ao negócio e aumentar a vantagem competitiva, essa prática visa à melhoria das tomadas de decisão, transparência dos procedimentos adotados e eliminação de etapas e tarefas desnecessárias dentro do processo.

Qual o lucro? Essa é a pergunta que a controladoria responde sempre, não é mesmo? Ou ainda pode ser, qual o resultado? Mas, para chegar em alguma resposta muitos dados são coletados em diversos locais e sistemas.

Quantas vezes você busca informação em sistemas que não se comunicam? Quantas vezes ao final do período você troca e-mails com diversas pessoas dentro da empresa para buscar informações? Quanto tempo, hoje, você leva para buscar um dado importante que seja fidedigno, ou seja, digno de crédito, de confiança? O quanto no meio de tudo isso poderia ser otimizado e melhorado?

Se você está se perguntando como fazer isso, está no lugar certo.

Como otimizar a gestão de processos na controladoria

O propósito de otimizar os processos na controladoria é ter mais eficiência e controle das atividades. Logo, você fará menos trabalho operacional, manual, e terá muito mais tempo parar focar em atividades estratégicas junto a gestão da empresa. Para te ajudar, listamos algumas dicas bem importantes. Veja!

1) Integre relatórios

Para que o planejamento se realize é necessário que todas as áreas sigam um ritmo planejado de gastos e cumpram com o planejado em receitas, certo?

Em outras palavras, as diferentes áreas da empresa devem estar na mesma página e integradas para garantir que a controladoria receba dados reais, organizados, atualizados e precisos para subsidiar a tomada de decisão.

Eu poderia citar aqui a Demonstração de Resultados do Exercício – famoso DRE – ou o balanço patrimonial, análise da ROB (Receita Operacional Bruta), orçamento (Previsto x Realizado – elaboração, acompanhamento e análise), investimentos, fechamento contábil, etc. Nossa quanta informação, consegui imaginar a nuvem de números em minha cabeça.

Você faz isso manualmente, acertei?

O problema está na compilação manual de tudo isso. É completamente inviável, não importa o tamanho da empresa. Quando você trabalha com processos que são manuais (pega informação de um sistema, joga em excel, joga em relatório, etc.) a chance de cometer algum erro de digitação é gigante.

A dica é: integre suas informações. Faça com que os sistemas se comuniquem. Evite ao máximo atividades manuais. Se você não sabe como fazer isso, solicite a ajuda da TI! Hoje existem ferramentas que ajudam na integração entre sistemas. Algumas vezes você gasta tanto tempo fazendo uma tarefa que é super simples de ser integrada, mas você nem sabe qual a dimensão e esforço por parte da TI em automatizar isso.

2) Utilize RPA. RPA?

Talvez você não saiba o que é RPA, mas RPA é tudo que um analista de controladoria precisa. O RPA é um robô que joga informação de um lado para o outro. Ele executa tarefas operacionais por você e traz uma eficiência muito maior para o processo. Para eu não duplicar conteúdos, vou deixar que você leia o post específico sobre RPA, tem um vídeo que demonstra como ele funciona.

3) Invista em você

As ações da controladoria são colocadas em prática pelo controller, analista financeiro, etc. O cargo aqui não importa muito, a dica é: invista em treinamentos que possam ajudar na sua rotina. Não estou falando da tão sonhada graduação, mestrado ou doutorado. Estou falando de pequenos treinamentos pontuais que nos transformam.

Eu tenho feito alguns e tenho gostado bastante. São cursos rápidos (um dia), que custam pouco e agregam muito no dia a dia. Por exemplo, se você ainda usa muito excel, bora se especializar e fazer um curso de excel mega avançado. Isso pode te render muita produtividade nas tuas tarefas de rotina.

Investir em você também significa parar uma meia hora por dia para se atualizar, ler artigos como este, procurar dicas na internet, etc. Por exemplo, eu já vi várias pessoas dizerem que sua vida mudou após conhecer um livro chamado, em português, “A Arte de fazer acontecer”. Tem um resuminho dele neste post da ACE aqui.

4) Se especialize em análises e Gerencie riscos

Uma das maneiras de usar as informações geradas pela controladoria é no gerenciamento de risco. Com os dados obtidos, é possível reduzir as incertezas e aumentar as chances de êxitos. Da mesma forma, você consegue se antecipar às tendências e enfrentar as situações negativas que surgirem.

Entretanto, a dica aqui é: não deixe as atividades do dia a dia consumirem a sua rotina e te deixarem sem brechas para análises ricas de toda essa informação. Só gerar dados não significa nada, não é mesmo? A questão principal da história e o quanto de informações valiosas a gente consegue extrair dessa família de números. Por isso, esteja sempre analisando e com as informações na ponta da língua.

5) Centralize o fluxo de informações da controladoria

Um dos problemas que atormentam qualquer área é a chuva de informações que chegam de todos os lados. Telefone, e-mail, papel, etc. Esse modo de trabalho rouba a nossa produtividade de uma forma que muitas vezes nem enxergamos. Pois, você paralisa uma atividade para fazer outra e no final o dia acaba com a sensação que criamos mais tarefas do que encerramos.

A dica aqui é centralizar as suas informações e usar alguma ferramenta para gerenciar isso. Se você não tem previsão de usar ferramentas mais avançadas utilize ferramentas gratuitas. Criar um grupo no Microsoft Teams já te ajudaria a centralizar a informação e perguntas que chegam e isso é muito simples.

Veja aqui a lista de ferramentas que podem te ajudar.

 6) Invista em sistemas automatizados

As atividades da controladoria ganham muito mais velocidade com a ajuda da tecnologia. Um sistema automatizado é capaz de acelerar os resultados e integrar todas as informações dentro da empresa, do início ao fim. Ferramentas como Business Process Management (BPMS) podem contribuir para padronizar o modo de trabalho, reduzir erros e aumentar a sua eficiência. Pesquise sobre isso!

Leia também: O que é e o que pode fazer um BPMS?

Se você tiver alguma dúvida, ou quiser continuar falando sobre o assunto nos contate. Deixe um comentário aqui no blog. Responderemos rapidinho!

Até mais!