Como e por que utilizar um fluxograma: veja os benefícios

Muitos gerentes enfrentam processos complexos e confusos que consomem tempo e geram custos. Em situações como essa, o mapeamento de processos pode ser muito útil, proporcionando a toda a equipe uma visão abrangente da empresa.

Nesse cenário, usar um fluxograma é fundamental, uma vez que identifica e mostra graficamente as operações, ampliando a visão do gestor e reduzindo erros.

Sendo assim, a ferramenta, que pode ser utilizada em vários nichos do mercado, oferece vantagens como organização, clareza e praticidade. Neste blogpost, saiba como e por que utilizar um fluxograma!

Como usar um fluxograma?

Mapear os processos de sua empresa com um fluxograma ou as atividades de um projeto é mais fácil do que se pode imaginar. Aprenda a fazer isso ao seguir cincos passos: 

1- Defina o processo a ser avaliado

Escolha um processo operacional que você tem interesse em mapear e otimizar. Pode ser um fluxo de trabalho de qualquer setor, desde que conte com uma sequência de atividades rastreável.

2- Identifique e organize as etapas

Mapeie todas as etapas que fazem parte de tal operação, do início ao fim, das mais simples até as mais complexas. Tendo essa lista em mãos, determine uma ordem lógica para organizá-las, tendo como objetivo deixar o trabalho mais fluido, ágil e eficiente.

3- Faça o fluxograma 

Escolha uma ferramenta, que pode ser um software especializado ou até mesmo um PowerPoint, e dê início à montagem do fluxograma. Organize as atividades mapeadas dentro das formas geométricas e use setas para uni-las e indicar um sentido sequencial.

4- Inclua os colaboradores envolvidos

Identifique os responsáveis por todas as tarefas mapeadas e inclua seus nomes no fluxograma. Esta etapa é importante, pois permite que cada trabalhador tenha mais controle e clareza sobre suas funções e responsabilidades dentro do projeto. 

5- Implemente a melhoria contínua 

Uma vez implementado, é essencial acompanhar o desempenho da estratégia de perto e avaliar possibilidades de aperfeiçoamento. Inclusive, o uso da ferramenta vai ajudar na identificação de elos fracos e problemáticos no sistema, o que deve ser usado para aplicar a melhoria contínua.

Em quais áreas um fluxograma pode ser usado?

O fluxograma serve para organizar e otimizar processos de negócio. Então, ele pode ser aplicado em praticamente qualquer ramo de trabalho, como: 

• Gestão de processos;
• Manufatura e indústria;
• Engenharia;
• Desenvolvimento de softwares;
• Educação;
• Marketing;
• Atendimento ao cliente;
• Compras;
• Vendas;
• Administração de empresas.

Quais as vantagens em usar fluxogramas?

Usar um fluxograma na sua empresa pode garantir a ela diversas vantagens, por exemplo:

1- Ampla visualização dos processos

O fluxograma proporciona uma visão mais abrangente do processo como um todo,  permitindo que a gestão exerça um maior controle sobre as atividades. Com isso, é possível tomar decisões mais informadas e alinhadas com a real situação do negócio, aumentando assim as chances de sucesso. 

2- Redução de custos

Uma das principais utilidades dessa ferramenta é identificar pontos de melhoria, problemas e desperdícios em um processo. A partir disso, pode-se desenvolver ações para cortar custos que não agregam valor ao produto, tornando a operação mais econômica. 

3- Otimização da mão de obra

Ao aplicar essa estratégia, cada colaborador sabe exatamente qual a sua função, as atividades a serem desempenhadas, como executá-las e o prazo de entrega. Dessa forma, eles podem organizar melhor seu tempo, o que reflete em uma otimização no trabalho do time. 

4- Melhoria na qualidade dos itens finais

A melhoria no produto final é o reflexo de uma operação mais produtiva e organizada. Uma vez que os processos corram sem interrupções ou falhas, a tendência é que as entregas sejam mais rápidas, eficientes e com um padrão de qualidade constante. 

5- Padronização na execução de tarefas

Se cada funcionário efetuar uma atividade de sua própria forma, é possível que os resultados obtidos sejam divergentes, por isso é importante uniformizar a produção. Além disso, a padronização também pode diminuir as falhas, pois as tarefas são feitas sempre da mesma maneira, tornando-se automáticas para os executores. 

6- Identificação de falhas e gargalos

Ao enxergar o processo de forma clara, é mais fácil ver quais são as atividades ou etapas que estão gerando gargalos e falhas. Como resultado, a gestão pode pensar em ações corretivas para redução de erros ou reposicionamento das etapas para otimização do fluxo.

7- Melhorias na comunicação interna

A ideia central dos fluxogramas é deixar processos complexos mais fáceis de compreender. Isso ajuda os colaboradores a organizar seu raciocínio e fazer análises mais críticas. Desse modo, todos os envolvidos compreendem o processo, o que diminui ruídos na comunicação.

Portanto, o uso de fluxogramas na sua empresa é uma das formas mais eficientes de mapear e organizar processos, tornando-os mais efetivos. O apelo visual da ferramenta ajuda na compreensão, tornando o aprendizado dos envolvidos mais simples. 

Além disso, esta é uma forma eficaz de acompanhar o andamento dos negócios, identificando oportunidades de melhoria e facilitando a tomada de decisões estratégicas e embasadas. 

Quer otimizar as atividades na sua empresa e torná-la mais produtiva? Conheça o nosso blog e tenha acesso às melhores dicas de gestão!