18 Ferramentas mais usadas nas empresas

As ferramentas de gestão para o dia a dia de qualquer profissional vêm sendo desenvolvidas pelo ramo da tecnologia de informação e trazem, a cada dia, novas funções para serem exploradas.

Estas ferramentas permitem que os profissionais da área eliminem tarefas desnecessárias, reduzindo o tempo de gerenciamento das atividades e integrando sistemas.

Neste artigo, listamos algumas ferramentas que podem otimizar o seu dia a dia. Dividimos a lista de acordo com as funções:

1. Gestão de processos;
2. Projetos;
3. Gerenciamento de conteúdos, documentos e informações;
4. Comunicação;
5. Vídeo conferência;
6. Mapa mental.

Talvez você deseja apenas organizar suas tarefas, ou também modelar seus processos, ou ainda otimizá-los. E, por que não, todas as opções anteriores? Acompanhe o texto e fique por dentro!

Ferramentas de que todo profissional de processos deveria conhecer

1. Zeev – Criando aplicativos para automatização de processos com pouco código

Zeev é uma ferramenta low-code. Muito utilizada por profissionais da tecnologia da informação que queiram rapidamente implementar novas soluções. Por ser low-code, Zeev possibilita que você automatize processos da sua empresa de uma forma muito rápida. Além dos profissionais de TI, outros profissionais se beneficiam da ferramenta. Pois, ela não exige conhecimento em desenvovimento. Isso significa que se você não souber programar, você também conseguirá criar software e implementar processos automatizados.

Na prática, com Zeev você vai:

1. Se você for da TI, poderá acelerar as otimizações e dar velocidade no seu backlog;
2. Se você não for da TI, poderá construir seus próprios softwares de gestão de processos, mesmo que não saiba programar;
3. Com tudo pronto, você dará para a sua empresa o grande poder de uma gestão de processos eficiente;
4. Diga adeus a gestão de tarefas por e-mail e comece a ter controle sobre as tarefas executadas dentro da equipe;
5. Zeev trás organização para os seus processos e cria uma orquestração entre departamentos (eu escutei fim do esquecimento e das brigas entre equipes? hehe).

O Zeev permite que você automatize os fluxos de trabalho da sua empresa, deixando de fazer controles manuais em planilhas, e-mails e chats, dando muito mais padrão e organização para a execução das atividades. Por ser low-code, você pode criar um novo fluxo e automatizá-lo em 5 minutos!

Veja que a ferramenta permite o monitoramento do tempo total do processo, controla atividades, avisa quando as tarefas estão atrasadas e emite relatórios das tarefas em andamento. Além de se comunicar com todos os outros softwares utilizados dentro da companhia, facilitando o trabalho colaborativo.

3. bpm.io

Utilize bpm.io se você deseja entender e mapear o fluxo dos processos, pois o bpmn.io é um editor que permite que você desenhe online mapas, modelos e diagramas de processos. Além de ser gratuito, ele funciona direto no seu browser, sem a necessidade de instalação de nenhum software. A ferramenta é ideal caso você esteja começando iniciativas de modelagem e queira entender como os seus processos funcionam.

Há a opção de download dos desenhos de processos em formato BPMN, caso você queira posteriormente utilizar outro software ou iniciar automatização dos processos. Há a opção de exportar em formato de imagem, também. Neste caso, em formato PNG.

4. Cawemo

O Cawemo é uma ferramenta que auxilia as equipes a projetarem e discutirem compartilhamento de fluxos de trabalho, planejamento e ideias que envolvem os processos da empresa.

A plataforma permite que várias pessoas trabalhem em um mesmo fluxo de forma simultânea, o que otimiza o trabalho em equipe e melhora o gerenciamento do projeto. Além disso, há a possibilidade de compartilhar os diagramas com o restante da equipe.

Compartilhe seus diagramas e tenha todos a bordo com o seu fluxo de trabalho. Você pode facilmente incorporar o seu diagrama no wiki de sua empresa (portal) ou compartilhar via e-mail. Eu particularmente gosto bastante do desenhador do Cawemo. Eu sempre uso quando eu vou fazer mapas de processo apenas a nível investigativo. Depois, eu faço download do desenho e uso o mesmo desenho para automatizar o processo. Bem simples!

Ferramentas de Gestão de projetos

5. Asana

Diferente das ferramentas citadas acima, o Asana é uma ferramenta que faz gestão de projetos (e não processos). O Asana é uma plataforma online utilizada para a organização de tarefas e de gerenciamento de tarefas colaborativas. Dentro dessa plataforma, é possível administrar e criar trabalhos, dividir as tarefas de forma rápida e prática, definir responsáveis e prazo, além de convidar seus amigos e colegas de trabalho para participarem da equipe.

Para utilizar a plataforma, é necessário fazer um cadastro, cedendo seu e-mail e informações pessoais. A partir daí, basta criar um time e definir quem serão os convidados do grupo de trabalho.

Após essa etapa de criação, você pode começar a administrar as tarefas, por meio do painel inicial, bastante fácil de entender e de uso bastante intuitivo. A criação de tarefas também se dá nesse mesmo painel.

OBS: O Asana é uma ferramenta de gestão de projetos que trabalha (também) com a visão de kanban. Deixarei um texto aqui que fala um pouco sobre isso. Kanban é uma forma moderna de fazer gestão de projetos. O Asana já foi citado até mesmo pela Cristina Junqueira (A Co-fundadora da Nubank) em uma das caixinhas do Sextou que ela faz no instagram, pelo jeito eles também usam Asana.

6. Trello

Trello também é uma ferramenta muito popular e similar ao Asana. Utilize se você busca organizar manualmente suas tarefas, pois o Trello é uma ferramenta que substitui notas autoadesivas (ou os famosos posts-its), planilhas, agenda, e e-mails. É uma forma de organizar visualmente, em um só lugar, todas as tarefas a serem realizadas.

Além disso, o Trello permite que as listas de afazeres sejam gerenciadas e o andamento seja acompanhado por toda a equipe de forma sincronizada, já que a atualização é instantânea.

OBS: Entre Trello e Asana eu prefiro o Asana, mas essa é minha singela opinião. Uso os dois com frequência, mas prefiro utilizar o Asana. Acho mais moderno e intuitivo.

A ferramenta Trello funciona como uma lista de tarefas, kanban, com cartões que podem ser marcados com cores, status de andamento, responsável pela atividade e prazos. Também permite adicionar comentários e feedbacks e sincronizar com todos os dispositivos. Uma de suas vantagens é a boa visualização de toda a linha de produção das tarefas.

A atualização é instantânea e pode ser visualizada por todo o time. A plataforma é acessada pelo navegador da internet, sem que seja necessário trabalho com sua instalação. O melhor de tudo: há uma versão free bem completa!

Ferramentas de Gestão de conteúdos e informações

7. Zeev docs (ECM / GED)

ECM é a sigla para Enterprise Content Management. Essa tecnologia, popularmente conhecida como GED – Gestão eletrônica de documentos, permite que as empresas realizem uma melhor organização e administração de tudo aquilo que diz respeito à informação empresarial. Zeev docs é a nossa indicação se você está precisando de uma ferramenta que faça a gestão documental.

Ela auxilia as empresas com a automatização do desenvolvimento de estratégias, armazenamento de informações, captura de dados, distribuição de documentos, rastreabilidade e histórico de informações, etc. Resumidamente é tudo que a sua empresa precisa para ter mais organização e acabar com o uso do papel.

O Zeev docs pode ser utilizado pela empresa de várias formas, com a devida estruturação e padronização dos dados provenientes das diversas áreas da empresa, fazendo com que a sua equipe produza de forma eficiente e evitando erros. Conheça o Zeev docs em 1 minuto:

8. OneDrive

OneDrive é uma poderosa ferramenta de gestão de informação que você pode utilizar. É de fácil acesso e, por ser vinculada à Microsoft, é compatível com vários outros programas da marca.

Dispõe de um serviço de armazenamento em nuvem, bastando uma conta Microsoft. Além de armazenar, é dado ao usuário a opção de definir quais arquivos serão públicos e quais serão privados e disponíveis apenas para pessoas autorizadas. Dessa forma, você consegue compartilhar arquivos com sua equipe facilmente e evita a duplicação de informações e versões de um mesmo documento.

O legal do onedrive é que ele deixa todos os seus documentos na nuvem, portanto se o seu computador estragar ou acontecer qualquer coisa inesperada, não há preocupações. Pois, os documentos que você criou estão todos na nuvem. Basta logar na conta. Beeem mais fácil né? Especialmente considerando que quase 50% dos CIOs planejam migrar mais de três quartos de todas as cargas de trabalho para a nuvem nos próximos dois anos. Quem disse isso nem foi eu, foi a Mckinsey em seu texto sobre “The CIO agenda for the next 12 months: Six make-or-break priorities

9. Dropbox Paper

Dropbox Paper é um editor colaborativo de documentos. Ele utiliza a tecnologia de armazenamento em nuvem do Dropbox e, a partir daí, torna possível a sincronização em tempo real e a participação de vários colaboradores ao mesmo tempo.

É gratuito e está disponível para diversas plataformas, como Android e iOS. Ele apresenta uma interface intuitiva e bastante simples de ser entendida. Para utilizá-lo, é necessário ter uma conta no Dropbox.

A aparência simples do aplicativo não pode ser confundida com seu potencial, que é alto, por causa, sobretudo, de uma estrutura poderosa. O aplicativo é uma ótima alternativa para você e o seu time, com o diferencial de os conteúdos ficarem salvos na própria plataforma.

Ferramentas para a Comunicação

10. Microsoft Teams

O Microsoft Teams é uma ferramenta de comunicação que oferece o envio de mensagem de textos  para conversas privadas, ou para grupos com múltiplas pessoas, ligações de voz, vídeos individuais ou em grupo, reuniões e compartilhamento de tela.

Dessa forma, a plataforma permite que você crie times de trabalho, melhorando a comunicação e a integração entre as equipes. Além disso, ela oferece a possibilidade do compartilhamento de arquivos e da edição online, o que agrega ao seu time produtividade e torna o seu dia a dia mais simples.

O Microsoft Teams também é compatível com outros aplicativos da Microsoft, como Office Online, Word, PowerPoint, Excel e OneNote. Pode ser utilizado também em conjunto com Trello e Evernote.

11. Loom

O Loom é uma ferramenta que se você ainda não conhece é quase obrigatório você conhecê-la. Eu amo o loom! É uma ferramenta de comunicação que funciona por meio de um plugin instalado no Google Chrome para gravar a sua tela, capturando vídeo e áudio. Após concluir a gravação, é gerado um link que você pode compartilhar com a sua equipe. De forma resumida, ele grava a tela e o seu vídeo ao mesmo tempo.

A ferramenta pode ser útil para realizar treinamentos de utilização de diversos softwares adotados na empresa. Além disso, serve para explicar gráficos, análise de desempenhos, auxiliar como desenvolver determinada atividade, entre outras questões que a sua criatividade permitir.

Com o Loom, aquele texto explicativo de meia página cai por terra e você passa a ser muito mais assertivo nas suas explicações e demonstrações.

12. Skype

O Skype é uma ferramenta de comunicação da Microsoft, que permite a troca de diversas informações pela plataforma, seja por meio de texto, áudio ou imagem. Desde a sua criação, é muito utilizada para ligações de longa distância. Confesso que desde que surgiu o teams eu nunca mais usei Skype, mas sei que tem gente que ainda usa.

Isso porque a ferramenta permite a comunicação entre membros da equipe a um baixo custo. O Skype pode ser utilizado em qualquer região do mundo, desde que tenha acesso à internet. Funciona tanto no computador como em tablets ou smartphones.

Videoconferência

13. Whereby

Whereby, também muito conhecido como o antigo Appear.in, é uma ferramenta de comunicação que funciona em uma plataforma online, ou seja, sem a necessidade de realizar nenhum tipo de download de software. Ela permite a realização de reuniões onlines de computador, tablets e smartphones. Assim, você consegue realizar aquela reunião mesmo sem estar com seu computador em mãos.

É um programa simples e gratuito. Possui uma interface enxuta e intuitiva, ideal para quem procura por programas facilmente adaptáveis à equipe.

14. Google Hangouts

O Google Hangouts, conhecido também só por hangout, é uma plataforma criada para facilitar a troca de mensagens, arquivos e realização de videochamadas entre pessoas.

O programa conta com uma interface simples e recursos variados. Pode ser utilizado tanto em computadores como em smartphones, por meio do seu aplicativo de mesmo nome.

15. ezTalks

Essa plataforma é provedora de serviços para comunicação online. Apresenta planos gratuitos e pagos. Com a ferramenta, é possível se conectar a pessoas de todo o mundo. Oferece recursos de audioconferência, videoconferência, webinar, compartilhamento de tela e de arquivos, entre outros.

16. Zoom

Chegou a vez da ferramenta mais falada nos últimos tempos! O Zoom, assim como as demais, também é uma ferramenta de videoconferência. Mas ele vai além. Ele permite que você crie salas de conferências para reuniões que sejam colaborativas. Também permite que você faça eventos online para centenas de pessoas, como webinares. Além disso, permite que você faça uma série de integrações com suas demais ferramentas, otimizando seu tempo e seu processo. Você pode adquirir um plano gratuito, com algumas limitações, ou pago, que permitem você ir muito além de uma reunião virtual.

Mapa mental

17. Xmind

Xmind é um excelente software para criação de mapas mentais. Antigamente a versão free deveria ser instalada no computador. Hoje em dia o Xmind tem versão desktop, mobile e web! Na prática, ele serve para você criar mapas, fluxos e desenhos que façam a sua mente estruturar conhecimentos e organizá-los.

É uma ferramenta de mapeamento mental e brainstorming, desenvolvida para gerar ideias, inspirar criatividade, traz eficiência tanto no trabalho quanto na vida. Ou seja, isso significa que você pode usar xmind para iniciar as ideias sobre um projeto, fazer brainstorming com a equipe ou ainda planejar a sua próxima festa de aniversário.

Você vai jogando informações para dentro do mapa mental e pode definir os estilos de formato do tópico, texto e estilos de ramificação. E depois que você cria o seu mapa, você pode conectá-lo ao dropbox, google drive e onedrive. Eu adoro! Acho uma ferramenta muito poderosa.

18. Miro

O Miro também é uma ferramenta de mapa mental. Eles tem chamado a plataforma de lousa. Mais precisamente “A plataforma colaborativa com uma lousa digital online que une
seu time a qualquer hora, de qualquer lugar.” Assim como eu comentei sobre o xmind, o Miro também é uma ferramenta que possibilita que times façam brainstorming mesmo trabalhando remotamente. O vídeo que tem no site do Miro substitui qualquer imagem que eu vá colocar aqui. Por isso, eu recomendo que você entre no site e conheça um pouco mais sobre esta ferramenta fantástica!

_______________________________________

Espero que você tenha gostado do post de hoje. Se faltou uma ferramenta aqui que você usa e gosta, não deixa de me contar!

Até mais!