Automação no RH: 4 dicas para escolher a melhor ferramenta

A área de Recursos Humanos enfrenta inúmeros desafios todos os dias. São solicitações vindas de todos os lados – telefone, e-mail, mensagem (muitas acontecem inclusive no corredor da organização). Há ainda o controle de benefícios, folha-ponto, admissões, férias, licenças…SOCORRO!

Como consequência, a rotina consome muito do tempo do profissional da área resolvendo problemas operacionais e não conseguindo se dedicar a uma gestão mais estratégica. Nesse contexto, a automação dos processos de RH pode ser uma boa saída.

É sobre isso que hoje eu venho falar com você. Já pensou em automatizar os processos e as solicitações do seu RH? Não sabe o que considerar na hora de tirar esse projeto do papel? Então, me acompanhe que eu vou mostrar o caminho!

Um RH sem burocracia?

Estudos mostram que cerca de 70% do tempo do RH é gasto em tarefas repetitivas, transacionais e meramente operacionais. Nesse contexto, eu pergunto: será possível existir um Recursos Humanos sem burocracia?

Não, não é um sonho! É possível transformar o setor de Recursos Humanos da sua organização em uma área mais estratégica e menos burocrática.

Hoje, mais do que nunca, as empresas não tratam mais o setor de Recursos Humanos como uma área operacional. Pelo contrário, o RH passou a fazer parte da visão estratégica das organizações, trabalhando seus talentos e desenvolvendo competências para o atingimento de metas e objetivos, sejam eles individuais ou organizacionais.

Dessa forma, investir em ferramentas que permitam a automação de processos e proporcionem o autosserviço aos colaboradores, como um BPMS, são bem vistas no mercado. Com ele, você consegue mapear, modelar, automatizar e monitorar processos. Nesse contexto, o colaborador ganha, o funcionário ganha e a organização ganha.

Veja o que a nossa equipe tem a dizer sobre os processos de RH:

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Sendo assim, você pode automatizar muitas das solicitações (férias, benefícios, revisão de cálculo de folha, etc.), centralizando-as em um único local. Como consequência, você passa a:

• Ter mais visibilidade das tarefas a serem executadas
• Informações importantes centralizadas
• Otimização da sua rotina de trabalho
• Melhora da sua eficiência e da sua produtividade

Do outro lado dessa moeda, estão os colaboradores. Para eles também há benefícios ao implementar a automação dos processos de RH, por exemplo:

• Autonomia para fazer suas solicitações
• Transparência do processo
• Um canal direto, sem interlocutores intermediários
• Mais agilidade
• Visibilidade das suas solicitações
• Mais satisfação!

Como eu havia dito, todos ganham! 🙂

Como escolher um BPMS para o meu RH?

Pois bem, já vimos que a tecnologia só vem a ajudar e a eliminar barreiras que deixam os processos de RH lentos. Dessa forma, separamos algumas dicas para te ajudar a decidir qual o melhor BPMS para automatizar os processos de RH da sua empresa. Veja só:

1. Verifique se a ferramenta é adaptável

Versatilidade. De nada adianta você adquirir uma ferramenta para automatizar processos que não seja flexível e adapte-se às necessidades do seu negócio. Da mesma forma que ela pode trazer para a sua organização processos já mapeados prontos para uso, é importante ela te dê autonomia para criar seus próprios processos, adaptando-se à sua realidade.

Sendo assim, otimizamos a rotina de todos – de quem solicita algo ao RH da empresa e de quem executa as tarefas. E no fim, todos saem ganhando: o colaborador, o responsável pela tarefa no RH e a organização.

2. Facilidade no uso

Ponto muito importante de ser analisado antes de optar pela solução “A” ou “B”. Avalie qual o nível de complexidade de uso da ferramenta – para ambos os lados, quem solicita e quem é solicitado. Para que se tenha mais sucesso na implementação da tecnologia, é preciso quebrar a barreira da resistência e não é com uma ferramenta difícil e nada intuitiva que você conseguirá essa façanha.

Lembre-se, ainda, que você não precisa virar um cliente assíduo da TI, abrindo solicitação atrás de solicitação, buscando atender justamente aos pedidos dos seus funcionários. Por isso, busque por soluções que sejam simples, rápidas, que não precisem de codificação e, principalmente, te deem liberdade e autonomia.

3. Mobilidade

Essa é a palavra do momento quando se trata de sistemas digitais e de autosserviço. Com a praticidade do uso dos smartphones, é possível ter acesso rápido e fácil a qualquer conteúdo de qualquer lugar. Por isso, não deixe de verificar se a ferramenta possui essa funcionalidade e se é compatível com os diferentes sistemas operacionais. Hoje, mais do que nunca, tudo se encontra na palma da nossa mão. E não será diferente com o seu colaborador, não é verdade?!

4. Veja se é a melhor solução para você

Entender o que de fato você está buscando e o que a ferramenta proporciona é fundamental. Uma boa solução se adéqua a todos os tipos de empresas. Ainda mais no que tange construção de processos, pois cada uma tem os seus, com suas regras. Sendo assim, ferramentas engessadas podem não ser o que você está buscando. Atente-se, também, para o fato de que algumas soluções são aplicadas a cenários com um número mínimo de colaboradores, o que pode inviabilizar a sua adesão.

Outro ponto importante é diferenciar aquilo que busca otimizar e automatizar processos, como a solicitação de férias, adiantamento de 13º salário, ou avaliação de desempenho, daquilo que se propõe a gerenciar os documentos da área. Nesse caso, são soluções com tecnologias distintas, então cuidado.

Um RH otimizado e estratégico!

Não é sonho, é tecnologia! Otimizar a rotina do Recursos Humanos é um requisito do mercado. Ser mais estratégico e menos operacional. Por isso, a automação de processos é mais um passo que você pode estar dando rumo à transformação digital da sua organização.

Sendo assim, você elimina uma série de gargalos, que só deixam tudo e todos mais lentos, e passa a ter processos muito mais inteligentes. Dessa forma, você deixa de trabalhar para o processo e ele passa a trabalhar para você! 😉

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Até mais!