As 5 fases do Ciclo de vida do BPM e como analisar

Hoje, nós vamos falar sobre tudo o que você precisa saber sobre o ciclo de vida do BPM, Business Process Management ou, em português, Gerenciamento de Processos de Negócios. O BPM é uma abordagem voltada para identificar, projetar, executar, documentar, medir, monitorar e controlar processos de negócio. Mas, se você chegou até aqui é por que você já conhece o BPM, não é mesmo? Aqui, vamos direto ao assunto principal do nosso texto, o ciclo de vida do BPM.

Fases do ciclo de vida BPM

Conforme o CBOK, há um framework, ou seja, uma estrutura de trabalho para o ciclo de vida BPM. Este ciclo de vida é um conjunto de atividades divididas em fases. O ciclo de vida do BPM mais conhecido está no CBOK e contempla as seguintes fases:

1. Alinhar estratégia e metas;
2. Arquitetar mudanças;
3. Desenvolver iniciativas;
4. Implementar mudanças;
5. Medir o sucesso

Então, vamos falar de cada uma dessas fases para você, ao terminar de ler este blogpost, entender tudo do ciclo de vida do BPM.

Esta é a fase onde definimos a estratégia e as diretrizes para o alinhamento entre o processo de negócio e o plano estratégico da organização. As organizações, normalmente, possuem um plano estratégico. Neste plano, estratégias e objetivos organizacionais estão direcionados a criar e garantir uma proposta de valor para o cliente final, não é mesmo? 

Sendo assim, este plano estratégico é uma base para o alinhamento dos processos organizacionais e a estratégia da empresa. Deste modo, é possível direcionar o alinhamento dos processos ao objetivo do cliente. Nesta fase, tenho duas dicas para você. 

A primeira dica trata-se de uma ferramenta de planejamento estratégico, a análise SWOT. SWOT é um acrônimo, em inglês, de forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. No blogpost sobre a análise SWOT, você vai descobrir tudo sobre essa poderosa ferramenta. A segunda dica é sobre a questão crítica. Veja só, um fator importante para esta fase é a determinação do foco da mudança, conforme o CBOK. Então, identificar a questão crítica é um passo para que você consiga completar esta fase com êxito.

Identificar a questão crítica

A partir da definição do plano estratégico da organização, é possível analisar quais fatores impedem o atingimento dos objetivos definidos e a partir disso indicar o que precisa ser melhorado. Então, o que precisa ser melhorado é a questão crítica. Além disso, conhecendo a questão crítica podemos definir a amplitude da transformação. 

Em síntese, sabendo qual é a questão crítica, é possível fazer o alinhamento dos processos com os objetivos da organização. 

Seguindo o contexto de estratégias e objetivos alinhados na fase 1, a fase 2 é a etapa onde ocorrem a modelagem, análise, desenho e a medição de desempenho dos processos. Porém, existe uma sequência lógica para esta etapa, ok? 

Primeiro, você vai determinar prioridade para implementação para que você possa analisar o processo as is e avaliar o desempenho. Depois, você vai desenhar o processo to be, identificando gaps de processos.

Bom, agora já podemos falar da análise de processos, onde identificamos e exploramos as atividades relacionadas ao processo. Então, porque fazemos esta análise? Por que assim você conseguirá avaliar a efetividade das atividades, em relação ao planejamento estratégico da organização, ou seja, os objetivos da organização.

E agora, por onde eu começo?

Em primeiro lugar, você precisa identificar os processos prioritários para o seu projeto. Ou seja, por quais processos você vai começar?

Para esta fase, vou deixar uma dica de ferramenta que vai te ajudar a identificar quais são os processos críticos na sua organização, ok? Esta ferramenta é a Matriz de Prioridade de Processos. Você nunca ouviu falar? Não se preocupe, a Thyelli explicou tudinho sobre o que é e como utilizá-la no blogpost Matriz de prioridade de processos. 

Para a análise de processos existem muitas metodologias que você pode utilizar. Mas, uma delas é o mapeamento do estado atual, ou seja, o as is. Então, por que eu escolhi falar do mapeamento? Por que a modelagem é a representação completa e exata do funcionamento dos processos de negócio por meio de diagramas, mapas ou modelos. Esta representação fornece uma perspectiva ponta a ponta ou de uma parcela dos processos.

Além disso, durante o desenho do mapa do processo é possível que a equipe encontre desconexões entre entradas e saídas. E desconexões como fluxos redundantes ou ilógicos que podem afetar a eficácia e a eficiência. 

Se você nunca fez um mapeamento de processos, não se preocupe. Temos um blogpost com um guia completo para mapeamento de processos, que você pode utilizar à vontade para colocar a mão na massa. 

Desenho do processo to be 

Relembrando: até aqui você já identificou a questão crítica alinhada ao planejamento estratégico da organização, e já sabe a amplitude da transformação do seu projeto. Além disso, você já mapeou a situação atual (as is) do processo que você priorizou. Ótimo, meio caminho andado .

Sendo assim, agora você pode fazer o mapeamento do estado ideal, ou seja, o to be. Antes de tudo, tenha em mente que para redesenhar um processo é necessário quebrar paradigmas e pensar em como as atividades deveriam ser executadas. É necessário criar um cenário inovador, independente de como as atividades são realizadas na atualidade. Lembre-se que você quer melhorar o processo!

Por isso, tenho alguns passos norteadores para compartilhar com você. Passos que te ajudarão a atingir eficiência e a real melhoria no processo, ok? Estes passos foram definidos por Harrington. 

Passo a passo para o mapeamento do to be

Passo 1: Eliminar a burocracia.

Remova tarefas desnecessárias. Cópias excessivas, exigência de assinaturas, informações para quem não as utiliza, a burocracia pode ser identificada com o excesso de verificações. A dica é: leia o blogpost sobre como eliminar tarefas do processo.

Passo 2: Eliminar a duplicidade

Remova atividades idênticas. 

Passo 3: Avaliar o valor agregado

Avalie como as atividades contribuem para entregar valor aos clientes. As atividades com valor agregado devem possuir uma maior atenção, pois são percebidas como necessárias pelos clientes. As atividades com valor empresarial agregado devem ser minimizadas e as atividades sem valor agregado devem ser eliminadas.

Passo 4: Simplificar

Torne as atividades menos complexas, com menos etapas. A dica é: conheça o Mínimo processo viável (MVP).  

Passo 5: Reduzir tempo de ciclo do processo

Reduza tempo de espera, movimentação, revisão e retrabalho de documentos. Faça com que as atividades em série andem em paralelo, quando possível. Aloque as atividades por lógica e aproximação. Nesta etapa é essencial que os gargalos sejam identificados. Você sabia que o gargalo é a atividade que limita a produção, ou seja, que possui capacidade menor do que a demanda? O gargalo dita o ritmo, gera atraso e estoque. Ah, os gargalos também existem em processos administrativos.

Passo 6: Tornar o processo a prova de erros

Verifique as atividades passíveis de erros e crie métodos para preveni-los, eliminando ou minimizando a probabilidade de ocorrência.

Passo 7: Modernizar

Use de modo efetivo os equipamentos materiais e treine continuamente os colaboradores. O treinamento e educação refletem nas competências e no desempenho.

Passo 8: Promover uma linguagem simples

Reduza a complexidade da escrita. A padronização dos documentos deve seguir uma linha de clareza e simplicidade formal.

Passo 9: Padronizar

Crie o procedimento do novo processo. Assim todos os colaboradores terão conhecimento da maneira padronizada de executar as atividades, eternizando as lições aprendidas.

Passo 10: Realizar parceria com os fornecedores

Os fornecedores (internos) fornecem as entradas dos processos e por isso o cliente (interno) deve especificar quais são suas expectativas.  Um feedback periódico poderia ser implementado.

Passo 11: Aperfeiçoar o quadro geral

Afaste a equipe do antigo processo e defina o processo ideal sem pensar nas possíveis restrições. Permitindo novos conceitos.

Passo 12: Automatizar

Busque a ajuda de ferramentas computadorizadas para automatizar as atividades burocráticas e rotineiras, assim as pessoas ficam mais livres para executar atividades agregadoras de valor. 

Nesta fase você vai desenvolver e apresentar o plano de mudança para a organização. Para isso, você tem como guia as melhores práticas indicadas pelo CBOK, que são:

• Desenvolva planos de gestão de processos e treinamentos;
• Desenvolva planos de gestão de mudança e projetos;
• Desenvolva planos de mudança de tecnologia;
• Desenvolva planos de realização de benefícios.

Sendo assim, para você ir do estado as is para o to be, você precisa de um ótimo plano de ação com todas as etapas necessárias para chegar ao seu objetivo final. 

Por isso, tenho duas dicas importantes para você. Em primeiro lugar, tenha em mente que as iniciativas de BPM são para gerar uma cultura orientadaa processos dentro da organização. Essa cultura traz consigo a utilização da tecnologia e outros métodos para tornar o processo mais eficiente e aumentar o valor para o cliente. Então, você terá que envolver toda a empresa, pois trata-se de uma mudança organizacional.

A segunda é sobre o projeto. Faça uma boa gestão de projetos. Conhecer o ciclo de vida do gerenciamento de projetos é uma dica valiosa. Porém, não entraremos em detalhes sobre gestão de projetos neste blogpost, mas considere esta dica .

Fase 4: Implementar as mudanças

Veja só, chegou a hora de executar seu plano de ação!  É na etapa de implementação que você vai executar as mudanças que você planejou para chegar ao estado ideal, o to be, lembra?

Nesta fase, o CBOK traz quatro subfases importantes que vou compartilhar com você:

1. Implementar mudanças no design organizacional e nas funções;
2. Implementar as mudanças no processo e treinamento para o trabalho;
3. Implementar a entrada em operação da tecnologia;
4. Estabilizar a tecnologia e monitorar o desempenho do processo. 

Você percebeu que todas essas subfases são complementares a tudo que vimos até agora? Isso mesmo! Você lembra que falamos que a implementação do BPM é uma mudança organizacional? Pois cria uma cultura orientada a processos. Então, na etapa de implementação das mudanças isso é muito importante!

Falamos sobre a fase em que arquitetamos as mudanças. Ou seja, a analise dos processos no estado atual, as is, e a construção do estado ideal, o to be.  E, na fase 3, falamos sobre a criação do plano de ação. Na fase 4, vamos implementar o plano de ação.

Quer mais uma dica importante? Treine os colaboradores. Os treinamentos devem disseminar o conhecimento sobre o BPM e incentivar a visão ponta-a-ponta com foco no cliente. Assim, aos poucos haverá a migração dos modelos mentais baseados em função para o modelo da gestão por processos. Isso ajudará no processo de mudança. 

E agora, a tecnologia, que será sua aliada para realizar melhorias. No passo 12 da fase 2 você buscou por ferramentas para automatizar as atividades burocráticas e rotineiras, não é mesmo? Chegou a hora de implementar esses sistemas. Não esqueça de treinar as equipes, ok?

Por fim, monitore o desempenho do processo. Como? Garanta que as mudanças planejadas estejam documentadas em procedimentos ou instruções de trabalho. De forma que você possa monitorar a evolução do seu trabalho.

Chegamos na última fase do ciclo de vida BPM. Contudo, após a implantação das mudanças os processos não podem ser abandonados. Os resultados necessitam de monitoramento, não é mesmo? Então, a dica é: revisite os processos periodicamente e, quando não estiverem atingindo as metas de desempenho estipuladas, execute ações de correção ou melhoria. 

Peter Drucker diz que “se não podemos medir algo, não podemos gerenciá-lo”. 

Além disso, implemente um plano de melhoria contínua. Isso mesmo, melhorar um processo não é apenas uma ocorrência, na verdade, é caminho a ser percorrido ao longo do tempo. Implementar a melhoria contínua permite que você torne seus processos e resultados cada vez melhores. Veja só essa dica, o ciclo PDCA é uma metodologia que tem o objetivo de promover a melhoria contínua de algo, seja um processo, produto ou serviço. É muito importante você se abastecer de metodologias e ferramentas que ajudem você neste ciclo. Então, estude e aprofunde seus conhecimentos. 

O BPM envolve a transformação da visão estratégica em uma visão estratégica a nível de processos. Essa transformação é uma mudança de mindset (mudança de mentalidade), para toda a organização.

Para uma transformação de negócio ser mais bem sucedida, o CBOK elenca alguns fatores importantes. Vou compartilhá-los com você antes de me despedir. 

• Conhecimento, a nível organizacional, da definição de cada processo. Ou seja, todos devem saber onde um processo inicia, termina e as principais etapas e envolvidos no processo;
• Clareza e concordância sobre as métricas de desempenho dos processos;
• Aceitação das estimativas de desempenho atual dos processos;
• Definição clara sobre os gaps de desempenho que serão solucionados;
• Acordo sobre a priorização para melhoria e recursos alocados;
• Dedicação e compromisso para execução das ações;
• Entendimento compartilhado de atribuições e responsabilidades.

Portanto, os planos devem ser compartilhados e claros para toda a organização. 

Até o próximo conteúdo.