Carimbo do tempo: guia completo com tudo o que você precisa saber! [Vídeo + e-book]

De acordo com o ITI, ” O Carimbo do Tempo, também conhecido como timestamp, é um documento eletrônico emitido por uma parte confiável, a Autoridade Certificadora do Tempo – ACT, que serve como evidência de que uma informação digital existia numa determinada data e hora no passado”.

Embora pareça ser simples de acordo com a definição do ITI, o assunto não é. Existem muitas interpretações e discussões diferentes no mercado acerca do assunto. Pensando em desmistificar esse assunto, resolvemos escrever esse artigo.

Vamos pensar no seguinte cenário…

Você possui ou trabalha em alguma empresa que possui uma série de contratos e ordens de compra. Esses documentos precisam ser assinados para que possam ser executadas as próximas atividades, seja a compra do material, ou a entrega de um produto ou serviço ao cliente.

Como isso é realizado no meio analógico?

Aqui, quando me refiro a meio analógico, estou me referindo a documentos físicos, impressos em papel mesmo. Sendo assim, tanto nos contratos, quanto nas ordens de compra, a data geralmente está descrita no papel. Esse papel, o documento no caso, é, então, assinado de forma transparente e clara por todas as partes envolvidas.

Mesmo assim, muitas vezes é preciso ainda confirmar essa assinatura em cartório, principalmente em contratos. No caso de haver uma disputa jurídica entre as partes, nesses casos geralmente são envolvidos peritos para confirmar que aqueles documentos não tiveram suas assinaturas e/ou datas alteradas.

No mundo digital, como é controlada a data?

Pois bem, agora no meio digital, fica muito mais fácil, né? Engano seu! embora nos proporcione muito mais recursos, o meio digital também nos proporciona mais questões para serem levadas em consideração. No caso das datas de criação de documentos digitais, isso não é diferente.

Sendo assim, o que devemos considerar como data para determinado documento:

• A data do computador do usuário que criou o documento?
• Ou aquela data do servidor no qual o software está instalado?
• Ou, ainda, a data do provedor?

Além disso, como garantir que essa data não foi alterada? Esses são alguns dos pontos que o mundo digital traz para a gente refletir. Esses problemas podem depois se relacionar à segurança jurídica das transações, o que pode acarretar prejuízos financeiros para algumas pessoas.

É aqui que entra o carimbo do tempo!

Como forma de reduzir esses problemas, surge o carimbo do tempo. Ele permite que você incorpore junto à assinatura digital, ou ao documento, informações que registram a data e hora oficial. Sendo assim, ele é muito indicado para operações específicas, para situações em que à necessidade de proteção e zelo jurídico.

O que é, afinal, o carimbo do tempo?

Simplificadamente, o carimbo do tempo é uma API que irá atestar a data e horários oficiais brasileiros emitidos por uma Autoridade de Carimbo do Tempo (ACT) credenciada pelo ITI – Instituto de Tecnologia da Informação, vinculado ao Governo Federal.

De forma prática, você se integra e essa API vai atestar a data e horários oficiais brasileiros dentro do documento ou da assinatura. Sendo assim, esse carimbo do tempo tem validade jurídica incontestável. Ou seja, não é necessário envolvimento de um perito e, em casos de ações legais, o juiz não precisa solicitar perícia para validar a assinatura do documento.

Como se visualiza o carimbo do tempo no documento?

Outro ponto interessante da temática. Se você achou que ia ver um selo, como se fosse um carimbo com a informação de data e hora, você está enganado. Não, o carimbo do tempo não é um selo, nem uma representação visual de uma imagem.

Na verdade, o carimbo do tempo é um código criptográfico. Logo não possui representação visual. Além disso, por ser um código criptográfico, ele fica entrelaçado ao documento, não podendo ser alterado, garantindo a segurança que você precisa. Vale ressaltar que nada impede que fornecedores criem grafismos e afins, mas é importante que você saiba que o carimbo é o código em si. A imagem criada, não significa nada na prática.

Quem pode aplicar o carimbo do tempo?

Você já deve saber, mas não custa repassar. Não são todas as empresas que podem aplicar o carimbo do tempo aos documentos. É preciso ser uma das empresas credenciadas pelo ITI e classificadas como Autoridades de Carimbo do Tempo.

Hoje, temos cerca de 10 empresas no Brasil que possuem credenciamento no ITI para estarem emitindo a data e horários oficiais brasileiros no carimbo do tempo. Você pode conferir a lista completa de ACTs clicando nesse link.

Ao que podemos aplicar o carimbo do tempo?

Pode parecer estranha essa pergunta, mas ela está correta. Isso porque o carimbo do tempo é aplicado a algo. Pois bem, sendo assim o carimbo do tempo pode ser aplicado a duas situações diferentes. Veja só:

Situação 1: pode ser aplicado ao documento como um todo

Aqui estamos falando de qualquer documento digital: uma música, uma imagem, uma foto, um documento pdf, word, etc. Esse documento pode ou não estar assinado, isso não faz diferença, pois o carimbo será aplicado ao documento como um todo.

Ou seja, ao aplicar um carimbo do tempo em um documento como um todo na data de 20/05/2020, por exemplo, você está comprovando que naquela data de 20/05/2020 o documento e todas as assinaturas contidas nele estavam lá. Mas, veja bem, você não tem como confirmar quando o documento foi criado, nem quando as assinaturas foram feitas, pois você está validando a existência temporal do documento como um todo.

Situação 2: pode ser aplicado a cada uma das assinaturas digitais do documento

Essa é a situação em que você aplica o carimbo do tempo conjuntamente a uma assinatura digital padrão ICP-Brasil em algum documento. Ou seja, ao assinar digitalmente o documento com seu certificado digital padrão ICP-Brasil, você aplica o carimbo do tempo, deixando os registros da assinatura e do carimbo do tempo intrincados ao documento.

Sendo assim, ao assinar e incluir o carimbo do tempo a um documento no dia 20/05/2020, você está garantindo que aquela assinatura foi realizada no dia 20/05/2020, às 10h 15 min e 28 segundos e que, portanto, o documento existia naquela data e hora. Veja bem, ainda não é possível comprovar a data de criação do documento, mas a data da assinatura sim.

Se assinar um documento digitalmente sem o carimbo do tempo, essa assinatura tem validade?

A resposta aqui é: depende. Isso porque depende da legislação que você está buscando atender. Cada vez mais o governo está focado na garantia da validade jurídica de documentos digitais. Por isso, novas legislações estão saindo e colocando como um dos requisitos a assinatura do documento com certificado padrão ICP-Brasil conjuntamente ao carimbo do tempo. Nesse caso, se não houver carimbo do tempo, a assinatura não tem validade, uma vez que ele é um requisito técnico para atendimento da norma. Esse é o caso da portaria 554 do MEC, que dispõem sobre diplomas de graduação em formato digital.

Já em outros casos, não é solicitado o carimbo do tempo, como na digitalização do acervo acadêmico – Portaria 315 do MEC. Nesse caso, basta ter assinatura digital com certificado padrão ICP-Brasil que seu documento terá validade jurídica. 

Mas a MP 2.200-02, não garante a validade jurídica?

Muita confusão é feita em meio a esse assunto. Quando falamos de assinatura digital, a MP 2.200-02 garante que a assinatura tenha validade jurídica. No entanto, ela permite que haja contestação quanto a data em que a assinatura foi realizada. Sendo assim, em casos de disputa judicial, será necessário uma perícia no documento. Já com o uso do carimbo do tempo, essa discussão cai por terra, uma vez que ele comprova a data e hora em que o documento foi assinado.

Benefício do carimbo do tempo

Pode parecer bobo falar em benefício do carimbo do tempo depois de tudo que já falei até aqui, não é verdade? Mas, de qualquer forma, acho importante falar novamente.

Podemos dizer que o principal benefício é a segurança. Seja segurança no que tange a validade jurídica do documento (e da assinatura no caso 2), seja segurança da informação contida no documento em si. Além disso, a segurança de saber que aquela informação não foi alterada, que se pode confiar nela. Respaldo jurídico e integridade da informação são dois itens muito visados no mundo dos documentos digitais.

Quem se beneficia desse recurso?

Quando falamos de segurança e aporte jurídico, muitas empresas se beneficiam desse recurso, não é mesmo? Independentemente do seu setor, departamento, ou segmento de atuação, ao utilizar documentos digitais, todos buscam de alguma forma proteção e integridade jurídica.

Porém, sabemos que algumas área podem acabar se beneficiando mais que outras. Veja só:

• Áreas do Governo;
• Instituições de Ensino Superior (IES);
• Instituições de saúde;
• Áreas jurídicas;
• Departamentos de contratos;
• Departamentos de compras;
• Segmentos e áreas altamente regulados;
• Entre outros.

O Orquestra ECM já tem recurso de carimbo do tempo!

Ahaaaa! Nossa novidade para você! O Orquestra ECM, nosso querido software de gestão de documentos e conteúdos empresariais digitais, já possui o recurso de carimbo do tempo. Com isso, trazemos muito mais segurança para você, para sua empresa e para sua gestão de documentos digitais, sejam eles contratos, ordens de serviço ou compra, entre outros!

Se você ainda não conhece o Orquestra ECM, então não deixe de ler nosso e-book! Eu garanto a você, é o e-book mais completo sobre Enterprise Content Management que você verá na internet! E totalmente gratuito!!

Por fim, mas não menos importante, vale relembrar que o carimbo do tempo é mais um recurso que visa garantir a segurança na sua gestão de documentos. Ele faz parte de um rol de recursos que estão cada vez mais sendo requisitos técnicos em medidas do governo, fruto da transformação digital que estamos vivendo.

Espero que você tenha gostado. Ficou com alguma dúvida? Deixa no chat, será um prazer responder você!

Até mais!