Produtividade no escritório. Como melhorar? [Com exemplos]

Sim, é possível! Produtividade nada mais é do que a relação entre a capacidade de produção e a quantidade de recursos utilizados. Em outras palavras, pode-se dizer que é produzir mais com menos: menos capital, menos mão de obra, menos materiais, etc. Mas, tome cuidado, ser produtivo não quer dizer que quanto mais você entregar, melhor vai ser. Acima de tudo, ser produtivo está diretamente relacionado a ser eficiente.  Sendo assim, você entregar uma tarefa da melhor forma possível é bem diferente de você entregar várias tarefas de qualquer jeito, não é mesmo? Então, acompanhe as dicas deste blogpost para ser mais produtivo.

Produtividade no século XXI

Atualmente, se fala muito em produtividade. Com a velocidade em que o mundo está mudando, cada vez mais o mercado exige profissionais produtivos. Contudo, como eu te falei no começo deste blogpost: produtividade não necessariamente significa trabalhar mais.

Assim, a produtividade está relacionada com a qualidade da entrega, mais do que à quantidade de entregas. Você sabia que a evolução da produtividade de pessoal aumentou pouquíssimo, no Brasil, nos últimos anos? De 1990 a 2018, apresentou apenas 1,3% de evolução, de acordo com a McKinsey. Sendo assim, é cada vez mais evidente a necessidade de melhorarmos nesse quesito. Observe esse infográfico e veja como a produtividade, no Brasil, precisa ser melhorada.

Por que os números da produtividade são estes?

Se você ainda não tinha visto estes dados, eu poderia apostar que você ficou, no mínimo, com uma expressão de espanto. Por que os números da produtividade são estes? Segundo um relatório do Banco Mundial, nos últimos 20 anos o Brasil tornou-se 17% mais produtivo, enquanto os países de alta renda tornaram-se 34% mais produtivos.

Da mesma forma, quando este número leva em consideração a infraestrutura do trabalhador (máquinas, tecnologia, etc) a situação fica um pouco pior. O Brasil cai 1%. 

O que podemos fazer (agora) para mudar isso?

A longo prazo, a educação tem um papel fundamental para termos um Brasil mais produtivo. A eliminação da burocracia também tem seu papel importante nesta causa. Apesar de ambas (mais educação e menos burocracia) serem medidas fundamentais, elas não nos trarão a solução AGORA. Sendo assim, o que podemos fazer agora, neste momento?

Foi com base nisso que separamos algumas dicas para você. Assim, vamos começar falando de desperdícios.  Eliminando desperdícios na sua empresa você pode obter melhores resultados em produtividade. Veja só:

Tudo o que não cria valor para o cliente é desperdício

O conceito de redução de desperdício foi originado na indústria. Você já escutou por aí estes nomes: Sistema Toyota de Produção e Lean Manufacturing? Pois então, estes nomes trazem conceitos da indústria totalmente aplicáveis a escritórios. Ou seja, podemos e devemos estudar este assunto e aplicá-lo no nosso dia a dia.

O Sistema Toyota de Produção e o Lean Manufacturing, dizem o seguinte: Tudo o que não cria valor para o cliente é desperdício. Abaixo, listei 10 itens para exemplificar.

• Reuniões que não resolvem nada, sem pauta e sem plano de ação no final;
• Retrabalho – Alguém fez uma atividade errada, pois teve uma comunicação equivocada e terá que fazer a atividade novamente. Rafael deu um exemplo muito bom no webinar, sobre a questão do retrabalho;
• Perda e procura por informações;
• Dedicação de tempo para entregar algo ao cliente que ele não quer, mas você não sabia que não era do interesse dele;
• Problemas com comunicação;
• Atividades burocráticas desnecessárias;
• Deslocamento para obter informações;
• Desorganização e falta de foco
• Falta de visão de processos
• Não ter a cultura de melhoria contínua

Qual é a relação de processos Lean e produtividade? 

Muito se fala por aí sobre implementação de Lean. Seja para gerenciar processos, gerenciar equipes e até no lançamento de novos negócios. Lean isso, Lean aquilo… Mas o que de fato significa ter um processo Lean e como isso impacta na produtividade das equipes?

Como resultado, eu te digo: uma empresa que busca ter uma filosofia Lean aprimora seus processos constantemente e faz o uso mais racional de recursos.

A metodologia Lean e como ela funciona

O maior objetivo do Lean é investir em organização e padronização de processos, visando eliminar todos os desperdícios. Inclusive recursos e tempo. A redução torna-se possível, portanto, a partir da aplicação de algumas metodologias.

Então, como a implementação do processo Lean impacta na produtividade?

Não há uma receita de bolo para deixar o escritório enxuto de um dia para o outro. Uma vez que cada empresa pode seguir um caminho diferente para atingir os resultados esperados. O Lean não é algo complexo, mas também não é simples. Ademais, existe uma série de ferramentas que podem ser implementadas. É você quem deve analisar escolher qual utilizar, dentro do seu contexto. 

Vamos ver juntos alguns exemplos e como cada ferramenta impacta na produtividade, deste modo você vai poder identificar o que se encaixe melhor no seu contexto de aplicação, ok? Vamos lá.

5S e Produtividade 

• Utilização – Redução de materiais que não são utilizados e poluem o ambiente de trabalho, gerando bagunça e impactando na organização e na produtividade;
• Organização – Precisa deixar materiais no ambiente? Vamos organizá-los!
• Limpeza – Tão importante como limpar é o ato de “não sujar”, identificando a fonte de sujeira;
• Padronização e saúde – Manter o ambiente de trabalho seguro e agradável além de padronizar e treinar a equipe;
• Disciplina – Melhorar o relacionamento interpessoal e seguir regras.

Fluxo Contínuo e Produtividade 

Fluxo contínuo está totalmente relacionado ao JIT (Just in time). O objetivo é que as tarefas fluam entre as etapas do processo sem que haja paradas entre elas. Portanto, sem a necessidade de espera, transporte e estoque. 

Veja só, quanto tempo você fica esperando a resposta ou análise de outra pessoa para seguir em frente com um processo? Quantas vezes você se desloca, pois precisa entregar algum documento ou buscar alguma assinatura? Todos esses desperdícios afetam o fluxo contínuo do processo. Sendo assim, o processo passa a não ser “tão contínuo” devido aos entraves do caminho. Isso afeta diretamente a produtividade dos profissionais que passam a gastar 60% do seu tempo em atividades fora de sua função, de acordo com McKinsey Global Institute.

Trabalho Padronizado e Produtividade

Trabalho padronizado é um dos meus preferidos dentro do Lean. Significa documentar e estabelecer o procedimento padrão para a execução de alguma tarefa. Antigamente, alguém pode ler isso aqui e dizer: não vou perder meu tempo elaborando um word ou um ppt com prints dizendo o modo como alguém deve executar alguma coisa. Afinal, hoje em dia, isso não é mais motivo! 

Atualmente, você não precisa mais usar textos e prints. Grave um vídeo, grave um áudio, utilize ferramentas inovadoras disponíveis no mercado. Faça isso e nunca mais você vai ouvir: “Como eu faço isso”, “Não sei como solicitar tal coisa”, “Não sei qual caminho eu devo seguir”. Além de tudo, com a padronização das tarefas você tem mais chance de que erros não sejam cometidos, evitando também o retrabalho. Então, isso é ótimo, não é mesmo?

Ok, entendi! Agora me explica o que eu tenho a ver com isso? Não trabalho na produção!

Tudo! Absolutamente tudo. Veja bem, fazendo uma relação com a produtividade: se eu te disser que se eu quiser fazer horas extras e trabalhar sem parar por 15 dias, você acredita? Pois bem, te afirmo que tenho atividades para isso e talvez um pouco de dias a mais. Além disso, eu poderia apostar que com você também é assim, não é mesmo? 

Entretanto, se eu fizer isso, o custo hora das minhas tarefas vai lá em cima. Sem necessidade nenhuma. E sabe por que eu usei o termo sem necessidade? Porque com o tempo eu aprendi a deixar de trabalhar estilo produção empurrada e comecei a trabalhar com produção puxada. 

Ou seja, eu faço o que é prioritário e o que precisa ser entregue no dia de hoje. O dia de amanhã pode mudar completamente, então não há motivos para desespero e para estresse sobrecarregando a minha saúde com trabalho em excesso. Quem puxa as minhas prioridades e as minhas tarefas do dia é a equipe junto ao gestor. E a minha lista de pendências é executada conforme o tempo permite. E você pode apostar, dificilmente alguma coisa atrasa.

Gostei! Mas minha empresa não tem filosofia Lean, o que eu faço?

Se você acha que a minha resposta é: poxa, que pena! Você errou. Nem todas as empresas querem ser Lean ou acham que isso é fundamental. Por outro lado, existem muitos estudos que mostram os inúmeros benefícios da implementação de processos enxutos.

Além disso, alguns gestores têm tantos problemas para resolver que não há tempo para resolver tudo. Sendo assim, a minha dica seria você incentivar o seu departamento ou a sua área a estudar um pouco sobre o Lean e tentar implementar tudo o que conseguir. Se você não tiver essa autonomia, tudo bem!  Seja você um profissional Lean! A gente não pode abraçar o mundo, mas podemos melhorar constantemente e ser o impulso de mudanças maiores. Topa?

Falta de organização e foco está entre os primeiros na fila, não é mesmo? Rsrs. Ou seja, todos temos aquele dia que parece que está tudo de cabeça para baixo e não conseguimos fazer nada! Ainda mais quando temos as seguintes situações:

• Tudo é urgente e “pra ontem”;
• Reuniões longas em que nenhuma decisão é tomada;
• Caixa postal de e-mails sempre cheia;
• Trabalho em finais de semana e feriados;
• Dificuldade em achar informações: e-mail, pastas, sistemas, celular, anotações, etc.
• Falta de tempo para planejar e pensar estrategicamente;
• Dificuldade em identificar o que fazer primeiro;

• Erros e problemas se repetem e se perpetuam;
• Processos e procedimentos são ineficientes e inadequados;
• A origem dos problemas é identificada como vinda de pessoas e não do processo;
• Pessoas têm medo de discutir abertamente sobre erros e escondem problemas da chefia;
• “A solução é muito simples”, mas “o chefe não implementa”;
• Grandes projetos são organizados para melhorar processos, mas eles demoram muito tempo e não são efetivos;

Enquete feita durante o webinar

Sem caráter de pesquisa estatística ou método científico, aplicamos um simples Quiz para as pessoas que estavam online durante a apresentação do Rafael no webinar. Questionando qual dos cenários fazia parte da realidade das pessoas. Veja qual foi o resultado:

SOCORRO! Como eu vou corrigir tudo isso?

Eu poderia te dar um milhão de dicas. Desde a simples utilização do método PDCA, 8 Disciplinas, Relatório de não conformidades, Kaizen, 7 Diamantes, DMAIC… No entanto, eu quero deixar cada uma dessas ferramentas para serem exploradas mais tarde. Sendo assim, resolvi explorar dois pontos principais: a cultura de melhoria contínua e a cultura baseada em processos.

Primeiramente, gostaria que você visse na prática aplicação da cultura de melhoria contínua com um case de sucesso que temos (premiado internacionalmente pela maior premiação de BPMS do mundo). 

Nesse sentido, nada melhor do que um exemplo na prática, né? O case é sobre como o Grupo A implementou a cultura de melhoria contínua com a utilização de uma visão de processos. Eles automatizaram o processo, uniram setor de qualidade e TI e revolucionaram os resultados.

Além disso, como eu mostrei a você anteriormente. A produtividade e cultura baseada em processos estão diretamente relacionadas, não é mesmo? Sendo assim, implemente uma cultura baseada em processos. Ou seja, identifique um processo crítico, mapeie este processo, identifique pontos que devem ser melhorados, redesenhe o processo e implemente o novo processo.

Tenho uma super dica para você

Primeiramente, se você já está pronto para começar, eu sugiro que você leia este post sobre fluxograma e também este aqui sobre melhoria de processos e Diagrama SIPOC. No entando, se você já tem os desenhos do processo e quer automatizar, pode ver este vídeo de 7 minutos sobre como modelar um processo no Zeev. Você ainda não conhece o Zeev? Poxa vida, veja só:

Existem ferramentas que podem te ajudar a ser mais produtivo? Isso mesmo! Por isso, vou compartilhar com você essa dica. O Zeev facilita sua rotina de trabalho. Além disso, permite que você otimize a comunicação, padronize processos, centralize informações e elimine desperdícios ocultos. 

Liberdade

Além de melhorar seus resultados no trabalho. Tem uma coisinha bem importante quando somos produtivos, que sei que lá no fundo você quer conquistar: LIBERDADE. Ou seja, você vai ter liberdade para trabalhar em novos projetos, para ir na academia, ficar com sua família. E, por fim, estar em paz é o que importa, não é mesmo?

Chegou a pandemia e você desanimou? Nada disso! Você pode melhorar sua produtividade mesmo em cenários adversos

Eu sei que o momento não é dos melhores, que há muitas questões e incertezas rondando nossos pensamentos. Eu não sou diferente de você. Porém, eu escolhi focar nas minhas atividades e ser mais produtivo durante esse período.

Como melhorar a minha produtividade trabalhando de casa?

Muita gente se pergunta como pode melhorar sua produtividade hoje em dia. Acima de tudo, dentro do contexto que estamos vivendo. Muita gente se sente perdida, desorientada e não sabe por onde começar. Porém, tenha calma, tudo vai se ajeitar! 

Sendo assim, eu quero ajudar você a ser mais produtivo no seu dia a dia. Ainda que o tempo de quarentena mais severa tenha passado, muitas empresas adotaram o home office para seu modelo de trabalho. Então, quero passar a você algumas dicas simples de serem implementadas e que funcionaram muito bem para mim. Elas ajudam a aumentar muito a sua produtividade, mas também aumentam o seu foco e a qualidade das suas entregas. Veja só:

Defina um espaço para trabalhar

Essa é uma dica de ouro para quem faz home office. Principalmente agora, que muitas pessoas se viram obrigadas a fazer. Ter um local de trabalho é muito importante. Isso porque, a partir do momento em que você define isso, é como dizer ao seu cérebro que, quando você estiver sentado ali, você está em “modo de trabalho”. Portanto, nada de trabalhar do sofá, com a TV ligada e as pernas esticadas. Para manter a qualidade do seu trabalho você precisa de foco.

Mantenha suas rotinas e vista-se para o trabalho

Para quem faz home office, essa dica parece banal, mas é preciosa. Você deve se preparar para ir ao trabalho. Mesmo que ir ao trabalho signifique ir à sua mesa no escritório da sua casa. Acredite, se você ficar de pijama e não se preparar para o trabalho, sua energia para produzir estará comprometida.

Contudo, isso não significa que você precise estar de terno e gravata ou de salto alto e maquiagem. Mas, esteja alinhado com o seu momento de trabalho. Esse é mais um gatilho para o seu cérebro entender que “agora, eu estou no trabalho”.

Não se engane, você não é o super-homem ou a mulher-maravilha

Desculpe decepcionar você! Infelizmente, ainda não somos seres com super poderes. Portanto, não se iluda achando que consegue fazer várias atividades ao mesmo tempo. Há uma diferença enorme ser um profissional produtivo e ser multitarefas. Acredita-se que um profissional multitarefas é capaz de realizar várias atividades ao mesmo tempo. Por isso no final ele é capaz de entregar mais. Mas a ciência já provou que isso é um mito.

O mito de ser multitarefa

De acordo com um neurocientista francês, Jean Philippe Lachaux, há duas maneiras de ser multitarefas. Uma funciona, a outra não. Conforme o neurocientista, a primeira maneira é executar duas ações simultaneamente, sendo uma das atividades automáticas. Ou seja, dirigir ouvindo rádio, por exemplo, ou andar de bicicleta e cantar. Isso pode funcionar.

Agora, a segunda maneira é fazer duas coisas que precisam de atenção ao mesmo tempo . Como prestar atenção numa reunião enquanto você checa seus e-mails. Para isso, você precisa alternar rapidamente o seu foco para ouvir o que a pessoa está dizendo e, discretamente, verificar suas mensagens ao mesmo tempo.

Sendo assim, embora pareça algo banal, essa alternância vai contra a natureza cerebral. Para realizar duas tarefas que exigem atenção ao mesmo tempo, seu cérebro deveria ser capaz de utilizar a mesma rede neural nas ações, o que é fisiologicamente impossível.

Elimine as distrações que minam sua produtividade

Um dos maiores inimigos da produtividade em tempos modernos é a quantidade de estímulos e informações que recebemos. Esse tópico está ligado ao anterior (foco). Para que você consiga manter o foco numa tarefa de cada vez, é preciso que você se livre de qualquer tipo de distração. Mensagens no celular, chat pulando na tela, barulho de e-mail chegando e todas as outras notificações devem ser desligadas enquanto você está focando numa atividade.

Se você for responder ao chat cada vez que for chamado, vai acabar ficando sem tempo para fazer as suas próprias tarefas. Por isso, desativar todas as notificações de mensagens (exceto o telefone) é uma ótima opção. Você também pode combinar com sua equipe que, para assuntos urgentes, o melhor canal de comunicação é o telefone, por exemplo.

Você sabe o que precisa ser feito?

Portanto, estimar o esforço para cada tarefa também é importante, principalmente se você quiser ter claro quantos itens consegue riscar da lista na semana. Mas isso é assunto para outro artigo.

Monte uma agenda

Lembre-se, quem não tem agenda acaba virando a agenda dos outros. Sendo assim, se você não quiser trabalhar em meio ao caos, apagando incêndio a todo instante, é preciso que você planeje o seu dia com antecedência. Eu, particularmente, gosto de organizar minha agenda às segundas de manhã. Descubra como é melhor para você.

Mas veja bem, a ideia não é engessar o seu dia, com horário até para ir ao banheiro. Você pode, por exemplo, trabalhar com blocos de horários para realizar atividades operacionais. Logo, você tem flexibilidade de adequar seus horários, sem abrir mão de reservar o tempo que você precisa para executar suas tarefas. A quantidade desses espaços pode variar, dependendo do volume de entregas que é preciso fazer na semana.

Planeje o seu dia

Calma, não precisa ser um planejamento da NASA. Mas também não precisa deixar tudo em um rascunho de pão. Se você tem uma lista de tarefas, sabe o esforço que cada atividade exige de você e trabalha com blocos de horários fechados em sua agenda para atividades operacionais, então está fácil!

Descanse!

Sim, o descanso é extremamente importante para a produtividade. Porém, quando eu digo descansar, estou dizendo no sentido literal da palavra. Ou seja, aquela olhadinha no Facebook, Instagram e WhatsApp não é descansar. Fazendo isso você continua despendendo energia e concentração.

O descanso ativo é aquele em que você dá um respiro a sua mente, não fazendo nada que exige foco e concentração. Você pode olhar a paisagem pela janela ou se esticar em um puff, por exemplo. Fazendo isso, você recarrega as suas energias e volta ao trabalho com mais foco, sendo capaz de produzir mais.

Uma curiosidade da Google

Um engenheiro do Google, chamado Chade-Meng Tan, levou ao pé da letra a importância do descanso. Em 2007 ele fez um experimento, levando ao seu escritório a prática de meditação como uma opção para aplicar o descanso ativo. Os resultados dessa e outras ações foram surpreendentes. Se te interessar para saber mais, fique à vontade para dar uma “Googlada”.

Não esqueça

Produtividade não é ser multitarefas e muito menos trabalhar 24 horas por dia. Você não consegue ser produtivo fazendo várias coisas ao mesmo tempo, conversamos sobre isso! Além disso, quanto mais você valorizar o seu tempo produtivo, melhores serão seus resultados e sua saúde.  

Enfim, espero que as minhas dicas, por mais simples que sejam, ajudem você. Já faz algum tempo que trabalho remotamente, já testei muitas coisas e essas deram certo para mim.  Depois me conta o que você achou nos comentários? Vou adorar trocar ideias com você!

Um abraço!