Métodos ágeis aplicados ao mapeamento de processos? [Texto + Vídeo explicativo]

Os métodos ágeis são uma série de práticas que visam fazer ciclos de entregas de forma rápida, contínua e incremental, orientadas pelas necessidades do cliente. Eles nasceram como uma alternativa ao modelo de gestão de projetos tradicional, na qual o desenvolvimento do projeto é dividido em etapas e com entregas bem definidas, tendo assim, pouca flexibilidade para mudanças e adaptações do escopo e das entregas. 

O manifesto ágil

Quando falamos de métodos ágeis é preciso entender de onde eles surgiram, qual a história por trás. Pensando nisso, resolvi trazer esse vídeo cutinho (2 min) que traz os 4 pilares do manifesto ágil:

Embora tenham surgido para projetos de desenvolvimento de software, não é difícil fazer a transposição desses conceitos para qualquer outro tipo de projeto. Ainda mais em um momento em que a experiência do cliente tem feito a diferença nos negócios.

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Conheça alguns métodos ágeis

Não é só de Scrum que vivem os métodos ágeis. Existem muitos outros que são utilizados. A escolha do método vai depender do objetivo do projeto e da necessidade do cliente. Por isso, eu trouxe 3 métodos ágeis para você conhecer. Veja:

Scrum

O mais famoso dos métodos ágeis e um dos mais utilizados pelas equipes de gestão de projetos ágeis. O motivo para essa larga utilização é muito simples: seus conceitos são replicáveis a outros ambientes de trabalho além do desenvolvimento de softwares. 

Aqui, todas as entregas do projeto são divididas em ciclos, as famosas sprints, que duram de uma a 4 semanas por via de regra. Durante esses ciclos, reuniões diárias de acompanhamento são realizadas com a equipe por desenvolver as entregas do projeto. Ao final de cada ciclo, é realizada uma reunião de revisão entre a equipe e responsáveis pelo projeto, podendo também incluir a participação do cliente. Com base nos feedbacks coletados nesse encontro é realizado o planejamento do próximo ciclo.

O principal objetivo desse método é trabalhar as entregas de formas contínuas e com melhorias incrementais a cada uma delas.

Kanban

Tendo sua origem na palavra japonesa que tem como significado cartão, esse método consiste em um quadro dividido em colunas, que representam as etapas da cadeia de valor do projeto. O mais básico é criar três colunas: To do (a fazer), Doing (fazendo) e Done (feito).

Já a sua utilização é bastante simples: cada atividade é escrita em um cartão, o qual é colocado na primeira coluna (to do). Conforme o desenvolvimento do projeto avança, os cartões migram para outras colunas, até chegarem ao final (done). Outro ponto interessante é que essa prática pode ser realizada de forma física, com um quadro e post-its, ou de forma virtual, com ferramentas como o Asana. Veja um exemplo de quadro Kanban:

O principal objetivo dessa prática é dar mais visibilidade das etapas do desenvolvimento do projeto a todos os integrantes da equipe, além de facilitar a priorização de itens e identificação de gargalos.

 Lean Software Development – LSD

Esse método chamado popularmente apenas de Lean, tem por como principal objetivo evitar desperdícios, motivo pelo qual sua aplicação, se realizada correntemente, pode ajudar a alcançar baixos custos de desenvolvimento e uma ótima qualidade do resultado. Entre seus preceitos, está a redução da quantidade de processos, a redução da documentação e a correção de falhas e defeitos.

Há ainda muitos outros métodos ágeis, como Feature Driven Development (FDD), eXtreme Programming (XP), Dynamic System Development Model (DSDM), entre outros.

Saiba mais sobre os diferencias de empresas que utilizam métodos ágeis em projetos nesse artigo!

Agora, como aplicá-los no mapeamento de processos?

Calma, isso não é um devaneio. Não estou dizendo que é para você aplicar o método em si no mapeamento de processos, mas sim sua essência, seus princípios. No caso do Scrum, por exemplo, ao invés de mapear todos os processos da empresa, divida-os em grupos. Priorize aqueles que são mais importantes. Proponha melhorias incrementais aos processos e transforme-os em processos mais inteligentes.

Utilize o quadro Kanban para ter visibilidade das etapas do processo e definir qual a cadeia de valor dele. Com ele, também é possível identificar quais as etapas mais lentas do processo e que precisam ser melhoradas. Já se o seu objetivo for buscar por mais produtividade e otimização dos processos, basei-se no Lean. Elimine desperdícios: reduza o tempo de execução de atividades, elimine tarefas que são desnecessárias e não agregam valor ao processo, diminua o “vém e vai” de informações, e assim por diante.

O benefício disso tudo

O lado positivo de se adotar esses princípios ao mapeamento dos processos da sua empresa é que você passa a atuar de forma mais assertiva e estratégica. Caso contrário, se você continuar seguindo o método tradicional, você certamente levará muito tempo para mapear todos os processos da organização e ao finalizar o mapeamento do último processo, o primeiro já está desatualizado. Resultado: desperdício de tempo e retrabalho.

Descubra como foi a nossa transformação ágil nesse artigo!

E aí, vamos mapear agilmente?

Por mais que as empresas tenham funcionado por muito tempo no piloto automático do método tradicional para a gestão de projetos e para o mapeamento de processos, o cenário mudou e a dinamicidade entrou em pauta. É preciso ser veloz, mas apresentar qualidade ao mesmo tempo.

Sendo assim, aplicar os princípios dos métodos ágeis ao mapeamento de processos é uma saída, uma vez que essas práticas visam realizar esse trabalho por meio de conceitos que prezam pela simplicidade e otimização através de melhoria contínua. No fim, só haverá ganhos: em produtividade, em redução de desperdícios de recursos, redução de custos e, por fim mas não menos importante, em satisfação dos clientes.