Sistema de Gestão Integrada: o que é e como implementar

O sistema de gestão integrada (SGI) é uma abordagem que unifica diferentes áreas de gestão organizacional em uma estrutura coesa. Este artigo explora a importância do SGI, destacando sua origem, evolução tecnológica e impacto das normas ISO no seu desenvolvimento. Além disso, apresenta os benefícios operacionais e estratégicos que o SGI proporciona, bem como os desafios enfrentados durante sua implementação.

Continue a leitura deste artigo e entenda como essa metodologia pode transformar empresas ao alinhar eficiência, conformidade e adaptabilidade às demandas de um mercado cada vez mais dinâmico.

O que é o sistema de gestão integrada?

O sistema de gestão integrada (SGI) é uma metodologia que reúne diferentes sistemas de gestão em uma única estrutura, projetado para integrar áreas como, por exemplo, qualidade, meio ambiente, saúde e segurança ocupacional, sustentabilidade e responsabilidade social, proporcionando uma visão holística da organização. Desse modo, o SGI busca eliminar redundâncias, otimizar recursos e alinhar os processos aos objetivos estratégicos da empresa.

Em termos práticos, o SGI funciona como um “guarda-chuva” que organiza e interconecta diferentes práticas de gestão empresarial. Ele é especialmente relevante para organizações com o propósito de garantir conformidade com normas regulamentadoras, melhorar sua eficiência operacional e atender às crescentes demandas de sustentabilidade e responsabilidade social.

Por que o sistema de gestão integrada é importante?

Para um mercado competitivo, onde o volume de exigências regulatórias é cada vez mais crescente para as empresas, a eficiência isoladamente, já não é mais suficiente para se manter relevante e competitiva. Sendo assim, o SGI possibilita uma abordagem integrada, onde os sistemas se comunicam entre si para eliminar gargalos e garantir maior eficácia nos processos.

Geralmente, empresas que adotam um SGI conseguem alinhar suas metas estratégicas às melhores práticas de mercado, atender com mais facilidade às exigências legais, bem como oferecer produtos ou serviços com qualidade superior ao público-alvo. Essa abordagem integrada traz benefícios quanto a agilidade e a capacidade de resposta às mudanças do mercado – ou seja, adaptabilidade.

Origem do sistema de gestão integrada

O conceito de sistema de gestão integrada começou a ganhar força no final do século XX, à medida que as organizações enfrentavam desafios de competitividade global e precisavam melhorar sua eficiência operacional. Nesse contexto, o SGI emergiu como uma resposta para integrar sistemas que até então operavam de forma independente.

A influência das normas ISO

O desenvolvimento do SGI está diretamente conectado à evolução das normas ISO (Organização Internacional para Padronização), que estabeleceram padrões globais para diferentes áreas da gestão empresarial:

• ISO 9001: introduzida em 1987, trouxe o conceito de gestão da qualidade como ferramenta para padronizar processos e melhorar a satisfação do cliente. Em outras palavras, representa o cumprimento dos requisitos rigorosos do sistema de gestão da qualidade nas seguintes áreas: instalações, pessoas, formação, serviços e equipamentos.
• ISO 14001: criada em 1996, destacou a necessidade de incorporar práticas de gestão ambiental, incentivando empresas a minimizar seu impacto no meio ambiente.
• ISO 45001: substituindo a OHSAS 18001, esta norma padroniza práticas de saúde e segurança ocupacional, assegurando que colaboradores trabalhem em um ambiente seguro.

Essas normas incentivaram as empresas a integrarem diferentes sistemas, resultando em uma abordagem mais eficiente e abrangente.

Evolução tecnológica como facilitadora

O avanço das tecnologias digitais também é uma das características principais na popularização do SGI. Softwares especializados, como sistemas de ERP (Enterprise Resource Planning) e BPMS (Business Process Management Systems), por exemplo, facilitaram a integração de processos e dados, tornando o SGI uma realidade prática e tangível para empresas de diferentes tamanhos e segmentos de atuação.

Benefícios do sistema de gestão integrada

Implementar um sistema de gestão integrada pode transformar completamente a forma como uma empresa opera. Abaixo, exploramos os principais benefícios, começando com, por exemplo:

Eficiência operacional aprimorada

Com a integração de sistemas de gestão, as empresas eliminam redundâncias e otimizam seus processos. Por exemplo, ao centralizar dados, processos e informações – seja de qualidade, saúde, segurança, meio ambiente, entre outros – é possível evitar retrabalhos e agilizar a comunicação entre departamentos.

Redução de custos

Um SGI bem implementado tem o potencial de reduzir custos operacionais de diversas maneiras como, por exemplo, eliminar desperdícios, melhorar a utilização de recursos e minimizar erros que poderiam levar à multas ou não conformidades com normas regulamentadoras. Além disso, a padronização de processos reduz custos administrativos e operacionais.

Melhor gestão de riscos

Com o SGI, as empresas adotam uma abordagem proativa para identificar e mitigar riscos. A centralização de informações críticas, por exemplo, é uma excelente estratégia para monitorar potenciais ameaças e implementar medidas preventivas de maneira eficiente, protegendo os colaboradores e os ativos da organização.

Conformidade com normas e regulamentos

O cumprimento de normas como ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001 torna-se mais simples com o SGI. A integração dos sistemas permite que a empresa atenda simultaneamente aos requisitos dessas normas, reduzindo o esforço necessário para manter a conformidade.

Melhoria contínua

O SGI incentiva a adoção de uma cultura de melhoria contínua. Com indicadores de desempenho integrados, as organizações podem monitorar constantemente seus processos e identificar áreas para melhorias – isso é essencial para empresas que desejam permanecer competitivas no médio e longo prazo.

Reputação e vantagem competitiva

Geralmente, as empresas que implementam um sistema de gestão integrada eficiente são percebidas como mais organizadas, sustentáveis e comprometidas com a qualidade e a segurança. Em outras palavras, pense que é a reputação do seu negócio no mercado que está “em jogo”: sem SGI, a reputação pode ser prejudicada; com SGI, o efeito é positivo e o seu negócio pode atrair novos clientes e parceiros de negócios.

Um dica que pode ser útil para você que está lendo este artigo nesse exato momento:

Normas regulamentadoras e o sistema de gestão integrada

No Brasil, o sistema de gestão integrada também se relaciona diretamente com as normas regulamentadoras (NRs), que estabelecem diretrizes de segurança e saúde no trabalho. Integrar essas exigências ao SGI pode simplificar a gestão e garantir conformidade legal. Veja alguns exemplos das normas em seguida:

Principais normas regulamentadores aplicáveis

• NR 9: prevenção de riscos ambientais, integrando análises de segurança e saúde com outros sistemas de gestão.
• NR 17: ergonomia, garantindo que o ambiente de trabalho seja adaptado às necessidades dos colaboradores.
• NR 18: gestão de segurança na construção civil, uma área onde o SGI pode trazer grande eficiência.
• NR 20: padronização de resposta a emergências envolvendo inflamáveis e combustíveis.

A integração das exigências dessas normas no SGI, garantem às empresas que suas operações estejam alinhadas com os requisitos legais, minimizando qualquer risco de penalidade ou acidente que poderia impactar negativamente a empresa.

Como implementar um sistema de gestão integrada?

É hora de sair do teórico e irmos para o prático! Implementar um sistema de gestão integrada requer planejamento e estratégia, primeiramente. Depois, tão importante quanto é o engajamento das equipes e a escolha das ferramentas certas. A seguir, detalhamos as principais etapas desse processo:

Passo 1 – Planejamento estratégico

No planejamento, é essencial definir:

• O escopo do SGI (quais áreas e processos serão integrados);
• Os objetivos organizacionais e as metas que o SGI ajudará a alcançar;
• Os recursos necessários, incluindo tecnologia, orçamento e pessoal.

Este passo também envolve identificar os stakeholders internos e externos que precisam ser engajados no projeto.

Passo 2 – Diagnóstico organizacional

Antes de iniciar a implementação, é necessário realizar um diagnóstico completo dos processos existentes. Isso inclui:

• Avaliar práticas atuais e identificar lacunas;
• Documentar processos e procedimentos que serão integrados;
• Analisar os sistemas de TI disponíveis e identificar necessidades de melhoria.

Passo 3 – Desenvolvimento do sistema

Após o diagnóstico, a próxima etapa é desenvolver o sistema. Isso envolve:

• Criar ou adaptar documentos e procedimentos necessários;
• Definir indicadores de desempenho para monitorar os resultados do SGI;
• Garantir que os requisitos das normas ISO e NRs sejam incorporados ao sistema.

Passo 4 – Treinamento e capacitação

Um dos fatores críticos para o sucesso do SGI é o treinamento dos colaboradores. Isso inclui:

• Capacitar as equipes para operar dentro do novo sistema;
• Comunicar claramente os benefícios do SGI para promover o engajamento;
• Oferecer suporte contínuo para garantir que todos entendam os processos.

Passo 5 – Implantação e monitoramento

Nesta fase, o SGI é implementado na prática. É crucial:

• Garantir que todos os procedimentos estejam sendo seguidos corretamente;
• Monitorar os indicadores de desempenho para avaliar a eficácia do sistema;
• Realizar auditorias internas para identificar áreas de melhoria.

Desafios na implementação do sistema de gestão integrada

Embora o sistema de gestão integrada ofereça inúmeros benefícios, como vimos anteriormente, por outro lado, sua implementação pode apresentar desafios significativos – e que merecem ser considerados atentamente. Conhecer esses obstáculos ajuda a superá-los de maneira eficaz. Abaixo, separamos alguns exemplos dos principais desafios enfrentados pela maioria das empresas.

Resistência à mudança

“Tudo que é novo pode assustar.” Quem nunca escutou alguma frase semelhante à essa? E, é verdade, pois “se todo mundo diz, então deve ser verdade”. Certamente, você também já escutou essa segunda. Deixando as expressões populares de lado, o importante aqui é entender que muitos colaboradores podem resistir à introdução de um novo sistema, especialmente se não entenderem os benefícios do SGI.

Para superar esse desafio, invista em comunicação clara e treinamento para toda a empresa, se possível, mas, principalmente, às pessoas envolvidas e impactadas.

Custos iniciais elevados

Embora o SGI ofereça redução de custos a longo prazo, a implementação, por outro lado, pode exigir um orçamento inicial mais robusto. Para grandes empresas, com estruturas e hierarquias complexas, o mais importante é justificar esses custos com uma análise de retorno sobre o investimento detalhada.

Integração tecnológica

Por fim, mas não menos importante, outro desafio aflige, principalmente, empresas que não possuem uma infraestrutura tecnológica robusta, pois elas podem enfrentar dificuldades para integrar sistemas. Investir em ferramentas de gestão mais modernas é essencial para garantir o sucesso do SGI.

Considerações finais sobre o sistema de gestão integrada

O sistema de gestão integrada é uma ferramenta indispensável para empresas que desejam melhorar sua eficiência operacional, garantir conformidade com normas, bem como atender às demandas do mercado. Entretanto, a sua implementação merece atenção e cuidado, pois pode ser desafiadora, em alguns casos. Da mesma maneira, é imprescindível ressaltar que os benefícios do SGI superam amplamente os esforços necessários para implementá-lo.

Uma vez que o SGI está implementado, não se esqueça: para que todo o seu potencial seja aproveitado, é fundamental adotar uma mentalidade (ou filosofia) de melhoria contínua. É o que garante que a empresa seja adaptável às mudanças que o mercado exige e esteja alinhada com as boas práticas (ou então, melhores práticas).