Qual a importância de monitorar fluxos de trabalho

Qual a importância de monitorar fluxos de trabalho? Essa é uma questão bastante relevante dentro das organizações. Pois, é impossível melhorar a eficiência sem primeiro entender como o fluxo de trabalho está sendo realizado e quais melhorias podem ser aplicadas nele!

O que é um fluxo de trabalho?

Antes de começar a falar sobre a importância de monitorarmos os fluxos de trabalho é importante definirmos o que é um fluxo de trabalho.

Fluxo de trabalho, também conhecido como workflow, é uma sequência em que as ações, tarefas, informações ou documentos passam de uma pessoa (ou área) para outra. Tudo dentro de um mesmo processo.

Aqui no blog, nós temos um artigo super completo sobre o assunto:

• Workflow: tudo o que você precisa saber!

Monitorando o fluxo de trabalho

Para a grande maioria das empresas, a eficiência é um dos principais objetivos a serem alcançados. Afinal, quanto mais rápido e eficiente ela for, mais fácil de alcançar seus objetivos e atingir as suas metas.

Isso reflete diretamente no fluxo de trabalho, mais tarefas poderão ser realizadas em menos tempo e com menos recursos. Monitorar o fluxo significa observar o processo em tempo real, acompanhando cada etapa e identificando quaisquer atrasos, gargalos ou problemas.

Quando o fluxo de trabalho é monitorado de maneira adequada, os analistas e coordenadores podem obter uma visão completa do processo, incluindo os tempos de execução, as etapas críticas e os pontos fracos. Essa informação pode ser usada para fazer melhorias que aumentem a eficiência e a qualidade do trabalho.

4 razões pelas quais é importante monitorar fluxos de trabalho:

1. Identificar gargalos e atrasos

O monitoramento do fluxo de trabalho permite identificar onde ocorrem atrasos e gargalos no seu processo. Onde ele está ficando preso ou onde há retrabalho desnecessário. Identificar esses problemas permite que as equipes realizem correções e melhorem a sua eficiência.

2. Acompanhar o progresso em tempo real

O monitoramento do fluxo de trabalho permite que as equipes acompanhem o progresso do trabalho em tempo real. Isso ajuda a garantir que as tarefas sejam concluídas dentro do prazo e que todas as etapas do processo sejam concluídas com sucesso.

Quando o fluxo de trabalho é monitorado adequadamente, os analistas e coordenadores podem identificar quando um processo está levando mais tempo do que o previsto, permitindo que tomem medidas corretivas imediatas antes que o projeto inteiro fique atrasado.

3. Tomar decisões informadas

Com dados precisos sobre o tempo de execução de cada etapa do fluxo de trabalho, as equipes podem tomar decisões informadas sobre como melhorar o processo. Isso pode incluir mudanças no layout do fluxo de trabalho, a introdução de novas ferramentas ou tecnologias ou até mesmo a retribuição de tarefas para outras equipes.

Quando os envolvidos no processo têm uma visão clara do fluxo de trabalho, eles podem tomar decisões informadas sobre onde e como fazer melhorias para aumentar a eficiência e a qualidade do trabalho.

4. Melhorar a qualidade

O monitoramento do fluxo de trabalho permite que as equipes identifiquem e corrijam erros ou problemas de qualidade à medida que ocorrem. Isso pode ajudar a evitar que problemas maiores ocorram no futuro e a melhorar a qualidade do produto final.

A importância de monitorar fluxos de trabalho

Bom, agora que você já sabe mais sobre a importância em se monitorar os fluxos de trabalho é necessário entender qual a melhor maneira de começar. Todas as empresas podem ter ganhos importantes quando começam a olhar para os seus fluxos e processos!