Você está pronto para a transformação digital de documentos?

O pensamento e as ideias dos seres humanos vem sendo transmitidos por meio de desenhos, letras e números desde os tempos das cavernas até hoje. Talvez tenha evoluído no formato, na maneira de escrever (as palavras em si acabam mudando com o tempo), mas esta prática é milenar e a escrita é a linguagem predominante (depois da fala) até os dias atuais.

Ao falar em “documento”, nos deparamos com um vocábulo comum, usualmente usado para representar algo escrito. Porém, você já parou para pensar que documentos em outros formatos, como vídeo, por exemplo, podem ser a nova versão da comunicação usual?

A versão da comunicação na era da transformação digital, que tal?

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Hoje em dia, até livros de receitas vem com o QR-Code para você assistir à preparação direto no Youtube! O que você prefere: ler as duas páginas de informações ou acompanhar a demonstração da receita por meio de um vídeo?

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Tudo muito lindo e moderno. Mas eu te pergunto: nas organizações, os documentos continuam sendo no papel? Controlados por meio de versões em word? Assinados a caneta? E como fica a comunicação?

Os colaboradores conseguem repassar as instruções de trabalho (escritas) de maneira clara para que qualquer pessoa entenda? As empresas estão acompanhando toda essa revolução digital do nosso dia-a-dia?

Vamos aos fatos

Outro dia estava saindo de casa para ir até a farmácia, pois meu celular havia caído na água e eu precisava de um medicamento e não tinha como fazer uma ligação para a tele entrega. Para avisar meu marido, enviei-lhe uma mensagem pelo computador:

(Eu) – Estou indo na farmácia e já volto

(Ele) – Por que não liga para a tele-entrega?

(Eu) – Meu celular estragou, lembra?

(Ele) – Mas por que não liga do telefone fixo?

(Eu) – Nossa, nós temos telefone fixo…!

Foi então que eu tive um choque de realidade! Aquele telefone estava ali, parado, coberto de pó por falta de uso, abandonado, morrendo de tristeza, servindo de objeto decorativo, atrás da mesa do escritório… como eu não lembrei da sua existência?!

A minha geração não é tão nova assim não (risos) e eu já deletei o telefone fixo da minha mente. A minha filha talvez nem saberá que ele existe (isso se as operadoras de TV a cabo pararem de me forçar a comprá-lo).

Mas onde eu quero chegar é: assim como nosso cotidiano muda, as organizações e os processos mudam também. Hoje a questão da assinatura eletrônica é ainda uma inovação, mas em breve chegará o momento em que a pessoa te olhará com estranheza quando você apresentar uma caneta para que ela assine um documento.

As empresas que tem, atualmente, algum tipo de assinatura eletrônica incorporado ao processo, passam muito à frente na concorrência. Assinatura eletrônica gera facilidade, mobilidade, velocidade, economia e agrega valor ao negócio, pois é um processo que possui contato e propicia uma boa experiência  para o cliente. (entenda em 1 minuto a diferença entre Assinatura Eletrônica e Assinatura Digital).

Eu quero te perguntar: como é feita a gestão documental na sua empresa? Você sabe quais são os riscos de uma gestão não digitalizada? Quais são os riscos em não acompanhar as mudanças do mercado? Quais as consequências em manter os processos funcionando pois “sempre foi assim”? Você já se questionou o quanto a transformação digital pode trazer de saving para o negócio? O quanto de erros podem ser reduzidos? O quanto de papel pode ser economizado ($$$)?

Eu sei que são muitas perguntas para serem respondidas. O meu objetivo é exatamente este: te fazer pensar.

Eu criei uma planilha, baseada nas normas ISO (Controle de Documentação), para você usar e controlar seus documentos. Nela constam informações do tipo: criador, revisor, rastreabilidade, data para nova revisão do documento, etc.

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Confesso que essa planilha foi muito útil para mim: já usei muuuuuuito.

Ela é ótima e eficaz, porém eu não gostaria que você a usasse. Hoje, eu não controlo mais os meus documentos, eu terceirizo essa atividade, para um sistema inteligente e informatizado. Eu resolvi fazer parte da transformação digital. Se você ainda não faz parte dessa transformação, eu te indico a planilha, entretanto eu te indico muuuuuuito mais procurar saber o retorno financeiro e economia de tempo que você poderia ter ao fazer gestão eletrônica dos seus documentos.

Pra finalizar, mais uma história: recebi ontem o convite de casamento de uma amiga, ela me enviou pelo correio (From EUA). Abri o envelope esperando algo formal e tradicional. Era um Mouse Pad (what???) que continha um link de um site com as informações da cerimônia, confirmação de presença, fotos de pré-wedding, vaquinha de lua de mel… QUE ISSO?!?! Cadê o convite tradicional? Então eu percebi que o tradicional não existe mais. Estamos numa constante transformação do dia-a-dia, transformação nos negócios, transformações nos padrões que nossos filhos sequer conhecerão. A chamada Transformação Digital, que eu chamaria de revolução.