Produtividade com Workflow: Aumente a Eficiência do seu time

Na busca constante pela eficiência operacional, empresas têm adotado workflows para impulsionar a produtividade e maximizar resultados. Isso demonstra como a tecnologia se torna uma aliada valiosa para organizações, capacitando-as a superar desafios e eliminar obstáculos nos processos operacionais.

Este artigo explora estratégias para aumentar a eficiência nos negócios por meio da implementação efetiva de workflows, destacando benefícios e etapas de execução. Continue a leitura e descubra os segredos da produtividade com workflows.

O que é produtividade

A produtividade abrange mais do que a mera produção física; representa a habilidade de gerir recursos para atingir resultados expressivos, ou seja, produzir mais com menos. Ela é alcançada otimizando processos, reduzindo desperdícios e garantindo a qualidade do trabalho realizado. 

A produtividade é vital para o crescimento e competitividade empresarial, influenciando diretamente em fatores como eficiência e lucratividade. 

Significado de workflow

O termo “workflow” refere-se ao fluxo de trabalho, ou seja, à sequência de etapas que ocorrem em uma linha produtiva para atingir um objetivo pré-determinado. Sua aplicação é crucial para organizar atividades em uma empresa, garantindo eficiência nos resultados. 

Ao permitir a execução sequencial e lógica das tarefas, o workflow assegura a continuidade e integração dos processos. Um exemplo prático é o processo de aprovação de projetos, no qual cada etapa possui critérios específicos, como analistas designados, prazos, entre outros.

Avaliação da produtividade

Mais do que adotar ferramentas e metodologias para aumentar a eficiência do negócio, é essencial monitorar de perto o impacto na operação. Os indicadores de desempenho são cruciais nesse processo.

Diversos indicadores podem mensurar a produtividade, incluindo comparação entre planejado e executado, horas dedicadas a atividades e medição de retrabalho. 

Além de proporcionar uma visão abrangente da produtividade da empresa, permitem ao gestor identificar áreas de baixo desempenho e concentrar esforços para melhorá-las. 

Nesse contexto, alguns dos principais indicadores de produtividade são:

• Produção por hora ou por turno: quantidade de produtos entregues em determinado período;
• Custo médio por unidades produzida;
• Análise dos resultados em comparação ao planejamento;
• Taxa de retrabalho, erros ou gargalos;
• Tempo médio do ciclo de produção;
• Comparação entre a produção real e a produção teórica máxima.

Aumentando a produtividade com workflow

A tecnologia desempenha um papel essencial na otimização de processos, possibilitando a automação de tarefas, otimização de fluxos de trabalho e agilidade operacional. Isso contribui para eliminar problemas que afetam tanto o tempo quanto a qualidade do trabalho.

Vale destacar que o uso de ferramentas tradicionais, como planilhas, pode ser inadequado para gerenciar fluxos de trabalho complexos e dinâmicos, pois são propensas a erros, duplicidades, ruídos na comunicação e perdas de informações, impactando negativamente nas atividades da empresa.

Para contornar essas dificuldades, a implementação de workflow automatizado é necessária. Essa ferramenta melhora significativamente a eficiência dos processos de sua organização. 

Ferramentas tecnológicas para workflow

A implementação de ferramentas de workflows automatizados possibilita uma gestão organizada e automática dos processos. Essas soluções oferecem recursos avançados para mapear, monitorar e controlar as etapas do fluxo de trabalho, assegurando uma execução alinhada com o planejamento estratégico da organização.

O Zeev destaca-se como uma plataforma intuitiva e abrangente para a eficaz implementação de workflows automatizados. Sendo uma solução 100% brasileira e pioneira no país, está presente em todos os estados e mais quatro países..

Implementação de workflows

A implementação de workflows eficazes demanda um planejamento cuidado e uma compreensão clara dos processos existentes. As principais etapas envolvem:

1. Identificação e mapeamento de processos: o primeiro passo consiste em identificar os processos aptos à automação e mapear suas etapas;

2. Inclusão da equipe: é importante envolver a equipe nesse processo, assegurando colaboração e alinhamento de objetivos;

3. Estabelecimento de um plano de implementação: Uma vez mapeados, os processos podem ser otimizados e automatizados utilizando ferramentas como o Zeev;

4. Execução e transição gradual: a implementação dos workflows deve ocorrer gradualmente, permitindo que a equipe se adapte às mudanças de forma progressiva e suave.

5. Feedback e ajustes contínuos: testar, aprimorar e ajustar os workflows ao longo do tempo é fundamental para garantir sua eficácia contínua;

6. Revisão periódica e evolução dos workflows: um esforço contínuo para identificar áreas de melhoria, assegurando que os workflows permaneçam alinhados com as necessidades e objetivos da empresa.

Benefícios do uso de workflows

A aplicação de workflows traz consigo uma variedade de benefícios para uma empresa, incluindo:

Comunicação interna aprimorada: os workflows possibilitam uma comunicação clara e eficiente entre os membros da equipe, garantindo alinhamento e consciência das etapas do processo.

Clareza nas etapas do processo: com workflows bem definidos, os colaboradores têm uma visão clara das etapas necessárias para concluir uma tarefa, eliminando retrabalho.

Aumento da produtividade: a automatização de tarefas repetitivas e a simplificação dos processos com workflows resultam em um aumento significativo na produtividade, permitindo que os colaboradores se concentrem em atividades de maior valor agregado para a organização. 

Redução de custos: a otimização por meio de workflows automatizados pode diminuir custos operacionais, eliminando desperdícios, atrasos e perdas na operação.

Melhoria da gestão administrativa: workflows automatizados também facilitam o acompanhamento e a gestão dos processos, proporcionando uma tomada de decisão mais acertada por parte dos gestores.

A implementação eficaz de workflows tem o poder de transformar radicalmente a produtividade empresarial. Logo, a adoção dessa solução é essencial para empresas que buscam assegurar agilidade, produtividade e maior controle sobre seus projetos.

Interessado em trazer essa revolução tecnológica para sua empresa? Conheça o Zeev!