Como integrar sistemas de BPMS e ERP

A automatização de processos empresariais é tornou-se um caminho interessante para as empresas que buscam otimizar a sua eficiência operacional e reduzir seus custos. Nesse sentido, a integração entre sistemas, por exemplo, BPMS e ERP, emerge como uma estratégia de otimização de fluxos de trabalho e garantia de maior controle sobre as operações corporativas. 

Ainda, empresas que utilizam um sistema ERP (Enterprise Resource Planning), em sua maioria, já possuem um sistema robusto para gestão de recursos, enquanto, por outro lado, um BPMS (Business Process Management System) oferece flexibilidade para modelar, automatizar e monitorar processos empresariais. 

No entanto, a falta de comunicação entre essas duas ferramentas, geralmente, costuma causar problemas como, por exemplo, retrabalho e ineficiência. Neste artigo, abordaremos a importância da integração entre BPMS e ERP, os principais desafios e como implementá-lo de maneira eficaz.

O que são os sistemas de BPMS e ERP?

Começando, primeiramente, com os sistemas de BPMS, eles são plataformas desenvolvidas para mapear, automatizar, modelar e monitorar processos de negócio intra e interfuncionais com foco na transformação do negócio e na melhoria contínua. Em outras palavras, BPMS são softwares que permitem empresas criarem fluxos de trabalho personalizados, garantindo padronização e maior eficiência operacional. Algumas das principais funcionalidades de um BPMS incluem: 

• Modelagem visual de processos.
• Automatização de workflows.
• Monitoramento e análise de desempenho.
• Integração com outras ferramentas empresariais.

Os ERPs são sistemas integrados de gestão empresarial que consolidam informações de diversas áreas do negócio, como financeiro, RH, estoque, produção e vendas, por exemplo. É um tipo de software que as organizações utilizam com a finalidade de gerenciar e padronizar suas atividades diárias de negócios, bem como centralizar as informações de maneira integrada para a tomada de decisão.  

Os ERPs mais populares do mercado incluem: 

• CIGAM 
• Nomus 
• Omie 
• Senior Sistemas 
• SAP ERP 
• Oracle ERP 
• TOTVS 

Benefícios da integração entre sistemas de BPMS e ERP

Aqui, vale reforçar que quando estamos falando sobre BPMS e ERP, estamos nos referindo a softwares distintos, porém complementares. 

Enquanto o ERP está mais focado nas várias funções de negócios e nos módulos que as suportam, ou seja, sendo utilizado verticalmente, dedicado aos departamentos da empresa, o BPMS, por outro lado, trabalha horizontalmente promovendo a colaboração de todas as áreas existentes dentro da organização. 

Vale conferir: para se aprofundar sobre as diferenças entre os softwares, recomendamos o artigo “Diferença entre ERP e BPMS: entenda qual é!“.

Falando de integração…

Os dois softwares, quando integrados corretamente, oferecem o melhor de dois mundos: gerenciamento de processos automatizados, que monitora o uso de recursos e atribui tarefas e, ao mesmo tempo, o armazenamento de todas as informações de negócios em um banco de dados central. 

Dito isso, destacar alguns dos demais benefícios da integração entre ambos: 

1. Automatização e redução de erros

Ao integrar um BPMS com um ERP, processos manuais e repetitivos são automatizados, reduzindo falhas humanas e melhorando a precisão das informações. 

2. Maior eficiência operacional

Com a automatização de processos interdepartamentais, a empresa reduz o tempo gasto em tarefas operacionais e aumenta a produtividade dos colaboradores. 

3. Melhor tomada de decisão

A integração permite a troca de informações em tempo real entre os sistemas, proporcionando maior visibilidade sobre o desempenho da empresa e facilitando a análise de dados. 

4. Redução de custos

A diminuição de retrabalho, erros e tempo gasto em atividades manuais resulta em uma operação mais eficiente e, por conseguinte, com menor custo operacional. 

Desafios e soluções na integração

Nos tópicos anteriores, apresentamos a você as vantagens de ambos os sistemas, mas também reforçamos que esses benefícios só podem ser conquistados quando a integração é realizada da maneira correta. Portanto, para que isso ocorra, é imprescindível considerarmos também os desafios que precisam ser superados para garantir um funcionamento eficiente e seguro da integração. 

1. Compatibilidade entre sistemas

Nem todos os ERPs e BPMS possuem conectores nativos entre si, tornando necessário o uso de APIs ou middleware para viabilizar a comunicação. 

Solução: Utilizar um BPMS que ofereça APIs abertas e flexíveis, como o Zeev, que dispõe de conectores nativos com Zapier, DocuSign e D4Sign, além de uma documentação completa para desenvolvimento de integrações personalizadas. 

2. Complexibilidade na integração de dados

Os dados em um ERP são estruturados de maneira diferente dos fluxos de um BPMS, exigindo mapeamento adequado. A falta de consistência entre formatos pode gerar erros e comprometer a integridade da informação. 

Solução: Implementar técnicas de ETL (Extract, Transform, Load) para padronizar e transferir informações entre os sistemas. O uso de middlewares pode facilitar esse processo, garantindo que os dados sejam convertidos corretamente antes de serem enviados ao destino. 

3. Segurança e compliance

A integração de sistemas exige um alto nível de segurança, especialmente quando envolve dados sensíveis e financeiros. Empresas que não seguem padrões de segurança podem estar vulneráveis a ataques cibernéticos e vazamento de informações. 

Solução: Utilizar mecanismos de autenticação robustos, como OAuth 2.0, e criptografia de ponta a ponta para proteger a comunicação entre BPMS e ERP. Além disso, garantir conformidade com normas como a LGPD e o GDPR ajuda a mitigar riscos regulatórios. 

4. Facilidade de integração

Muitos concorrentes do Zeev ainda utilizam tecnologias defasadas como GraphicL ou cobram pelo uso de APIs, dificultando a adoção de integrações empresariais. Além disso, a necessidade de um alto conhecimento técnico pode ser um entrave para empresas que não possuem uma equipe de TI especializada. 

Solução: O Zeev permite integrações de forma amigável, inclusive para a área de negócios. A plataforma oferece uma tela simplificada para criação de APIs, permitindo que a equipe de TI configure a API enquanto a conexão dentro do processo é realizada sem necessidade de reprogramação. Dessa forma, a implementação é facilitada e pode ser gerenciada sem grandes dificuldades técnicas. 

Principais forma de integração entre sistemas de BPMS e ERP

Para garantir uma integração eficaz entre BPMS e ERP, diferentes abordagens podem ser utilizadas, dependendo das necessidades e complexidade do negócio. Em seguida, destacamos as principais formas de integração. 

1. APIs

As APIs (Application Programming Interfaces) são uma das maneiras mais eficientes de integrar sistemas. Elas permitem que BPMS e ERP se comuniquem de forma estruturada e direta, trocando dados em tempo real de maneira segura e escalável. 

Vantagens: 

• Comunicação direta entre sistemas. 
• Atualização instantânea de dados. 
• Maior controle sobre a integração. 

Middleware e iPaaS

O middleware atua como um intermediário entre os sistemas, traduzindo e direcionando os dados de maneira eficiente. As plataformas iPaaS, como Zapier e Mulesoft, facilitam a conexão entre sistemas sem a necessidade de desenvolvimento interno complexo. 

Vantagens: 

• Redução da complexidade na integração. 
• Facilidade na escalabilidade e manutenção. 
• Integração com múltiplas aplicações simultaneamente. 

3. ETL (Extract, Transform, Load)

Esse método é útil para empresas que precisam migrar grandes volumes de dados entre BPMS e ERP. Ele extrai as informações de um sistema, transforma os dados para o formato correto e os carrega no destino. 

Vantagens: 

• Ideal para integrações que envolvem grandes bases de dados. 
• Permite limpeza e padronização dos dados. 
• Maior controle sobre o fluxo de informações. 

Como o Zeev ajuda na integração

A integração entre sistemas de BPMS e ERP é essencial para empresas que buscam eficiência, redução de custos, assim com agilidade operacional. A utilização de soluções como o Zeev, por exemplo, auxilia as organizações a transformarem seus processos, garantindo maior controle e produtividade. 

O Zeev é uma plataforma de automatização de processos de negócios, inclusive, com inteligência artificial – por meio da Zai, a inteligência artificial do Zeev. A plataforma oferece: 

• Conectores nativos com Zapier, DocuSign e D4Sign. 
• APIs robustas para integração personalizada. 
• Uma interface simplificada para configuração de integrações. 
• Suporte especializado para ajudar empresas na implementação. 

Empresas que utilizam Zeev conseguem melhorar a gestão de processos, garantindo uma integração eficiente com os principais ERPs do mercado. 

Quer saber mais sobre como a integração pode beneficiar sua empresa? Entre em contato com um de nossos especialistas e agende uma demonstração do Zeev!