Qual a diferença entre mapa, modelo e diagrama de processos?

Diagrama é uma visão superficial e sem grandes detalhamentos de um processo. Por exemplo: diagrama SIPOC, diagrama de tartaruga e diagrama de Ishikawa. Já o mapa, como o nome diz, é uma representação um pouco mais detalhada que mostra os caminhos que o processo percorre. E, por fim, o modelo é uma representação mais rica em detalhes, com mais níveis, caminhos, papéis e responsabilidades. São os modelos que são usados para automatizar processos.

Vamos aprofundar esse assunto?

Você já sabia que existe diferença entre mapa, modelo e diagrama de processos? Muitas vezes esses termos são utilizados como sinônimos, mas cada um deles possui uma definição específica. Pois bem, as definições são diferentes, mas os três tipos de desenhos tem o mesmo objetivo: entender a maneira como certo processo funciona e qual é a sua real missão e responsabilidade.

O que dizem os livros sobre a diferença entre mapa, modelo e diagrama de processos?

Existe um livro chamado BPM CBOK. Ele é o livro queridinho dos profissionais que fazem desenho e análise de processos. Lá no CBOK diz que a modelagem é a representação completa e exata do funcionamento dos processos de negócio por meio de diagramas, mapas ou modelos, a qual visa fornecer uma perspectiva ponta a ponta ou uma parcela desses processos. Diagramas, mapas e modelos não são sinônimos e possuem diferentes propósitos. De forma resumida temos:

1. Diagrama retrata os principais elementos do fluxo, simboliza as macro atividades, mas omite os pequenos detalhes;
2. Mapas de processos podem ser classificados como a evolução do chamado diagrama, pois demonstram com detalhes os fluxos de atividades (fluxos de trabalho) adicionando eventos, regras, resultados, ou seja, existe uma precisão maior no desenho;
3. Modelo é a versão final com um alto nível de detalhamento que envolve recursos, fluxo de informações, instalações, finanças, etc. e frequentemente é feito mediante ferramentas de simulação.

O que é um diagrama de processo

Se eu desenhar um diagrama do meu processo a visão que eu terei é como se eu estivesse dentro de um avião olhando para baixo. Ou seja, o diagrama apresenta uma visão superficial, uma visão macro, sem detalhes. É um entendimento rápido sobre as principais atividades do processo.

Vou fazer uma analogia com a pesquisa no Google Maps. Quando você digita um estado qualquer ele apresenta uma resposta muito superficial onde você não consegue enxergar os bairros e muito menos os nomes das ruas. Essa é a visão macro que um diagrama de processo trará para você. Veja os exemplos abaixo:

Diagrama Tartaruga

O diagrama tartaruga é muito utilizado. As empresas que possuem ISO 9001 acabam por utilizarem diagrama tartaruga para fazer o diagrama do processo. Basicamente, você pode enxergar no diagrama tartaruga os fornecedores, as entradas, saídas, clientes, máquinas meio ambiente, procedimentos e manuais vinculados, processos de apoio, indicadores, etc.

Diagrama SIPOC

O diagrama SIPOC também, como o próprio nome diz é um diagrama de processos. Porém, ele é menos completo do que o diagrama tartaruga. Eu vou deixar aqui o link com um material e todas as dicas para você criar o seu e saber tudo sobre SIPOC.

Neste link tem e-book, vídeos, passo a passo, exemplos e muito mais! O SIPOC é oriundo do método Seis Sigma, mas eu não vou contar nadinha, vou deixar que você mesmo descubra no texto sobre SIPOC que eu citei.

Eu devo fazer um diagrama do processo para:

1. Entender quais são as atividades que estão realmente ligadas a missão do seu processo e quais não estão;
2. Eliminar conflitos de responsabilidades entre processos / áreas dentro da empresa;
3. Criar uma visão holística do todo. Ou seja, quando a informação estiver apenas na cabeça das pessoas de forma fragmentada cada um sabe um pedaço e ninguém entende do todo;
4. Mitigar problemas na execução do seu processo no dia a dia.

Veja aqui como fazer um diagrama de processos.

Mapa de processo (Mapeamento)

O mapa apresenta um nível um pouco maior de detalhes. É um desenho intermediário que fica exatamente entre o diagrama e o modelo. É importante você entender que em um mapa de processos você não terá apenas informações tão superficiais como no diagrama. Porém não terá informações tão detalhadas como em um modelo. Por isso, o chamamos de intermediário.

Voltando a analogia do Google Maps. Eu diria que aqui a gente pesquisa a cidade e começa a enxergar o nome dos bairros. Ainda não conseguimos entrar no detalhe do nome das ruas. Mas, já temos mais informações sobre o local.

Veja aqui como fazer um mapeamento de processos.

Exemplo de mapa de processo

Este mapa do processo está desenhado em notação de fluxograma. Ou seja, nós podemos fazer o mapa do processo, o mapeamento do processo em vários tipos de notações diferentes. A notação são os ícones que você está vendo no desenho. O mais popular de todos é o fluxograma de processos. Se você quiser aprender a desenhar um, sugiro este artigo aqui que te ensina a desenhar um fluxograma em 5 passos. 

Veja, neste caso do mapa de processo a gente já começa a trilhar uma linha, um fluxo de atividades. Não está tão macro quanto na imagem de cima (do diagrama).

Eu devo fazer um mapa do processo para:

1. Entender com mais detalhes não só a relação do processo com outras áreas, mas também qual o fluxo que o processo segue dentro da sua própria equipe;
2. Eliminar conflitos de responsabilidades entre pessoas;
3. Estudar os problemas na execução do processo no dia a dia;
4. Criar um procedimento padrão do fluxo do processo;
5. Padronizar atividades. Ou seja, quando a informação estiver apenas na cabeça das pessoas de forma fragmentada. Cada um sabe um pedaço e ninguém tem uma visão holística do todo;
6. Descobrir maiores detalhes do processo quando um diagrama macro não se mostrar suficiente para o entendimento do problema que você está tentando resolver;

Modelo de processo (modelagem)

O modelo é a representação completa com todas as informações encontradas no processo. No modelo você identifica cada atividade, o tempo de execução, responsável, etc. O modelo é uma representação completa do processo.

Se formos falar sobre a analogia com o Google Maps, no caso do modelo a comparação é como se conseguíssemos ver a cidade, o nome das ruas e até o número das casas. Ou seja, são informações muito mais detalhadas.

Eu devo fazer um modelo do processo para:

1. Saber cada detalhe do fluxo do meu processo;
2. Procedimentar o processo a nível de detalhe;
3. Automatizar o processo com alguma ferramenta de BPMS

Quando não é indicado o modelo? Se você não deseja automatizar, não faça um modelo do processo. Faça um mapa ou um diagrama. Pois, como trata-se de um nível muito detalhado de informações, quando você terminar de fazer os modelos de três processos, o primeira já estará desatualizado.

Veja aqui como fazer modelagem de processos.

Qual a diferença entre um fluxograma e um diagrama?

Essa é uma pergunta que veio parar nesse post porque é muito pesquisada. Muitas pessoas nos perguntam isso. Pois bem, vamos à resposta? Você pode pegar a notação de fluxograma e fazer uma representação do seu processo de forma muito macro. Você estará fazendo um diagrama do processo utilizando ícones de fluxograma.

Como também, você pode pegar a notação de fluxograma e fazer uma representação do seu processo de forma muito detalhada. Você estará fazendo um modelo do processo. Em resumo, o fluxograma é apenas o nome dos ícones que você utiliza para representar. Já o diagrama é o nível de detalhes que você vai desenhar.

Você pode ter:

1. Diagrama na notação de fluxograma
2. Mapa (mapeamento) na notação de fluxograma
3. Modelo (modelagem) na notação de fluxograma

Ficou simples, né?

Agora, você saberá como diferenciar quando alguém lhe disser que está fazendo um Diagrama do processo,  um Mapeamento de processos ou uma Modelagem de processos.

Fique à vontade para deixar um comentário ou alguma pergunta (respondemos rapidamente). Compartilhe nas suas redes sociais também, sempre haverá algum profissional interessado no conteúdo. Eu, Bruna, sou fã da disseminação de conhecimento e quero ajudar cada vez mais a transformação de processos! Afinal, transformar processos é parte do DNA da Zeev!

Até mais!