Matriz RACI: o que é e como aplicar?

Matriz RACI é uma ferramenta utilizada para a definição das responsabilidades de cada membro de uma equipe. Ou seja, é uma matriz de responsabilidades. Ela proporciona de forma visual a maior clareza nos papéis de cada indivíduo, evitando problemas por falta de comunicação, por exemplo. Conhecer esta ferramenta pode ajudar na organização das tarefas de sua equipe. Eu mostrarei isso para você. Vamos lá?

Vamos pensar em um problema prático

Coloque-se como a pessoa deste exemplo. Imagine que você está participando de um projeto e você não tem clareza de quais atividades são de sua responsabilidade. Você ficaria perdido, não é mesmo? 

Ou pior ainda, imagine que você faz parte de um processo, mas você tem dúvidas se está executando uma atividade importante de modo correto. Porém, você não sabe para quem perguntar ou pedir ajuda? Ruim, não é mesmo? Pode parecer simples, mas quando alguém está perdido, os processos não vão andar!

Para o que serve a matriz de responsabilidades RACI?

Veja bem, a matriz de responsabilidades RACI é uma ferramenta que vai permitir, de forma clara, a definição das atribuições de cada membro de sua equipe. E, melhor ainda, os membros da equipe saberão quais são suas responsabilidades de entrega e para quem as entregas deverão ser feitas. 

Benefícios da matriz RACI

A matriz de responsabilidade RACI auxilia na organização e visualização das atividades, pois toda a equipe terá facilidade para identificar “quem” está fazendo “o que”. Além disso, ao saber quem é responsável por cada tarefa a comunicação entre os membros do processo ou projeto fluirá melhor. 

Os benefícios também podem ser percebidos nas entregas das tarefas. Veja só, com a utilização da matriz ninguém poderá dizer que estava perdido em relação às suas entregas ou que não sabia quais eram suas atribuições. 

O que significa RACI?

O acrônimo RACI significa, em inglês: Responsible, Accountable, Consulted e Informed.  Que, traduzindo para o português significa:

Então, estes quatro termos serão designados a cada membro da equipe que você montou. Ainda está difícil de entender o que é a matriz de responsabilidades RACI? Calma, vou te mostrar detalhes importantes. Vamos ver quais papéis cada função deve desempenhar:

R – Responsável

Este é o membro da equipe que é responsável por executar e entregar a tarefa.

A – Autoridade

Este membro, na maioria dos casos  é o dono do processo. Ele é responsável por aprovar a realização das tarefas ou atividades e por aprovar as entregas realizadas, quando necessário. A autoridade deve verificar se o resultado atingiu o objetivo traçado. Eliminando uma dúvida recorrente que eu tenho certeza que você já teve “Quem poderá aprovar a minha tarefa?”, não é mesmo?

C – Consultado

O consultado é a pessoa que pode auxiliar no desenvolvimento de todas as tarefas. O consultado será envolvido para utilizar o conhecimento e contribuir para o desenvolvimento dos processos ou do projeto.

I – Informado

Esta pessoa deve estar ciente das entregas e também de acontecimentos que possam causar consequências para  o desenvolvimento das atividades.

E agora, como fazer? Vamos ao passo a passo

Agora que eu já te falei um pouquinho sobre a matriz RACI e quais os benefícios que ela pode proporcionar, imagino que esteja ansioso para saber como fazê-la, não é mesmo? Hehehe Calma! Vamos fazer um passo a passo juntos para treinarmos, que tal?

Primeiro, vamos falar de duas premissas bem simples. Tarefas precisam de uma pessoa para executá-las certo? Então, toda tarefa terá um responsável, sempre. Outro ponto que você não pode esquecer é que não deve haver mais de um aprovador para uma mesma tarefa, ok? Agora, vamos colocar a mão na massa, utilizando um processo como exemplo.

1 º passo – definir as tarefas do processo.

 Para começar, você deve definir ou identificar em uma lista, quais são as tarefas do processo. Uma dica é já utilizar o Excel para fazer esta lista, ok? Para exemplificar, eu escolhi um processo de compras.

• Emitir ordem de compra;
• Realizar compra;
• Receber material;
• Conferir material recebido;
• Encaminhar nota fiscal para lançamento;
• Lançar nota fiscal;
• Encaminhar nota para contabilidade;

2º passo – identificar quem são os atores do processo 

3º passo – Agora atribua o RACI

Fácil, não é mesmo? Veja este exemplo prontinho para você. Lembrando que: R, responsável. A, autoridade. C, consultado. I, informado.

Elementos adicionais da Matriz RACI

Após o exemplo, você pode ter sentido que talvez esses elementos não se adequem corretamente a sua equipe. Mas não se preocupe, você ainda poderá utilizá-la. Existem elementos que, se necessário, você pode adicionar à sua matriz para delegar as tarefas. Os principais papéis que podem ser necessários em alguns casos são: Manager (Gerente), Backup (Reserva), Notify (Notificados) e Originator (Criador).Vamos ver que papel cada um deles desempenha? 

Manager(Gerente):É a pessoa responsável por gerenciar as entregas de um projeto. Mas não confunda com o aprovador, ok?

Backup(Reserva):Este membro será o substituto caso algum responsável não possa executar sua tarefa. Então, essa pessoa já é definida como membro da equipe. Pois, precisa ter conhecimento do projeto para desenvolver a tarefa, não é mesmo?

Notify(Notificados): Ele será notificado sobre as atividades do projeto ou do processo. Mas, veja só, ele não é como o informado, que precisa de informações relevantes sobre o processo. Apenas estará recebendo a notificação de conclusão de uma tarefa, por exemplo

Originator(Criador): É a pessoa que criou a tarefa. Simples. Pensamos no exemplo acima, o criador é o solicitante da compra. Então, ele criou a tarefa “emitir ordem de compra”, sob a responsabilidade do analista de compras. 

Existe outra forma de utilizar uma matriz de responsabilidade?

Sim, existe. Na nossa ferramenta Zeev, por exemplo, você determina todos os atores das tarefas de um processo. Neste caso, todos os membros da sua equipe sempre saberão por quais tarefas são responsáveis, pois de modo simples eles conseguem visualizar as tarefas que estão para ser realizadas. Além disso, sempre saberão quem solicitou e quem será a pessoa responsável pela próxima tarefa. Legal, não é mesmo? Separei um vídeo para você poder conhecer o Zeev.

Para finalizar…

Em síntese, a matriz de responsabilidades RACI é apenas uma das ferramentas que existem para a delegação e visualização dos atores das tarefas em uma equipe. Podemos utilizar uma ferramenta como a matriz RACI ou até mesmo delegar as responsabilidades pelo Zeev, com com as demais vantagens que um software pode proporcionar. 

Vimos que os benefícios que uma matriz de responsabilidade proporciona são ótimos. Pois a clareza dos papéis a serem desempenhados por cada membro de um processo ou de um projeto, organiza e qualifica as entregas que serão realizadas. Tanto para a gestão, quanto para os demais membros da equipe. 

Aplique a matriz de responsabilidades RACI e nos conte como foi, combinado?

E se você ficou com qualquer dúvida, pode nos perguntar.

Até o próximo conteúdo!