Fluxograma vs diagrama de processo: qual a diferença?

Fluxograma vs diagrama de processo. Você sabe qual a diferença entre as duas ferramentas?

Em pesquisa realizada pelo aplicativo Brosix, 97% dos trabalhadores participantes afirmaram que a comunicação afeta sua eficiência diária no trabalho.

Outro estudo, desta vez realizado pela Economist Intelligence Unit, reforça esse indicativo, com 44% dos entrevistados alegando que a falta de comunicação é um problema que causa atrasos e falhas na finalização de projetos e processos. Na pesquisa, 18% também afirmam que problemas de comunicabilidade ocasionam redução de vendas.

Melhorar a comunicação entre os times é determinante para qualquer empresa que busca alcançar o sucesso empresarial. A questão que preocupa, entretanto, é saber quais métodos e ferramentas aplicar para aprimorar e estreitar o contato entre os colaboradores.

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Os fluxogramas e diagramas de processos são ferramentas gráficas que podem ajudar nesse quesito, uma vez que entregam informações visuais e mais intuitivas sobre processos de negócio.

O que é um fluxograma?

O fluxograma nada mais é que uma ferramenta visual que utiliza símbolos gráficos para ilustrar sequências de processos, operações e fluxos de informações.

Ele oferece uma visão clara e organizada de como uma tarefa ou um processo funciona, utilizando uma linguagem universal composta por símbolos, como:

Retângulos (indicando processos);
Losangos (representando decisões);
Setas (mostrando a direção do fluxo).

Na prática, os fluxogramas são aplicados em diversas áreas de negócio, desde a indústria até o setor de serviços. Por exemplo, na gestão de processos, eles ajudam a definir quais etapas devem ser seguidas, permitindo às equipes visualizar e compreender melhor quais são suas responsabilidades.

Em processos de produção, como na fabricação de produtos, por exemplo, os fluxogramas podem ser usados para delinear as etapas do processo produtivo, permitindo aos gestores identificar gargalos ou até mesmo oportunidades de otimização.

Já na área de TI, podem ser aplicados para representar o fluxo de dados e informações em softwares e sistemas, facilitando a compreensão da lógica por trás de suas funcionalidades e recursos.

O que é um diagrama de processo?

O diagrama de processo é uma ferramenta que ilustra a sequência de um conjunto de ações ou atividades, porém, não tão detalhadamente quanto outros tipos de desenho de processo. Sua função é mapear e apresentar as macro etapas do processo, mostrando a relação entre elas e como as informações se conectam entre si.

Dica de leitura: Mapeamento de processos: Guia completo mais ferramentas!

Com o uso de símbolos, linhas e formas, o diagrama de processo ajuda a simplificar a execução de tarefas complexas, tornando-as mais compreensíveis para as equipes.

As melhores práticas de diagramação envolvem utilizar o diagrama para representar visualmente o fluxo de trabalho de diferentes operações, desde a produção de um produto até a prestação de um serviço, porém, sem muito detalhamento.

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Por que usar fluxogramas e diagrama de processo

Usar fluxogramas e diagramas de processo é importante porque oferece às empresas uma visão mais organizada sobre todos seus processos. Essas representações visuais mapeiam as etapas e as interações internas, permitindo uma compreensão rápida de como as tarefas são (ou devem ser) executadas.

Uma vez que a audiência (colaboradores, sócios, stakeholders, etc) compreende o que está sendo feito (ou precisa ser realizado), é possível aumentar a eficiência operacional e identificar possíveis lacunas, pontos de melhoria e gargalos.

Além disso, as ferramentas promovem a boa comunicação entre as equipes e os departamentos, entregando uma linguagem comum para o alinhamento de estratégias, compartilhamento de conhecimento e a melhora no trabalho colaborativo.

Fluxograma vs diagrama de processo: qual a diferença?

Por terem um formato de apresentação semelhante, muitos líderes acabam confundindo os fluxogramas e diagramas de processo. No entanto, existem diferenças, e elas estão concentradas na abordagem, finalidade e aplicação de cada metodologia.

Os fluxogramas, por exemplo, oferecem informações detalhadas sobre um processo específico, utilizando-se de formas geométricas e setas para indicar a sequência dos eventos relacionados ao procedimento. As etapas são detalhadas, por isso a utilização prática dos fluxogramas ocorre, em grande parte dos casos, para mapear operações e documentar fluxos de trabalho.

Os diagramas de processo, por outro lado, possuem uma abordagem mais simplista. Eles apresentam uma estrutura genérica quando comparados aos fluxogramas, não se aprofundando tanto nos detalhes dos procedimentos, mas sim na sequência dos eventos que foram ou serão concluídos.

Em outras palavras, os diagramas de processos oferecem uma visão mais macro dos estágios e relações entre as atividades.

Por proporcionarem uma visão mais geral das operações, os diagramas de processos são muito usados para identificar áreas de melhoria e ajudar na comunicação visual entre as equipes.

Independentemente das diferenças entre fluxogramas e diagramas de processos, é importante reconhecer que ambas as ferramentas apresentam vantagens e, portanto, podem ser aplicadas para aprimorar a comunicação visual e a eficiência nos negócios.

Como escolher entre fluxogramas e diagramas de processo

A escolha entre fluxogramas e diagramas de processo vai depender muito das necessidades específicas de cada empresa.

Para decidir qual utilizar, é necessário entender qual é o propósito da representação visual, e qual é o nível de detalhes que precisam ser compartilhados/apresentados ao público.

Se o objetivo é descrever com detalhes as etapas de um processo, identificar problemas ou analisar a eficiência operacional, por exemplo, os fluxogramas são mais indicados porque eles oferecem informações minuciosas de cada etapa e interações.

No entanto, se o objetivo for apenas comunicar a sequência de um procedimento em reuniões de equipe, treinamentos ou encontro com stakeholders, por exemplo — que exigem uma apresentação sucinta e rápida —, os diagramas de processos são mais adequados. Isso porque eles apresentam o que deve ocorrer e qual a sequência dos eventos de forma objetiva.

Para facilitar o processo de escolha das duas ferramentas, preparamos um checklist com os pontos que precisam ser considerados. Confira!

Propósito: qual o objetivo da representação visual? Apresentar uma análise detalhada do projeto e processo, ou entregar uma visão mais generalizada?
Audiência: quem será o público-alvo que vai assistir a apresentação? Uma audiência técnica, que exige mais detalhes sobre os procedimentos, ou uma audiência não técnica, em que informações básicas são suficientes?
Detalhes: quais informações devem ser apresentadas à audiência? Detalhes específicos sobre cada uma das atividades, ou apenas uma visão sucinta do que foi feito ou precisa ser executado?
Finalidade da representação: o que você espera alcançar a partir da apresentação? Identificar um problema, sugerir melhorias nos processos ou comunicar a sequência dos eventos?
Complexidade: qual a complexidade do projeto/processo que a empresa está trabalhando? Se for algo difícil, pode ser necessário oferecer uma análise mais detalhada sobre as operações, e nesse caso, o fluxograma é uma escolha mais interessante.

6 ferramentas para criação de diagramas de processos e fluxogramas

Agora que já fizemos a comparação de fluxogramas e diagramas de processo e mostramos a importância de aplicá-los, vamos à parte prática.

Abaixo selecionamos 5 ferramentas para criação de diagramas e fluxogramas que podem ser usadas agora mesmo pela sua empresa:

1- Lucidchart

O Lucidchart é um aplicativo baseado na web que oferece uma ampla variedade de modelos, formas e ferramentas de edição para criar diagramas facilmente.

Sua interface intuitiva permite a colaboração em tempo real, ideal para as equipes que trabalham de forma distribuída. O Lucidchart também oferece integração com várias plataformas, como Google Drive, Microsoft Office e Slack, sendo interessante para melhorar ainda mais a execução dos processos.

2- Microsoft Visio

O Microsoft Visio é uma ferramenta da Microsoft que oferece uma grande variedade de modelos e formas para representar processos de negócios, diagramas técnicos e fluxos de trabalho.

Ele integra-se perfeitamente com outros produtos Microsoft, como Word e Excel, e oferece recursos avançados de formatação e personalização.

3- Draw.io

O Drae.io é uma ferramenta gratuita para diagramação, e possui uma interface bastante amigável. Disponibiliza aos usuários várias opções de formas, fluxogramas e modelos, o que permite a criação rápida de diagramas personalizados.

Para a alegria da empresa, ele é compatível com serviços de armazenamento em nuvem, como Google Drive e OneDrive.

4- Gliffy

O Gliffy é uma ferramenta baseada na web que facilita a criação de diagramas. Assim como as soluções acima, oferece uma ampla gama de formas e modelos pré-construídos para criação de fluxogramas, diagramas de processo e wireframes.

Um dos diferenciais do Gliffy é que ele tem integração com Confluence e Jira, tornando-o uma boa opção para equipes que utilizam essas ferramentas da Atlassian.

5- SmartDraw

O SmartDraw disponibiliza uma variedade de modelos e formas para criar fluxogramas e diagramas de processo profissionais. Possui uma interface intuitiva e recursos avançados para representar diagramas técnicos, de engenharia, processos de negócios e muito mais.

Outra característica interessante do SmartDraw é que também oferece integração com Microsoft Office e G Suite.

6- Zeev

O Zeev é um software low-code que transforma os fluxogramas em workflows automatizados. Além disso, possui fácil integração com outras ferramentas inovadoras, o que permite que os usuários criem e desenvolvam soluções de maneira muito mais rápida e intuitiva.

Conclusão sobre Fluxograma vs Diagrama

Enquanto os fluxogramas oferecem uma visão mais direta e detalhada dos passos sequenciais em um processo específico, os diagramas de processo vão além, proporcionando uma compreensão mais ampla das interações, relações e recursos envolvidos no trabalho.

Optar pela ferramenta correta, seja um fluxograma ou diagrama de processo, vai depender muito das necessidades atuais da empresa e, claro, objetivos da apresentação.

Se a empresa pretende sequenciar ações específicas, talvez o fluxograma seja a melhor escolha. No entanto, se quiser entregar uma visão abrangente sobre as operações internas, o ideal pode ser o diagrama de processos.