5 desafios que líderes enfrentam na gestão de processos em escala

Crescer é o objetivo de toda empresa ambiciosa, mas como fazer a Gestão de processos em escala? Pensando nisso, quando o crescimento acelera  com novas unidades, aquisições e times distribuídos, o gerenciamento de processos deixa de ser apenas uma pauta operacional. 

Neste cenário passa a ser um desafio estratégico e muitos líderes percebem, tardiamente, que métodos eficazes para empresas menores geram ruído e perda de controle em grandes grupos. 

A pergunta, portanto, deixa de ser “como crescer?” e passa a ser “como manter uma expansão sustentável?”. 

A resposta reside na automação de processos low-code aliada à Inteligência Artificial. Neste artigo você vai compreender os 5 principais desafios de gestores e líderes e como solucionar esses desafios crescendo com governança e escala sem ficar refém de ferramentas, planilhas e do conhecimento de um funcionário específico.

Dor recorrente: cada área cria sua própria solução

Em grupos empresariais complexos, é comum que cada departamento escolha suas próprias ferramentas. Inicialmente, isso parece ágil, mas a longo prazo a fragmentação cobra seu preço.

Foi exatamente esse cenário enfrentado por um dos nossos grandes clientes, o Grupo Movile. Eles possuem diversas empresas no ecossistema, como iFood e Sympla e diferentes portais eram utilizados para executar processos variados. 

Como consequência, os colaboradores se sentiam perdidos, sem saber por onde iniciar demandas ou quem era o responsável por cada etapa.

Isso aconteceu com o Grupo Movile. Mas vemos acontecendo com diversas empresas, de todos os segmentos. Fazer um gerenciamento de processos eficiente é algo que ainda é uma dor recorrente em empresas.

Se você se identificar com pelo menos 1 dor da lista abaixo, está na hora de fazer um diagnóstico de processos e revê-los com urgência. 

1. Falta de controle centralizado na Gestão de processos em escala

O primeiro grande desafio de líderes e gestores quando o assunto padronização de fluxos empresariais é a ausência de uma visão centralizada. Quando fluxos estão espalhados em sistemas isolados, não existe uma leitura clara do processo ponta a ponta. Isso gera muita dor de cabeça como: falta de governança, retrabalho por conta de ineficiências operacionais, churn, falta de escala, falta de segurança de dados… 

Sem uma visão única, o líder não consegue identificar gargalos ou medir o tempo médio de execução. No caso da Movile, a ausência de atribuição clara de responsabilidades gerava insegurança operacional. A solução foi adotar um BPMS moderno com IA integrada que ajuda a analisar dados históricos e sugerir otimizações automáticas nos fluxos.

2. SLA e Falta de clareza sobre responsáveis e prazos

À medida que a empresa escala, os processos informais (baseados em e-mails ou conversas rápidas) param de funcionar. Sem uma definição clara de visibilidade e responsáveis em tarefas, o fluxo de trabalho se torna uma “caixa preta”, resultando em atrasos críticos e retrabalho constante. É aqui que o conceito de SLA (Service Level Agreement) se torna o fiel da balança entre o sucesso e a perda de mercado.

O Custo Invisível de um SLA Ignorado

Um SLA não é apenas um prazo; é um compromisso de qualidade. Quando os prazos são ignorados, a experiência do cliente é a primeira a sofrer. Para ilustrar a gravidade, um estudo da PwC apontou que 32% dos consumidores abandonam uma marca que amam após apenas uma única experiência ruim. Ou seja, um deslize operacional por falta de monitoramento pode custar um cliente valioso.

Como um BPMS Moderno Garante o Cumprimento de Prazos

A padronização de fluxos empresariais resolve esse problema da falta de Gestão de processos em escala ao tirar o controle do “sentimento” e colocá-lo no sistema. Em plataformas como Zeev, o SLA é configurado diretamente na execução do fluxo de trabalho.

A solução da Zeev ajuda líderes a manter a operação nos trilhos através de:

• Regras de Negócio no Fluxograma: Os fluxos possuem regras lógicas que determinam para quem a tarefa deve ir e qual o tempo máximo de execução em cada etapa.
• Alertas e Escalonamento Automático: O sistema identifica se uma tarefa está perto de expirar e dispara alertas automáticos para o responsável ou gestor, evitando que o SLA seja quebrado.
• Visibilidade em Tempo Real: Gestores têm acesso a dashboards que mostram o “clima” dos processos, identificando quais áreas estão sobrecarregadas antes que isso afete o cliente final.

Para entender melhor como implementar esse controle, você pode conferir este guia completo sobre ferramentas para monitoramento de SLAs em processos.

3. Segurança e integração como barreiras invisíveis na escalabilidade de operações

Conforme a organização se expande, as exigências de segurança e integração de sistemas corporativos e legados aumentam exponencialmente. O que antes era um fluxo simples de e-mails torna-se um risco de conformidade e um gargalo técnico. Em grupos empresariais, a segurança não é apenas um detalhe técnico, mas uma premissa de sobrevivência.

No Grupo Movile, por exemplo, a segurança da informação era um requisito rígido e fundamental para a expansão. A empresa precisava de uma solução que suportasse testes rigorosos e garantisse a integridade dos dados em todas as pontas. Além disso, a implementação de SSO (Single Sign-On) foi essencial para a autenticação segura dos usuários em um ecossistema com múltiplas frentes de negócio.

A Integração como Alavanca na Gestão de processos em escala

Muitos líderes cometem o erro de contratar ferramentas isoladas que não “conversam” entre si. A verdadeira escalabilidade de operações só acontece quando o seu BPMS atua como um orquestrador central. Nesse cenário, o diferencial do Zeev é a capacidade de realizar conexões nativas com ERPs e sistemas de folha sem a necessidade de projetos de TI caros ou complexos. Isso garante:

• Integridade dos Dados: Informações fluem entre sistemas sem intervenção humana, reduzindo o erro operacional.
• SSO e Integrações Sem Custo Extra: A plataforma permite conectar o ecossistema tecnológico da empresa sem gerar custos adicionais de desenvolvimento.
• Conformidade e LGPD: As regras de segurança são aplicadas no desenho do processo, garantindo o respeito à privacidade. Saiba mais sobre proteção de dados e IA: como usar inteligência artificial com segurança e conformidade à LGPD.

Ao eliminar essas barreiras invisíveis na Gestão de processos em escala, a liderança ganha liberdade para focar na estratégia, sabendo que a infraestrutura suporta o peso do crescimento. Como vimos no case, o Zeev permitiu que a Movile replicasse processos em diferentes empresas do grupo com um único padrão de governança.

4. Baixa adesão devido a ferramentas de gestão de processos pouco intuitivas

A busca por ferramentas amigáveis para processos deve ser uma prioridade estratégica. Uma interface intuitiva e personalizável reduz drasticamente a curva de aprendizado e garante que a adesão à ferramenta seja orgânica e sustentável. Um bom BPMS precisa ter foco em facilitar a vida de quem executa e não se tornar mais um empecilho.

Além disso, a experiência mobile em BPMS tornou-se um requisito inegociável em um cenário de trabalho híbrido ou para equipes de campo. Ter a capacidade de aprovar solicitações, consultar status ou iniciar fluxos diretamente pelo celular garante que a operação nunca pare por falta de acesso a um computador.

5. Dependência extrema de TI para qualquer melhoria

Um dos maiores gargalos que líderes enfrentam no gerenciamento de processos em escala é a dependência extrema do departamento de TI. Antigamente, qualquer alteração em um formulário ou a criação de um novo fluxo de aprovação entrava em filas de priorização e backlogs intermináveis. 

Como resultado, a operação ficava estagnada e as melhorias nunca aconteciam no tempo que o negócio exigia.

Como bem pontuou Renan Delgado, Gerente de TI na FIDI: “Tínhamos alta dependência da equipe técnica de desenvolvimento, muito código para colocar os processos no ar!”. Esse cenário é o oposto do que se espera para uma escalabilidade de operações eficiente.

O poder do Low-code para melhorar a Gestão de processos em escala

A ascensão da automação de processos low-code mudou o jogo. Soluções BPMS como o Zeev permitem que as áreas de negócio tenham autonomia, agilidade e personalização para construir workflows inteligentes. 

Através de movimentos simples de “arrastar e soltar” elementos na notação BPMN, qualquer pessoa pode desenhar e automatizar fluxos sem digitar uma linha de código (no-code).

No entanto, o diferencial de um BPMS moderno está na sua versatilidade. O Zeev é democrático:

• Para o time de negócios: Oferece uma interface intuitiva para criar processos de rotina com rapidez.
• Para o time técnico: Permite a criação de projetos complexos com codificação avançada, atendendo às necessidades mais sofisticadas da empresa.

Além disso, a integração de sistemas corporativos é facilitada por uma camada de APIs própria e conectores nativos com ferramentas como Zapier e DocuSign. Isso significa que você pode conectar seu fluxo Zeev a quase qualquer software do mercado, mantendo a documentação completa e a governança sob controle. 

No Case Movile, por exemplo, essa autonomia permitiu que apenas uma pessoa fosse responsável pela construção de dezenas de processos, provando que o low-code é o combustível da expansão sustentável.

Conclusão: O próximo passo para a sua expansão sustentável

O gerenciamento de processos em escala não precisa ser sinônimo de caos operacional. Como vimos ao longo deste artigo, os desafios de visibilidade, SLA, segurança e adesão são superados quando a tecnologia trabalha a favor da autonomia humana.

A chave para uma expansão que não comprometa a qualidade reside na escolha de um BPMS moderno com IA integrada que combine o poder do low-code com a inteligência de dados. Ao centralizar seus fluxos, você não apenas reduz o retrabalho, mas cria uma cultura de melhoria contínua onde a TI deixa de ser um gargalo para se tornar uma aliada estratégica.

Sua empresa está pronta para escalar de forma sustentável, ágil e com governança? Não deixe que a complexidade da expansão freie o seu crescimento. É hora de transformar seus fluxos de trabalho em vantagem competitiva.

Agende uma demonstração com um especialista em processos Zeev.