Ciclo PDCA: O que é e quais são as 4 etapas para você aplicar

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Índice:
O que é ciclo PDCA?
Como já mencionei, o ciclo PDCA é uma metodologia de gerenciamento aplicada para a melhoria contínua.
O PDCA também é conhecido como Ciclo de Deming e ainda é muito utilizado nas organizações para a otimização de processos.
Por que o PDCA é conhecido como um ciclo?
O PDCA é conhecido como um ciclo porque tem como objetivo a melhoria contínua de produtos, serviços ou processos. Como a busca por melhorias é um processo sem fim, o ciclo se torna recorrente. Ao chegar à última etapa, é hora de avaliar os resultados, identificar acertos e falhas, e replanejar, iniciando um novo ciclo de melhoria. Agora, vamos entender melhor as etapas desse ciclo, ok?
Qual é a origem do ciclo PDCA?
O ciclo PDCA foi desenvolvido pelo estatístico e professor Dr. William Edwards Deming, um dos maiores nomes na gestão da qualidade e aprimoramento de processos industriais. Após a Segunda Guerra Mundial, Deming foi convidado a ajudar na reconstrução da indústria japonesa, onde suas contribuições foram fundamentais. Ele destacou a importância de aplicar princípios estatísticos para alcançar a excelência na produção e gestão, o que resultou na popularização do ciclo PDCA.
Qual o objetivo do ciclo PDCA?
O objetivo do ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) é impulsionar a melhoria contínua por meio de ações sistemáticas e repetitivas. Ao seguir suas etapas, as organizações podem planejar, executar, verificar e ajustar seus processos de forma consistente, identificando e corrigindo falhas de maneira ágil. Essa metodologia permite adaptar-se às mudanças e otimizar a eficiência, mantendo altos padrões de qualidade e assegurando o crescimento sustentável e a evolução constante dos processos e produtos.
Quais são as etapas do Ciclo PDCA?
O ciclo PDCA é composto por quatro etapas fundamentais:
- Plan (Planejar): Nesta etapa, são definidos os objetivos, metas e o plano de ação para alcançar as melhorias desejadas.
- Do (Fazer): Refere-se à implementação do plano e à execução das ações previstas.
- Check (Verificar): Envolve a monitoração e medição dos resultados obtidos, comparando-os com os objetivos estabelecidos.
- Act (Agir): A última etapa consiste em ajustar processos com base nas análises da etapa anterior, garantindo que as melhorias sejam mantidas e contínuas.
Para facilitar, criei uma imagem que ilustra como essas etapas se interrelacionam ao longo do ciclo PDCA.

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O que você precisa saber para aplicar o ciclo PDCA?
Para aplicar o ciclo PDCA de forma eficaz, é essencial compreender claramente o objetivo que se deseja alcançar, bem como os processos que precisam ser aprimorados.

O que fazer em cada etapa do ciclo PDCA?
Etapa 1: Planejar (Plan)

A primeira etapa do ciclo PDCA, Planejar, é a mais crucial de todo o processo, pois estabelece as bases para as ações futuras. Para aplicar essa etapa corretamente, é necessário:
- Entender o que precisa ser melhorado: Identifique claramente os problemas a serem resolvidos e determine a prioridade de cada um.
- Analisar o fenômeno: Compreenda a fundo o que está acontecendo, as causas e os impactos dos problemas identificados.
- Levantar os dados: Coleta de informações relevantes sobre o processo ou área a ser melhorada.
- Criar um plano de ação: Defina claramente o objetivo que deseja alcançar e trace um caminho detalhado para chegar lá.
É importante lembrar que o planejamento eficaz vai além de simplesmente listar metas. É preciso determinar como e por que você fará determinadas ações. Um planejamento bem elaborado é aquele que conecta objetivos a ações específicas, baseadas em dados e análises concretas.
Exemplo prático:
Suponha que o objetivo seja melhorar o desempenho do processo de compras. A primeira ação será coletar e analisar dados sobre como o processo atual está funcionando. Com essas informações, você pode identificar quais etapas precisam ser modificadas e, então, definir um plano de ação detalhado, estabelecendo ações específicas para melhorar o desempenho desse processo.
Esse planejamento inicial serve como a fundação para as próximas etapas do ciclo PDCA, garantindo que a execução seja direcionada e focada nos objetivos corretos..
Planilha de Plano de Ação com Gestão Visual

Etapa 2: Fazer (Do)

A segunda etapa do ciclo PDCA, Fazer, é a fase de execução. Nessa etapa, é hora de colocar em prática o plano de ação desenvolvido na etapa anterior. Pode parecer simples, mas é essencial realizar as ações de forma consistente, conforme planejado. Embora a execução em si seja mais direta, o sucesso desta fase depende da qualidade do planejamento realizado anteriormente.
Se o planejamento foi bem feito, você estará pronto para colocar as ações em prática de maneira eficiente, evitando erros e desperdício de tempo. A fase de execução é onde as ideias se tornam realidade, e é fundamental seguir cada etapa do plano com precisão para garantir que os resultados esperados sejam alcançados.
Exemplo de como fazer o “Do” do PDCA:
Suponha que o objetivo seja melhorar o desempenho do processo de compras. A etapa “Fazer” envolve a implementação das ações planejadas, como:
- Mapear o processo de compras: Identificar cada etapa do processo e suas interdependências.
- Definir os responsáveis: Atribuir responsabilidades claras para cada tarefa envolvida no processo.
- Automatizar o processo: Implementar ferramentas e soluções tecnológicas para agilizar e otimizar o processo.
- Controlar o lead time: Estabelecer métricas e controles para monitorar o tempo gasto em cada fase do processo.
O sucesso dessa etapa depende de uma execução disciplinada e precisa das ações previstas, criando as condições ideais para a próxima fase de verificação e ajustes.

A etapa Checar é uma das mais cruciais do ciclo PDCA e, muitas vezes, a mais negligenciada. A grande questão aqui é: você realmente mede o que executa? Medir os resultados das ações implementadas é essencial para saber se as melhorias estão sendo eficazes.
Muitas vezes, as pessoas planejam, executam e fazem melhorias sem verificar se essas ações estão de fato trazendo os resultados esperados. Esse erro pode comprometer todo o ciclo, pois sem a medição, não há como saber se as mudanças foram bem-sucedidas.
É aqui que entra a reflexão: faz sentido agir, criar e transformar sem medir? A prática de medir é fundamental para garantir que os esforços estejam gerando valor. A ISO, por exemplo, inclui a verificação de eficácia como uma etapa obrigatória para garantir que os resultados das ações sejam avaliados e, se necessário, ajustados.
Para implementar o “Check” de forma eficaz, você deve mensurar os resultados das ações que foram executadas, com base nos indicadores de desempenho que fazem sentido para o seu processo.
Exemplo de como fazer o “Check” do PDCA:
Em um processo de melhoria de desempenho de compras, você pode medir a redução de perdas após a implementação de melhorias, ou o tempo de formalização de ordens de compra desde a solicitação. Avaliar quantas solicitações ficam paradas sem movimento também pode ser um indicador importante.
É essencial realizar essas medições para saber se as melhorias foram realmente eficazes.
Se os resultados não forem positivos, é hora de investigar o que pode ter dado errado. Alguns possíveis motivos para um resultado insatisfatório incluem:
- Falta de entendimento claro do problema.
- Pouco estudo e análise do fenômeno abordado.
- Falhas de comunicação entre a equipe que planejou e a equipe que executou.
- Uso de métricas inadequadas, que podem levar a conclusões erradas.
- Não ter abordado a causa raiz do problema.
Esse passo é fundamental para ajustar e aprimorar o processo, garantindo que o ciclo PDCA seja verdadeiramente eficaz.

Na prática, a etapa Agir é onde muitas equipes se perdem, principalmente por falta de compreensão de seu real significado. Essa etapa é frequentemente esquecida no ciclo PDCA, pois, após planejar, executar e, às vezes, medir, muitos não voltam à fase de planejamento para revisar e corrigir o que não deu certo.
Quando não se mede o resultado das ações, fica difícil determinar se o caminho seguido foi o mais eficaz. Isso impede que a melhoria contínua seja aplicada, pois sem avaliação crítica, não se sabe o que precisa ser ajustado ou replicado.
Além disso, não seria interessante entender o que deu certo para garantir que as ações corretas sejam aplicadas em outros processos? Ao analisar o que funcionou, podemos usar esse aprendizado para aprimorar outros processos, criando um ciclo de melhorias constantes.
Exemplo:
- (Plan) – Planejamos 4 ações para melhorar o desempenho do processo de compras.
- (Do) – Colocamos as ações em prática.
- (Check) – A melhoria ocorreu? Ou apenas pareceu melhorar? Após a pesquisa, vimos que as solicitações de compra não ficam mais de 1 dia paradas com o comprador, e agora 100% das aprovações de compra são rastreadas pelo processo automatizado.
- (Action) – O que realmente causou a maior mudança? A automatização do processo, por exemplo, teve o maior impacto? Se sim, podemos replicar essa melhoria em outros processos que também necessitam de aprimoramento.
Agora, ficou claro que, além de planejar e executar, é fundamental voltar ao planejamento para ajustar as ações, entender o que deu certo e aplicar o aprendizado de forma contínua em outras iniciativas.
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Para aplicar o ciclo PDCA de forma eficaz em sua empresa, siga este passo a passo:
- Defina o que deseja melhorar: Escolha um processo específico a ser aprimorado, como atendimento ao cliente, fabricação, entrega de serviços, entre outros.
- Reúna a equipe responsável: Forme um time para trabalhar na melhoria e definir as responsabilidades de cada um.
- Crie um plano de ação: Elabore um plano detalhado com as ações a serem executadas, atribua responsáveis e defina prazos para cada tarefa.
- Execute as ações: Coloque as ações planejadas em prática conforme o cronograma estabelecido.
- Analise os resultados obtidos: Não confunda medidas subjetivas com indicadores concretos. Use dados precisos e objetivos para avaliar o impacto das mudanças.
- Avalie se o resultado foi o esperado: Se o objetivo foi alcançado, ótimo! Identifique o que deu certo e avalie o que pode ser replicado para outros processos. Caso contrário, investigue o que não funcionou e os motivos dessa falha.
- Faça um novo planejamento: Com base no que foi aprendido, ajuste o planejamento, corrija o que não funcionou e continue o ciclo de melhorias.
A chave para o sucesso do ciclo PDCA é sempre melhorar de forma contínua, aprendendo com cada etapa e aplicando o conhecimento adquirido nos próximos ciclos.

Por que o ciclo PDCA é tão importante?
Aplicar o ciclo PDCA é essencial porque ele oferece inputs valiosos para avaliar se as ações estão gerando os resultados esperados. Essa metodologia fornece dados concretos para medir a evolução, permitindo ajustes e melhorias contínuas.
Ao adotar o ciclo PDCA, você garante uma gestão mais eficaz, com ações sempre direcionadas ao aprimoramento. A cadência de otimização é a chave para a melhoria constante. Portanto, aplicar o PDCA não deve ser uma ação pontual, mas uma prática diária em sua empresa.
Espero que o post de hoje tenha sido útil. Vamos seguir melhorando processos, sempre! E lembre-se, acreditamos que compartilhar conhecimento é uma maneira poderosa de trazer mais melhorias para o nosso dia a dia.
