O que é Workflow: conceito, como mapear e exemplos

O termo Workflow, em tradução literal do inglês, significa fluxo de trabalho. Ou seja, reflete a sequência em que ações, tarefas, documentos e/ou informações devem passar de uma pessoa, área ou organização, para outra, até que a atividade seja finalizada.

O que éWorkflow?

O termo Workflow significa fluxo de trabalho. Um workflow reflete a sequência em que ações, tarefas, documentos e/ou informações devem passar de uma pessoa, área ou organização, para outra, dentro de um processo.

Em outras palavras, “workflow” está relacionado à sequência das tarefas e sua execução no dia a dia, do início até a conclusão de determinada atividade. Por isso, ele pode ser empregado em diversas áreas da organização, desde as atividades da rotina administrativa, produção, logística até aquelas relacionadas ao pós-venda.

O que o CBOK 4.0 fala sobre workflow?

O Guia CBOK 4.0, referência consolidada em Business Process Management (BPM), define workflow (ou fluxo de trabalho) como o movimento sequencial de informações e atividades dentro de um processo ou subprocesso. Reconhecido e consultado por profissionais de gestão de processos, o CBOK 4.0 reforça que um workflow organiza tarefas em uma sequência lógica, garantindo visibilidade e controle sobre cada etapa do processo.

No CBOK 4.0, as atividades de um fluxo de trabalho são apresentadas graficamente como um fluxograma, evidenciando a interdependência entre todas as ações realizadas. Esse modelo de workflow em BPM pode ser totalmente automatizado, totalmente manual ou híbrido — combinando automação de workflow com intervenções humanas conforme as necessidades do negócio.

Qual é a diferença entre um workflow e um processo?

Vamos relembrar o conceito de processo. Um processo consiste em uma entrada (uma solicitação, uma venda, um documento que precisa ser assinado, etc.), etapas intermediárias (aprovar a solicitação, separar o produto, emitir nota fiscal, assinar o documento, etc) e uma saída (atendimento da solicitação, entrega do produto ao cliente, documento assinado entregue). Além disso, ele pode ser repetido inúmeras vezes. Veja mais no vídeo abaixo:

Portanto, se olharmos por essa perspectiva sim, podemos dizer que o workflow é um processo.

Quais são os objetivos de um workflow?

Quando falamos em objetivos de um workflow, dois macro‑pontos saltam aos olhos:

1. Padronizar as rotinas de trabalho — garantir que cada tarefa siga o mesmo roteiro, evitando erros e retrabalho.
2. Tornar o dia a dia mais fluido — distribuir atividades de forma automática, para que ninguém fique “com a batata quente” sem saber o que fazer depois.

Exemplo prático

Quem nunca recebeu uma demanda que “caiu de paraquedas” na área e ficou sem histórico, sem próximo passo e sem clareza de responsável? É exatamente esse gargalo que o workflow elimina, definindo a sequência de tarefas de ponta a ponta.

Como o workflow cumpre esses objetivos

Ao adotar um workflow, a organização:

• Reduz falhas operacionais ao estabelecer um passo a passo claro;
• Aumenta a transparência sobre quem faz o quê e quando;
• Agiliza e simplifica processos, garantindo segurança e rastreabilidade;
• Ordena etapas de forma lógica, evitando gargalos entre departamentos;
• Oferece indicadores de performance em tempo real, facilitando melhorias contínuas;
• Suporta decisões estratégicas com dados confiáveis e atualizados.

Em outras palavras, o objetivo central do workflow é elevar a eficiência operacional — padronizando procedimentos, melhorando a comunicação interna e entregando métricas que impulsionam a tomada de decisões mais certeiras.

Quais são as vantagens do workflow?

Ao adotar uma ferramenta de workflow (ou BPMS), sua empresa colhe benefícios em vários níveis. Veja os principais:

1. Transparência e controle
   • Visibilidade completa do fluxo de trabalho, do início ao fim
   • Facilita a transferência de informações entre colaboradores
   • Permite auditoria e rastreabilidade de cada etapa
   • Garante conformidade com normas internas e regulatórias
2. Produtividade elevadíssima
   • Clareza de responsabilidades aumenta o foco individual
   • Reduz distrações e elimina gargalos no processo
   • Automatiza tarefas repetitivas, liberando tempo para atividades estratégicas
   • Estabelece prazos e alertas automáticos para evitar atrasos
3. Fluxo de trabalho fluido
   • Tarefas “puxadas” pelo colaborador assim que finaliza outra
   • Integração mais natural entre equipes e departamentos
   • Redução de tempo ocioso entre hand‑offs
   • Interface centralizada para acompanhamento em tempo real
4. Menos erros e retrabalhos
   • Sequência de etapas bem definida e documentada
   • Identificação e eliminação de atividades desnecessárias
   • Validações automáticas evitam dados inconsistentes
   • Histórico de decisões serve de base para prevenir falhas futuras
5. Comunicação interna eficiente
   • Todo o time sabe exatamente o que, quando e como fazer
   • Diminui ruídos e acelera tomadas de decisão
   • Alertas e notificações direcionadas aos responsáveis pelos próximos passos
   • Centraliza conversas e anotações no próprio fluxo, reduzindo e‑mails
6. Flexibilidade para ajustes
   • Processos podem ser revistos e adaptados em tempo real
   • Permite evoluir o workflow conforme novas demandas ou sazonalidades
   • Versionamento de fluxos para testes A/B de diferentes abordagens
   • Feedback contínuo dos usuários integrado à ferramenta
7. Aumento de eficiência e eficácia
   • Indicadores de performance (KPIs) orientam melhorias contínuas
   • Suporte a decisões estratégicas, operacionais e táticas
   • Benchmark interno entre equipes e ciclos de trabalho
   • Priorização de tarefas com base em impacto e urgência
8. Melhoria contínua (PDCA)
   • Monitoramento de KPIs de cada etapa do processo
   • Ciclo de otimização permanente: Planejar, Executar, Verificar e Agir
   • Relatórios automáticos para identificação rápida de gargalos
   • Backup de dados históricos para análise de tendências
9. Qualidade na entrega de serviços
   • Prazos claros e responsabilidades definidas para cada tarefa
   • Melhora a experiência do cliente e reforça a reputação da marca
   • Avaliações pós‑projeto integradas ao fluxo para feedback estruturado
   • Indicadores de satisfação ligados diretamente ao desempenho do workflow
10. Redução de custos
    • Eliminação de desperdícios, falhas e retrabalhos
    • Otimização de recursos (tempo, equipe e infraestrutura)
    • Diminuição de gastos com retrabalho e correções de última hora
    • Visibilidade de custos por etapa para melhor alocação orçamentária
11. Escalabilidade do negócio
    • Processos padronizados são replicáveis em novas unidades
    • Libera o time para atividades estratégicas, aumentando a competitividade
    • Onboarding de novos colaboradores acelerado pela documentação clara
    • Facilidade de integração com outros sistemas à medida que a empresa cresce

Como funciona um workflow?

Antes de mais nada, é preciso ter clareza de que o fluxo de trabalho pode ou não envolver mais de uma área. Dito isso, temos que ter em mente que, independentemente de envolver mais de uma área ou não, sempre teremos a troca de informações entre diferentes pessoas. Essa troca tem o objetivo de processar informações até que o processo seja finalizado, veja o exemplo.

Como funciona o workflow apoiado com tecnologia?

Imagine mapear cada etapa do seu processo mas executá‑lo sem apoio tecnológico: a troca de informações fica sujeita a desencontros, conflitos ou até perdas de dados — e, no fim, seu cliente sai insatisfeito.

Quando falamos de workflow com tecnologia, referimo‑nos a plataformas que automatizam e controlam o fluxo de trabalho entre pessoas e setores. Um software de gestão de processos (BPMS) permite:

• Modelar o processo definindo etapas e responsáveis;
• Atribuir tarefas automaticamente conforme cada fase é concluída;
• Notificar o próximo colaborador que sua atividade já está disponível;
• Registrar e monitorar em tempo real o andamento de todo o fluxo.

Por exemplo, ao finalizar a tarefa “A” na ferramenta, o sistema encerra essa etapa, gera a tarefa “B” e envia um alerta ao responsável por ela. Assim, cada colaborador sabe exatamente quando deve começar e quais entregáveis são esperados. Esse mecanismo repete‑se até que o processo seja concluído, garantindo agilidade, precisão e total visibilidade em todas as fases.

Qual é a melhor ferramenta para workflows?

Quando o assunto é automação de workflows, a sigla que você precisa conhecer é BPMS (Business Process Management Software). Embora muitas vezes seja confundido com ferramentas de workflow tradicionais, o BPMS vai muito além de desenhar o fluxo de tarefas.

Por que o BPMS é a melhor escolha?

1. Automação completa
   Elimina diversas atividades manuais, planilhas dispersas e documentos físicos, padronizando todo o ciclo do processo.
2. Governança e rastreabilidade
   Define responsáveis, prazos e SLAs de forma transparente, registrando cada etapa em um repositório central.
3. Autonomia das áreas de negócio
   Times não técnicos conseguem modelar e otimizar seus próprios fluxos, impulsionando inovação sem sobrecarregar TI.
4. Métricas em tempo real
   Dashboards e relatórios fornecem KPIs para identificar gargalos, medir performance e promover melhorias contínuas.
5. Produtividade e agilidade
   Processos enxutos reduzem retrabalho, aceleram a tomada de decisões e liberam a equipe para tarefas de maior valor.

Em resumo, um BPMS integra desenho, execução e análise de processos em uma única plataforma, entregando produtividade, eficiência e segurança — tudo o que você precisa para escalar a gestão por processos na sua empresa.

Veja o exemplo de um workflow desenhado em uma ferramenta de BPMS.

Como criar um workflow

Você pode estar se perguntando “Mas como eu crio meu workflow?” Acertei?

Calma, não é difícil. Porém, nem sempre é tão simples. Isso porque muitas vezes essa sequência de tarefas é feita de forma informal, sistemática e automática, sem que haja de fato um procedimento, ou uma série de passos, registrado, disseminado e acessível a todos. Você pode começar tentando desenhar um fluxograma, que mostre como isso acontece na prática.

Outra forma de estabelecer o workflow, e que eu indicaria para você com muito mais alegria, pode ser a partir de um mapeamento do processo. Assim, você poderá entender e estabelecer a sequência das etapas realizadas para determinada atividade.

Como mapear o workflow

Mapear o workflow é a mesma coisa que mapear o processo. Ou seja, entender qual o caminho é percorrido, que informações são necessárias, que atividades devem ser executadas desde o momento em que uma solicitação é feita até a sua conclusão.

Existem alguns passos para você seguir na hora de mapear o processo dentro da sua empresa ou da sua área. Eles vão desde selecionar o processo que você quer entender, conversar com as pessoas que executam as atividades, até de fato desenhá-lo. Mas lembre-se: esse desenho pode ser uma lista sequencial de atividades, um fluxograma, ou uma modelagem complexa, utilizando algum tipo de notação específica, como BPMN. 

Passo 1: Selecionar o fluxo de trabalho

A escolha de qual workflow mapear envolve uma série de critérios particulares a cada organização. Nem todos os processos de uma organização valem a pena o investimento de tempo e recursos para mapear. Em geral, você deve fazer algumas reflexões:

• Esse processo tem impacto em meu negócio?
• Esse processo é um problema hoje para minha organização?
• Existem oportunidades para que este mapeamento vire um processo automatizado futuramente?
• Este mapeamento trará retornos e resultados positivos?
• Eu tenho controle, poder de decisão e acesso a todas as informações necessárias para poder mudar como esse processo funciona hoje?

Passo 2: Selecionar a equipe

É muito importante que você possa contar com os membros da sua equipe que compreendem detalhadamente o processo, para que, juntos, vocês possam mapeá-lo da melhor forma.

Passo 3: Documentar o processo

Recomendo que neste passo, você desenhe o processo, puro e simples. Você irá se preocupar somente em representar visualmente o fluxo de informações de sua empresa.

Seu objetivo é tornar claro o cenário em questão, mostrando até mesmo as dificuldades existentes, os retrabalhos desnecessários que são gerados e os prejuízos que a empresa enfrenta devido a tudo isso (esta documentação servirá como um caminho para você aplicar melhorias no processo).

Passo 4: Identificar pontos de melhoria

Agora sim, a hora que você tanto esperava: melhorar o que está ruim! A partir da documentação do processo atual, você pode identificar as perdas no fluxo de trabalho, erros e até mesmo custos desnecessários. E, nesta etapa, você redesenha o processo de forma mais eficiente.

Passo 5: Implementar e monitorar

Com as melhorias identificadas, deve-se executar um plano de ação para implementação das mesmas. Lembre-se de envolver o time no plano de ação, adotar uma cultura inovadora significa buscar melhoria contínua, já que essa é a melhor forma de otimizar seus processos e de evitar que eles voltem a apresentar falhas.

Para começar, o plano de ação deve ser executado. Se possível, é importante que as mudanças adotadas estejam detalhadamente registradas como procedimentos ou instruções de trabalho. Afinal, dali para a frente, esse será o novo guia de atuação dos profissionais envolvidos, ou seja, o novo padrão para execução do processo que pode, ou não, estar dentro de uma ferramenta.

Muita informação, não é mesmo?! Por isso, preparamos um checklist para orientar você no mapeamento do processo. Ele é um dos materiais de maior sucesso da Zeev. Não deixe de baixar o seu. Tenho certeza que ele irá lhe ajudar.

Caso real: como o workflow transformou nossos webinares

O desafio

Na Zeev by Stoque realizamos webinares mensais de 1 hora sobre produtividade, tecnologia e inovação. Por trás dessa “transmissão simples” existia um checklist gigante: 30 tarefas e mais de 100 itens, todos centralizados em uma única pessoa. O risco de atrasos, falhas de comunicação e retrabalho era alto.

A solução

Migramos todo o checklist para um workflow automatizado no Zeev. Dividimos as atividades entre especialistas de Marketing, Conteúdo, Design, Infra e Vendas, eliminamos tarefas que não agregavam valor e configuramos prazos e responsáveis claros.

Resultados em números

• Redução de 30 para 17 tarefas — processo 43 % mais enxuto.
• Descentralização: 5 times diferentes assumiram suas etapas, acabando com gargalos.
• Escala: saímos de 1 webinar/mês para uma semana inteira de eventos.
• Feedback interno: “Parece que estou esquecendo algo, porque agora tudo fica pronto rápido!”, relatou o coordenador do projeto.

O ganho mais visível? Produtividade: cada profissional foca no que faz melhor, enquanto o fluxo garante ritmo e qualidade.

“Preciso saber modelar processos para usar um BPMS?”

Não mais. Ferramentas low‑code como o Zeev democratizam a automação:

• Arraste‑e‑solte para desenhar fluxos — zero programação.
• Biblioteca de workflows prontos para RH, Compras, Contratos, Financeiro, Vendas e muito mais.
• Hub de conhecimento integrado: manuais, políticas e instruções sempre acessíveis dentro do próprio processo.
• Governança completa: responsabilidades, prazos, SLAs e histórico centralizados em um único sistema.

Em resumo, o Zeev une automação de processos e gestão do conhecimento para que a informação certa chegue à pessoa certa, no momento ideal — e sua empresa alcance novos patamares de eficiência e inovação

Como contratar uma empresa para implementar workflow?

Acredito que os benefícios de se adotar o workflow na sua empresa já tenham ficado claros até aqui. Porém, passar da teoria para a prática no seu negócio pode não ser tão simples quanto você pensa. Por isso, é importante contar com a ajuda de quem entende do assunto.

Veja algumas dicas de como contratar uma empresa para implementar workflow na sua organização:

• Entenda seus processos e seus objetivos;
• Defina qual a ferramenta mais indicada para a sua necessidade;
• Tenha ao seu lado profissionais especialistas, que saibam auxiliar você e sua equipe nessa decisão. 
•  Conte com uma equipe que esteja sediada no seu país, e que forneça suporte técnico na sua língua mãe. Você certamente irá precisar deles em algum momento!
• Analise a forma de pagamento: R$ x US$. Essa conta pode pesar em algum momento;
• Considere se a língua do sistema é acessível a todos;

Já convenci você a adotar o workflow e o BPMS?

Como você pôde perceber, o workflow é muito mais do que um simples organizador de tarefas. Ele se torna uma ferramenta essencial para identificar os processos da sua empresa, melhorar o andamento das atividades, da rotina de trabalho e simplificá-los. Ele dá vida ao seu fluxo de trabalho!

Além disso, se torna mais eficiente e eficaz quando aliada a gestão por processos e a um software de automatização de processos (software de workflow), como o BPMS, favorecendo a visão do negócio por completo e impactando não só as tarefas em si, mas a organização como um todo. Para isso, você não precisa, necessariamente, programar, nem ter conhecimentos específicos da área de processos. Sem falar que a melhoria contínua dos seus processos fica evidente. E por fim, mas não menos importante, fica o fato de que todos saem ganhando: equipes, áreas, organização e clientes! 😉

Ufa, chegamos ao fim!

Para finalizar, trago para você um convite! Que tal uma demonstração do nosso sistema? Eu tenho certeza que você vai se encantar!

Espero que você tenha gostado. Ficou com alguma dúvida? Deixe seu recado no chat que respondemos rapidinho!

Até mais!