Workflows com IA: como funcionam e opções no mercado

Empresas que buscam continuar crescendo no mercado, têm recorrido à automação de workflows como estratégia para obter mais eficiência, redução de custos, medidas de segurança, integração de sistemas e previsão de mercado.

No entanto, nos últimos anos, as organizações acumularam cada vez mais dados, enquanto seus processos e sistemas se tornavam mais complexos e numerosos.  

Com isso, muitas empresas perceberam que a automação sozinha pode não ser suficiente para gerenciar e integrar de maneira adequada todos esses processos, pessoas e tecnologias.

A boa notícia é que a próxima fase da automação já chegou: a inteligência artificial.

A IA está mudando a realidade das empresas, permitindo automatizar tarefas complexas, tomar decisões mais inteligentes e criar experiências totalmente personalizadas para clientes e colaboradores.

Nesse artigo, você vai aprender como os workflows com IA funcionam, quais os seus principais benefícios e as melhores soluções atuais do mercado! Confira:

O que é workflow e qual a sua importância?

O termo “workflow” se refere ao fluxo de trabalho, ou seja, à sequência em que ações, tarefas, documentos e informações devem ser transferidos entre pessoas, departamentos ou áreas dentro de uma organização.

Isso significa que o workflow organiza as etapas de execução de uma atividade, desde o início até a conclusão. 

Essa estrutura é útil em várias áreas do negócio, como:

• Tarefas administrativas;
• Produção;
• Logística;
• E até no pós-venda. 

Sendo assim, podemos dizer que o workflow tem como principais objetivos padronizar as rotinas de trabalho e simplificar o dia a dia da organização. 

Pense na seguinte situação: você recebe uma tarefa inesperada, sem nenhuma informação sobre o que foi feito antes, o que precisa ser feito agora ou quem é o próximo responsável. Já passou por isso? Provavelmente sim.

Um workflow resolve esse tipo de problema, pois estabelece a sequência lógica das tarefas e suas conexões. Dessa maneira, a empresa pode reduzir os obstáculos na gestão do trabalho e ter mais clareza na definição das atividades que são realizadas.

Além disso, um workflow também:

• Agiliza e traz segurança aos processos;
• Ordena etapas de forma que contribuam para o todo;
• Torna claras as responsabilidades de cada profissional dentro das equipes;
• Oferece indicadores de desempenho para ajustes e melhorias;
• Fornece subsídios para as tomadas de decisões.

Você deve estar se perguntando onde a Inteligência Artificial se encaixa nesse processo, certo? No próximo tópico, vamos explicar como a IA pode ser aplicada em diferentes etapas dos workflows. Confira:

Como a IA funciona em um workflow?

Podemos dizer que a IA “injeta” uma dose de inteligência e autonomia nos workflows tradicionais. Ou seja, ela torna os processos mais rápidos, mais inteligentes, capazes de prever demandas e identificar padrões, sem a necessidade de intervenção manual constante. 

Para compreender melhor, vamos pensar em um processo de aprovação de crédito. 

Tradicionalmente, esse processo iria envolver diversas etapas manuais, como análise de documentos, consulta a sistemas externos e tomada de decisão por um analista, certo? 

Com a aplicação da IA, esse processo pode ser automatizado utilizando tecnologias como OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres), que permite ler e interpretar documentos automaticamente, identificando informações como:

• Renda;
• Histórico de crédito;
• Dados pessoais (nome, CPF);
• Algumas variáveis financeiras;
• Entre outros!

Além disso, a IA pode ser programada para realizar consultas automáticas a bancos de dados e sistemas externos, como SPC e Serasa, verificando a situação financeira do solicitante em tempo real.

Porém, tudo isso só é possível graças a algumas tecnologias avançadas de IA e é sobre isso que vamos falar no tópico a seguir! Confira:

Tecnologias de IA aplicáveis

Quando falamos em Inteligência Artificial, estamos nos referindo a um campo da ciência da computação que cria sistemas capazes de realizar tarefas que, normalmente, exigem inteligência humana. 

Para alcançar esse objetivo, diversas tecnologias de IA são utilizadas, cada uma com suas características e aplicações específicas. 

Veja abaixo alguns exemplos das principais tecnologias de IA e como elas funcionam:

Machine learning

Machine learning ou aprendizado de máquina, refere-se à capacidade de um sistema aprender com dados, identificar padrões e fazer previsões sem ser explicitamente programado para isso.

Os modelos de aprendizado de máquina podem se enquadrar em três categorias principais:

Aprendizado de máquina supervisionado

O aprendizado supervisionado envolve o uso de conjuntos de dados já rotulados para treinar algoritmos a classificar informações ou prever resultados com precisão. À medida que os dados alimentam esse modelo, ele ajusta seus parâmetros até encontrar a melhor solução.

Em outras palavras, podemos dizer que seria como ensinar uma criança a identificar animais, mostrando-lhe fotos de gatos e cachorros e dizendo qual é qual. 

O aprendizado supervisionado é usado em diversas aplicações do dia a dia, como por exemplo:

• Classificar e-mails como spam ou não spam;
• Identificar o gênero de um texto;
• Diagnosticar doenças com base em exames médicos.

Aprendizado não supervisionado 

No aprendizado não supervisionado, o modelo não possui rótulos para as saídas. Isso significa que ele identifica padrões e estruturas nos dados sem a necessidade de um conjunto de treinamento rotulado. Dessa maneira, o objetivo é encontrar insights e relações ocultas nos dados.

Aprendizado por reforço

Já no aprendizado por reforço, o modelo aprende interagindo com um ambiente, tomando ações e recebendo recompensas ou punições. É utilizado para tarefas como jogos e robótica.

Curiosidade:  de acordo com a “redação EVEO”, em 2025, estima-se que 34,6% do orçamento de TI seja destinado à capacitação de equipes, com foco em tecnologias emergentes como IA e machine learning.

Processamento de Linguagem Natural (PLN)

O Processamento de Linguagem Natural (PLN) é um subcampo da inteligência artificial que ensina máquinas a entender, interpretar e gerar linguagem humana. 

Isso significa que um computador, por exemplo, é capaz de compreender o significado de um poema, responder a perguntas complexas ou até mesmo traduzir idiomas em tempo real. 

Mas, como isso funciona?

O PLN combina técnicas de linguística computacional com aprendizado de máquina e deep learning para analisar a estrutura e o significado da linguagem. Isto é: os algoritmos avançados são treinados em grandes volumes de dados textuais para aprender as regras gramaticais, o vocabulário e as nuances da linguagem humana. 

Dessa maneira, os computadores podem realizar tarefas como: 

• Análise de sentimentos;
• Tradução automática;
• Reconhecimento de fala;
• Geração de texto;
• E muito mais!

Exemplos incluem: chatbots e assistentes virtuais, como a Siri e o Google Assistant. 

Redes neurais artificiais

Redes Neurais Artificiais (RNAs) são modelos computacionais inspirados no funcionamento do cérebro humano. Elas são compostas por unidades interconectadas, chamadas de neurônios artificiais, que processam informações e aprendem a partir de dados.

Vale lembrar que as RNAs são a base de muitos avanços em inteligência artificial, incluindo o processamento de linguagem natural, explicado anteriormente.

Dessa maneira, podemos citar como exemplos: 

• Assistentes virtuais, incluindo Alexa, Siri e Google Assistente que utilizam redes neurais para entender comandos de voz e responder de forma natural.
• Reconhecimento facial em smartphones 
• Recomendações personalizadas de plataformas como Netflix e Spotify que sugerem conteúdos com base no comportamento do usuário.

A essa altura, você já deve imaginar que adotar IA na automação de workflows pode melhorar significativamente os resultados do seu negócio. Se você quer saber como, não deixe de conferir o próximo tópico!   

Benefícios da integração da IA em Workflows

Automação de tarefas repetitivas

Já parou para pensar quantas horas do seu dia são gastas em tarefas repetitivas e manuais? Aquelas atividades que parecem não ter fim e que, no final, só fazem você se sentir sobrecarregado e sem energia para outras demandas? 

Eu sei, é frustrante. Você se vê preso em uma rotina onde o tempo escapa e, no fundo, você sabe que poderia estar investindo em algo mais estratégico e produtivo.

A boa notícia é que a IA pode automatizar processos rotineiros e demorados, liberando você e sua equipe do peso de tarefas manuais. Isso significa ter uma melhor gestão do tempo para focar no que realmente faz a diferença para o seu negócio!

Melhoria na tomada de decisões

Se sentir perdido ou inseguro ao tomar uma decisão importante é normal, afinal, são inúmeras variáveis e dados para analisar. O lado bom é que a IA pode ajudar as empresas a lidarem com essa questão, oferecendo análises em tempo real para facilitar o processo decisório.

Isso traz benefícios como:

• Insights mais precisos;
• Menos erros;
• Identificação de padrões e oportunidades;
• Previsão de resultados e tendências;
• E muito mais! 

Personalização de processos e atendimento

Toda empresa depende dos consumidores para sobreviver. Sem eles, não há vendas e o negócio vai para o vermelho, certo? Por isso, muitas empresas estão investindo na personalização da experiência do cliente, tornando cada interação única e criando um público fiel.

E uma boa maneira de garantir isso é por meio da automatização de processos, já que ela permite um atendimento mais:

• Rápido;
• Assertivo;
• E personalizado, tudo isso sem perder a qualidade! 

Agora que você já está por dentro de todos os benefícios, chegou a hora de conhecer as principais soluções que vão te ajudar nessa caminhada!  

Principais soluções de Workflow com IA no mercado

Atualmente, o mercado de workflows possui diversas soluções para automatizar e otimizar processos. No entanto, sabemos que a escolha da ferramenta certa pode ser desafiadora para muitas empresas. 

Pensando em te ajudar, trouxemos abaixo as principais tecnologias e ferramentas disponíveis! Veja só:

Zeev

Existe um jeito muito moderno e ágil de se criar fluxos de trabalho automatizados, você sabia? Sim, por meio de plataformas para a criação de aplicações low-code.

Um ótimo exemplo é o Zeev, uma das primeiras plataformas no Brasil voltadas para automação de processos com low-code. Com ela, você cria e automatiza fluxos de trabalho complexos na sua empresa sem precisar programar.

A interface é amigável e intuitiva, permitindo que você “desenhe” os processos, definindo etapas, condições e ações de forma visual e prática.

Suas principais funcionalidades incluem:

• Workflows inteligentes com IA;
• Configuração de formulários, prazos e responsáveis;
• Centralização e execução de demandas;
• Integração com outras ferramentas e sistemas;
• Análise detalhada de indicadores;
• E muito mais!

Uipaith

O UiPath é uma plataforma de RPA com várias funcionalidades para automação de processos robóticos. Através dela, é possível desenvolver rapidamente automações com tecnologia de IA que otimizam todas as facetas do trabalho.

Algumas de suas principais características incluem:

• Comunidade forte, ou seja: conta com uma grande comunidade de usuários e desenvolvedores, o que significa que você encontrará muitos recursos e tutoriais disponíveis;
• Automação de tarefas complexas, incluindo a integração de inteligência artificial e aprendizado de máquina.

Porém, é necessário considerar que a plataforma pode apresentar uma curva de aprendizado mais acentuada, exigindo treinamento especializado para a equipe. Além disso, possui custos mais elevados, principalmente para médias e pequenas organizações.

Automation Anywhere

O Automation Anywhere é outra plataforma de RPA, especializada na automação de processos complexos e de grande escala, abrangendo todas as etapas, desde a descoberta até sua execução e monitoramento.

Suas principais funcionalidades incluem:

• Soluções de automação empresarial, ou seja: ferramentas para automatizar processos, com o objetivo de aumentar a eficiência operacional e reduzir custos;
• Aplicações para monitorar e analisar o desempenho das automações implementadas.

Apesar de suas vantagens, o Automation Anywhere apresenta alguns desafios que precisam ser levados em conta.  O primeiro deles é que a configuração e personalização da plataforma podem demandar mais tempo do que o esperado, o que pode adiar a obtenção de benefícios.

Outro ponto a considerar é a necessidade de recursos técnicos especializados. A manutenção e as atualizações podem exigir suporte contínuo de TI, o que pode aumentar os custos operacionais da empresa.

Microsoft Power Automate

O Microsoft Power Automate é uma plataforma de automação de processos que faz parte do ecossistema Microsoft 365. Seu principal diferencial está na facilidade de integração com outras ferramentas da Microsoft, como:

• O Excel;
• SharePoint;
• E Teams

Porém, embora funcione muito bem com produtos do Office 365, pode ser mais difícil se conectar a sistemas e aplicativos fora do ecossistema da Microsoft, o que pode restringir sua versatilidade em alguns ambientes corporativos.

Além disso, suas funcionalidades de IA são mais básicas se comparadas a plataformas como o Zeev, podendo limitar o potencial de automação inteligente para fluxos de trabalho mais complexos.

E isso nos leva ao próximo tópico: o que torna o Zeev o principal software de workflow com IA? Descubra a seguir:

Por que o Zeev é a principal solução de Workflow com IA

Se há algo que toda empresa deseja, é fazer mais com menos, e é exatamente isso que o Zeev proporciona. 

Ele vai organizar a rotina de trabalho da sua empresa, fazendo o trabalho fluir automaticamente de uma pessoa para outra, com base no processo que você desenhou, sem necessidade de fazer nenhum tipo de programação.

Além disso, enquanto as plataformas mais tradicionais exigem um certo nível de conhecimento técnico, o Zeev simplifica e democratiza a automação de processos. Ou seja: sua maior vantagem está na facilidade de uso e na experiência do usuário.

E tem mais: você pode integrar todos os seus manuais, políticas e instruções de trabalho no sistema, seja para consulta ou como orientações antes de iniciar um novo fluxo. 

Se você está pronto para conhecer uma forma mais inteligente e eficiente para otimizar os processos da sua empresa, experimente o Zeev ou solicite uma demonstração personalizada! 

Saiba agora mesmo como nossa plataforma pode agilizar seus processos e melhorar a produtividade da sua equipe!