Documentos Digitais: 5 motivos para adotar o uso

Organizações lidam com processos dos simples aos mais complexos, com inúmeros dados diariamente e com um largo volume e variedade de informações. Rotina pesada, muitas etapas de aprovações e assinaturas necessárias para o processo seguir a diante. Há, evidentemente, muito espaço para as empresas melhorarem seus processos com a simples ação de minimizar o uso de papel.

Em julho de 2017, a AIIM (Association for Information and Image Management) publicou uma pesquisa afirmando que nos dias atuais existe menos papel sendo usado nos escritórios. Dos entrevistados, 43% dizem que acessam informações instantaneamente, ou seja, sem perder muito tempo. Em contrapartida 65% dizem que quando alguma assinatura é necessária ela é feita com papel e caneta.

Veja aqui como assinar documentos eletronicamente: Assinatura Eletrônica na prática com o Zeev (antigo Orquestra BPMS) [Demonstração]

É sabido que documentos digitais trazem uma série de benefícios para as organizações, redução de custo e velocidade, são alguns deles. Foi então que surgiu a ideia, com base na experiência que temos, de listar 5 principais motivos que fazem as empresas adotarem uma estratégia e transportarem a gestão de documentos para o meio digital. Confere aí:

Benefício número 1: Economizar ($$$)

Existe um ganho visível na implementação de documentos digitais, como também existem outros benefícios que não são tão visíveis assim. Como exemplo aos benefícios visíveis podemos citar a redução significativa de impressões (papel + tinta + impressora). Imagine o quanto de papel circula em uma universidade ou escritório de advocacia, por exemplo.

Como benefícios não visíveis podemos citar a economia de tempo, uma vez que o profissional gasta um tempo muito menor buscando uma informação digital do que buscando uma informação física. Tempo gasto em deslocamento para buscar a informação também deve ser contabilizado, tempo na procura, tempo para devolução do documento, etc. Tempo é dinheiro.

De acordo com a AIIM, 45% das organizações obtém o retorno do investimento em soluções de ECM (Software de gestão de documentos) em menos de 6 meses. Esta afirmação evidencia que trata-se de um investimento e não apenas mais um custo para o processo.

 Que saber como gerenciar documentos eletronicamente? Assista a este Webinar: Por que você ainda gerencia papel? Demonstração do ECM na prática. [Webinar]

Benefício número 2: Otimizar o espaço

Há casos em que o arquivo morto da empresa é mantido por tempo indeterminado (onde não existe uma tabela de temporalidade para eliminação, por exemplo) e chega uma hora que esse arquivo morto precisa de mais espaço, pois o espaço existente não é suficiente. Ou a empresa aumenta o espaço ou terceiriza essa armazenagem.

Com a migração para o meio digital, as pastas de documentos impressos e o arquivo morto deixarão de existir, resultando em otimização de espaço e fim do controle de documentos armazenados fisicamente. Além disso, quando você precisar de um documento não precisará gastar horas olhando gaveta por gaveta; basta digitar o título do documento ou alguma referência que você lembre e em poucos minutos ele aparecerá em sua tela. Mágico, não?

De acordo com a pesquisa da AIIM, 66% das empresas informaram que houve um aumento considerável de documentos que já nascem digital. Essa é uma boa notícia!

Benefício número 3: Ser veloz na execução do processo

Com documentos digitais tudo se torna mais fácil. As informações ficam disponíveis para todos a qualquer momento, o que torna o processo mais ágil e com menos esperas. Além disso, falando em espera, documentos podem ser assinados eletronicamente, ou seja, você não precisa aguardar (dias) para que ele seja assinado.

Com a utilização de assinatura eletrônica eu já vi um processo que durava 30 dias, passar a durar apenas 2 (93% de redução de tempo).  Teve também um caso em que o processo durava oito dias e começou a durar 30 minutos. De 8 dias para 30 minutos é tanto percentual de redução de tempo que eu não escrevi aqui porque me perdi na conta.

Leia histórias de sucesso dos nossos clientes 

Benefício número 4: Centralizar a informação

Os benefícios em centralizar a informação de forma digital são inúmeros. Quando a organização padroniza a maneira de informar seus colaboradores cria-se uma rotina que facilita o dia-a-dia. Por exemplo: “Onde eu busco aquela instrução para solicitar reembolso? ” “Onde fica o manual do colaborador? ” “Como eu acesso a política e as metas da empresa? ”  “Onde está aquele formulário para solicitar coleta de material? ”

Esse é o tipo de questionamento que chega por e-mail ou por telefone. Esse é o tipo de questionamento que rouba tempo, distrai atenção e afeta a produtividade. Porém, se os documentos não estiverem em meio digital fica incoerente criar uma centralização, pois de qualquer maneira a informação precisaria se deslocar para ser encontrada. “Oi, você poderia me trazer 3 manuais de boas vindas?”.

Quando a empresa consegue centralizar todas as informações e reforçar aos profissionais onde elas se encontram digitalmente, com o tempo todos aprendem qual é o caminho para tirar dúvidas e buscar ajuda. Essa prática reduz o tempo que um profissional perde realizando atividades que não agregam valor e o deixa livre para pensar e atuar em atividades que trazem resultados.

Benefício número 5:  Ser eficiente

Quando você deixa de se preocupar com atividades que não agregam valor, o reflexo acontece no cliente. Ainda sobre a pesquisa da AIIM, o principal benefício em controlar as informações é responder ao cliente rapidamente.

O segundo principal benefício é a produtividade. Pelos seguintes motivos: Qualquer que seja a solicitação do seu cliente, a busca por esta resposta te fará manipular informações. Se o profissional encontrar a informação com velocidade, ele também fará o atendimento ao cliente com velocidade.

Uma outra pesquisa de uma empresa de consultoria internacional chamada Conference Board afirma que o Brasileiro equivale a 25% da produtividade do trabalhador americano. Porém, um dos principais objetivos destacados como a causa desta diferença é o acesso à tecnologia.

“Um dos fatores que determinam a baixa produtividade do brasileiro é a tecnologia defasada em relação a países mais competitivos, como os Estados Unidos. Ou seja, se um trabalhador dispõe de instrumentos melhores, acaba sendo mais produtivo”.

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Esses são os cinco principais benefícios da migração de documentos para o meio digital. Cada cliente possui um caso específico diferente, cada cliente possui um problema que precisa ser resolvido. Todavia, em 90% dos casos o problema está relacionado com um dos 5 tópicos citados neste post.

Se você possui algum problema no seu processo, nas suas entregas, na comunicação, na gestão do conhecimento, no atingimento de metas, ou qualquer outro problema organizacional, repense sobre a maneira como você controla seus documentos.

Perter Hines em seu livro Going Lean: A Guide to Implementation, afirma que apenas 1% das informações geradas agregam valor ao negócio.

Até breve!