Melhoria contínua: o que é e como aplicar

A melhoria contínua pode ser definida como uma técnica de gestão de processos de negócios que busca continuamente identificar falhas e aprimorar processos. Para depois encontrar a melhor maneira de solucioná-los.

O que você encontrará neste artigo:

• O que é melhoria contínua?;
• Quais são os 3 pilares da melhoria contínua?;
• Benefícios da melhoria contínua;
• 3 dicas para aplicar melhoria contínua;
• Ferramentas de melhoria contínua que vão ajudar você.

O que é melhoria contínua?

A melhoria contínua consiste na prática de buscar a melhoria diariamente, como uma rotina de sempre fazer e ser melhor. Ou seja, ela procura identificar oportunidades de correções, ajustes ou aperfeiçoamento nos processos, nos produtos ou nos serviços oferecidos. Para que as empresas possam garantir cada vez mais a satisfação de seus clientes.

O objetivo é sempre encontrar pontos onde a empresa tem falhado ou onde possa haver gargalos, para que esses possam ser corrigidos. Ela ajuda a:

• Identificar e eliminar problemas;
• Evitar os erros contínuos e repetidos;
• Criar canais abertos e dinâmicos para tratar de problemas;
• Fazer uma manutenção frequente de todas as atividades;
• Otimizar processos;
• Buscar melhores resultados.

Qual é o principal objetivo da melhoria contínua?

O principal objetivo da melhoria contínua é criar uma organização mais eficiente, flexível e competitiva, capaz de se adaptar às mudanças do mercado e de atender cada vez melhor às necessidades dos clientes.

Para isso, é preciso promover um aprimoramento constante e gradual nos processos, produtos e serviços de uma organização. A ideia é buscar continuamente formas de otimizar e aperfeiçoar a eficiência, a qualidade, a produtividade e a satisfação do cliente.

Toda empresa precisa de um ciclo de melhoria contínua?

A resposta é sim, toda a empresa precisa de melhoria contínua! Pois garantir um alto padrão de qualidade e eficiência na operação pode ajudar a empresa a atingir bons resultados. E, aplicar a melhoria contínua é um dos melhores caminhos para atingir este objetivo.

Quais são os 3 pilares da melhoria contínua?

Para poder aplicar as técnicas de melhoria contínua de maneira correta é importante que você conheça os três pilares que compõe essa técnica. Veja quais são:

1. Continuidade

Como próprio conceito já indica, a melhoria contínua é um processo que exige continuidade. Ou seja, é um processo cíclico. A melhoria contínua ocorre quando você realiza as melhorias, avalia, identifica novos prontos de melhoria e começa tudo de novo!

2. Benefícios para todos

Os benefícios da implementação devem trazer melhoria para todos as áreas da empresa. É preciso pensar na organização como um todo. De modo que todos os processos e colaboradores da organização sejam beneficiados pelas modificações realizadas.

3. Cultura

Implementar a melhoria contínua não será apenas realizar as melhorias nos processos da empresa. É uma mudança na cultura da organização, por este motivo a cultura da empresa é considerada como um dos pilares da melhoria contínua. Essa cultura deve ser difundida por toda a organização, por todos os níveis hierárquicos. Pois, quanto maior o conhecimento sobre a filosofia, melhor serão os resultados da sua aplicação. Logo abaixo vamos entrar novamente neste assunto.

Benefícios de melhorar continuamente:

Como você já deve ter percebido, aplicar a melhoria contínua tem muitos benefícios para a organização. Vou listar aqui alguns exemplos:

• Simplifica fluxos de trabalho;
• Aumenta a produtividade.
• Reduz custos e desperdícios;
• Reduz a chance de erros;
• Melhora processos de negócio;
• Ajuda a melhorar a experiência do cliente.

3 dicas para aplicar melhoria contínua

Para aplicar a melhoria contínua e obter sucesso, é bem importante levar em consideração esses 3 passos que eu vou te mostrar agora:

1) Estabeleça um foco: 

Estabelecer o que você quer melhorar. Esse é um dos princípios que vai ajudar você na aplicação da melhoria contínua. Deste modo, você poderá concentrar seus recursos nos pontos que trarão os melhores resultados. Quando você não estabelece esses pontos focais, é possível que você não consiga realizar as melhorias de forma eficaz. Pois você estará colocando seus esforços em várias atividades ao mesmo tempo. 

2) Tenha medidas de desempenho: 

Como você vai saber o que está melhorando ou não? Medir, avaliar o desempenho e tomar decisões com base nessas informações, são atividades importantes de um sistema de gestão. Para isso, utilizam-se indicadores para cada objetivo. Assim, todo desempenho pode ser medido e avaliado.

3) Crie Padronização: 

A padronização dos processos permite que você consiga propor as melhorias nos processos da organização. Pois quando há um padrão, você consegue identificar os pontos de melhoria e medir o quanto o processo melhorou. A padronização dos processos necessita que as atividades do processo sejam estruturadas e documentadas. Deste modo, esse material pode ser disponibilizado aos colaboradores para que eles executem as atividades de modo correto. 

Quais são as principais etapas da melhoria contínua?

As etapas da melhoria contínua são:

1. Plan – Planejar
2. Do – Fazer
3. Check – Checar
4. Act – Agir

Bom, caso você conheça o ciclo PDCA, tenho certeza que lembrou dele neste exato momento. E você fez essa associação corretamente, o ciclo PDCA é a aplicação do conceito da melhoria contínua. Por isso, vamos conhecer um pouco mais sobre ele.

PDCA

O PDCA (da sigla em inglês Plan, Do, Check and Act ou Planejar, Fazer, Checar e Agir), é considerado como uma das mais disseminadas ferramentas para ajudar na evolução dos processos empresariais.

Não é à toa que o PDCA é classificado como uma linha de gestão da família “melhoria contínua”. Ele está nessa categoria porque nunca termina. Quando você chegar no “Act” o “Plan” deve ser iniciado novamente. Ou seja, o PDCA é um ciclo. Isso é melhoria contínua!

Abaixo, você confere um pouco mais sobre cada um dos estágios dessa estratégia. Veja:

• Planejar — as metas são estabelecidas, bem como as ações necessárias para alcançá-las. Planejar a mudança. O que precisa melhorar?
• Fazer — ações são postas em prática. Coloque a mão na massa!
• Checar — tudo é avaliado e testado. A melhoria deu certo? O resultado foi o esperado?
• Agir — os gestores devem usar as avaliações da checagem para corrigir erros ou reforçar os acertos. E corrigir as rotas. O que podemos fazer melhor? O que deu certo e o que deu errado? Podemos padronizar o novo modelo de execução do processo?

Quem criou as práticas para melhoria contínua de um processo?

Você sabia que o PDCA foi criado por William Edwards Deming? Deming foi um estatístico muito famoso, professor universitário, consultor e engenheiro americano que teve um papel significativo no desenvolvimento de métodos de controle de qualidade e melhoria contínua.

8 ferramentas de melhoria contínua para usar na sua empresa

Mostrarei para você 8 ferramentas que podem ajudar você a aplicar a melhoria contínua na sua empresa. São elas:

1. Lean Manufacturing e Lean Office

Da matriz japonesa, o método Lean Manufacturing surgiu logo após a segunda guerra (1939-1945) com o objetivo de tornar os processos industriais mais enxutos. Trata-se de um conjunto de estratégias que avalia e aperfeiçoa os modos produtivos para fazer mais com menos.

Isso só é alcançado por meio de padrões de disciplina, além de um aprendizado constante e de longa duração. Derivado desse método existe também o Lean Office, que é o “Lean Manufacturing dos escritórios”.

Desse modo, com o Lean Office, é possível alinhar os objetivos de uma forma que não haja pessoas gastando energia em atividades que não estejam diretamente alinhadas com os resultados. Assim, identifica-se os desperdícios, como por exemplo operações duplicadas que não agregam valor, tempo de movimento para busca de informação, e se faz a otimização do processo.

2. Lean Office e Melhoria Contínua

Ter um escritório com total aplicação da filosofia Lean é algo sensacional. Todavia, é algo quase impossível. É aí que entra a melhoria contínua. O seu objetivo deve ser sempre enxugar mais e aperfeiçoar mais. Buscar melhores resultados com a agregação de valor e a redução de desperdício.

Se um dia você acordar e perceber que o seu processo está perfeito… pare! Pense de novo. Achar que está perfeito já é o primeiro problema identificado. (rsrsrs)

3. Seis sigma

O seis sigma (six sigma, em inglês) é uma ferramenta da qualidade muito conhecida. O seis sigma é utilizado para identificar e implementar melhorias nos processos, melhorando os resultados das organizações. Deste modo, a implementação do seis sigma são característicos da melhoria contínua. Pois é um procedimento que deve estar vivo e ser constante na empresa. 

Em resumo, para aplicação desta metodologia, inúmeras técnicas estatísticas são utilizadas para: definição de objetivos, metas e planos de ação específicos que permitam que resultados positivos sejam alcançados.  

4. DMAIC

DMAIC é uma metodologia que possui um roteiro de etapas que ajudam você a guiar os seus processos. É uma metodologia estruturada amplamente utilizada na melhoria de processos

DMAIC é o acrônimo para as cinco etapas principais do processo de melhoria:

1. Definir (Define): Nesta etapa, o objetivo é identificar claramente o problema ou oportunidade de melhoria, estabelecer metas e definir o escopo do projeto. Também é importante entender as necessidades dos clientes envolvidos no processo em questão.
2. Medir (Measure): Nesta etapa, são coletados dados relevantes para entender o desempenho atual do processo. É importante identificar as métricas-chave e estabelecer um sistema de medição adequado para avaliar o desempenho do processo.
3. Analisar (Analyze): Na etapa de análise, os dados coletados são analisados para identificar as causas raiz dos problemas ou oportunidades de melhoria. Técnicas estatísticas e ferramentas de análise são frequentemente utilizadas para identificar correlações, tendências e padrões nos dados.
4. Melhorar (Improve): Nesta etapa, as soluções são desenvolvidas e implementadas para resolver as causas raiz identificadas na etapa anterior. São exploradas diferentes abordagens e técnicas para otimizar o processo, com o objetivo de atingir as metas estabelecidas.
5. Controlar (Control): Na etapa de controle, medidas são implementadas para monitorar e sustentar as melhorias alcançadas. São desenvolvidos planos de controle para garantir que as mudanças sejam efetivas e duradouras. Além disso, são estabelecidos sistemas de monitoramento para detectar e corrigir quaisquer desvios futuros.

O DMAIC é um ciclo contínuo, o que significa que, após a etapa de Controle, é possível iniciar novamente no estágio de Definir para abordar novos problemas ou áreas de melhoria. Essa abordagem sistemática permite uma abordagem estruturada para melhorar a qualidade, reduzir variações e alcançar resultados consistentes nos processos.

5. Kaizen

Kaizen significa melhoria, em japonês. Dentre tantas outras ferramentas e práticas do Lean eu resolvi falar de Kaizen aqui. Sabe por quê? Porque o Kaizen é um mecanismo muito recomendado para quem sofre com áreas desarticuladas dentro da empresa. Eu sempre digo que essa falta de integração é um problema latente e que impacta fortemente os resultados.

O Kaizen também é indicado para ajudar a combater a resistência das pessoas às mudanças essenciais para a evolução. Por quê? Porque ele incentiva a interação humana como também incentiva um trabalho mais articulado entre os departamentos. A intenção é que todos se unam em torno do principal objetivo: evoluir.

Nós incentivamos muito a prática do Kaizen aqui na Zeev. Você sabia que às vezes você pode já ter feito um kaizen, ou vários e nem ter se dado conta! Vou te dar um exemplo prático: na área de marketing da Zeev, solicitávamos a criação de vídeos para um fornecedor externo. Portanto, tínhamos custo e SLA do fornecedor. Hoje passamos a fazer nossos vídeos em uma plataforma! O que ganhamos? Tempo e dinheiro! Além disso, também ganhamos a liberdade de criarmos da forma que achamos melhor.

Gosto do kaizen porque ele envolve um grupo de pessoas

Isso mesmo! A ideia é mais ou menos assim: você precisa resolver algo específico. Então, você identificará um grupo de pessoas de todos os níveis hierárquicos, o grupo se reúne para entender e estudar o problema e por fim propor e implementar alguma solução.

Na indústria, por se tratar de problemas muito complexos, os grupos de kaizen chegam a dedicar uma semana inteira no estudo e resolução do problema. Entretanto, é muito gratificante! Pois, como o problema foi estudado a fundo (causa raiz), a chance de ele voltar a acontecer (reincidência) é muito pequena.

6. Matriz BASICO

A matriz BASICO também é uma opção para você utilizar ao implementar a melhoria contínua, isso por que ela ajuda você na priorização de projetos.

A priorização é realizada a partir de 6 critérios, que são:

• B: benefícios para a organização
• A: abrangência dos resultados
• S: satisfação interna dos funcionários
• I: investimento necessário
• C: cliente externo (grau de impacto)
• O: operacionalização (grau de facilidade de pôr a operação em prática)

7. Diagrama de processos

O diagrama de processos é outra ferramenta que pode ajudar você a implementar a melhoria contínua na sua organização.

Isso por que um diagrama de processos permite uma visão dos detalhamentos de um processo.

Por exemplo: diagrama SIPOC, diagrama de tartaruga e diagrama de Ishikawa.

8. BPM

Por fim, eu jamais falaria em melhoria contínua em processos de escritório sem citar a minha paixão por BPM (Business Process Management ou Gestão por Processos de Negócio).

BPM é uma disciplina de gerenciamento que faz a aplicação de todas as estratégias que mencionei até agora neste artigo, ou seja, as coloca em prática. Portanto, é o ciclo do PDCA acontecendo, assim como nas demais filosofias.

Desse modo, no BPM, o primeiro passo é saber direitinho como funcionam os processos de sua empresa (mapeamento). Em seguida, você faz a identificação das falhas durante o fluxo de atividades (aqui é hora de pensar em Lean Office, escritório enxuto).

Depois, com os erros mapeados, são apresentadas propostas de soluções e posteriormente estas soluções são implementadas.

Eu já vi um processo (de um de nossos clientes) que durava 8 dias e passou a durar 30 minutos, com a ajuda de uma ferramenta de BPM (BPMS). Entretanto o BPMS é apenas um meio, o que fez a diferença foi a eliminação total de desperdício e de atividades que não agregavam para o cliente. Mágico!

Quer conhecer o Zeev? Veja a demonstração gratuita da nossa ferramenta.

Concluindo…

Como você pôde ver, a melhoria contínua dos processos é uma prática essencial para o crescimento cada vez mais eficiente da empresa. Obter uma maturidade plena no fluxo de trabalho vai conduzir sua companhia a obter melhores resultados.

Além de mapear os desvios, você vai conseguir mais produtividade, menos desperdício e redução de custos. Então, que tal começar a engajar o time agora mesmo?

Um bom profissional é aquele que apresenta resultados obtidos e melhorias constantes. Registre seus números, seja a energia que o seu processo precisa! Seja o funcionário que você gostaria de ter.

Espero que tenham gostado! Até breve!