Gestão de mudanças organizacionais: como envolver toda a empresa

A mudança não é uma desconhecida das empresas, conforme aparece no relatório Gestão da Mudança, da PwC. A 17ª Pesquisa Anual Global com CEOs mostrou que 81% dos líderes afirmam que suas organizações têm realizado mudanças para se adaptar melhor às necessidades do negócio.

O que esses líderes precisam fazer, então, é entender e aprender a maneira correta de implantar as transformações necessárias. Esse é o processo envolvido na gestão de mudanças organizacionais.

Neste post, vou apresentar para você os principais tipos de mudanças que uma organização pode atravessar. Depois, vou ensinar alguns passos para envolver toda a empresa na sua implantação. Confira!

Principais mudanças nas organizações

Uma organização pode atravessar três tipos principais de mudanças: nos processos, nos recursos e nas relações internas. Nos próximos itens, vou explicar cada um deles com mais detalhes.

Mudança nos processos

A mudança nos processos visa alterar a maneira como a empresa desenvolve suas atividades. Isso pode envolver:

• eliminar burocracias excessivas;
• reduzir o número de handoffs (isto é, de passagens de responsabilidade sobre o processo entre pessoas);
• alterar procedimentos ou retirar etapas específicas para aumentar a eficiência.

Mudança nos recursos

A mudança nos recursos, por sua vez, tem como propósito alterar aquilo que a empresa necessita para realizar suas atividades ou, ainda, mudar a maneira como esses itens são tratados e empregados. Alguns exemplos são:

• quando a empresa decide utilizar uma matéria-prima diferente em seus produtos;
• quando opta pela digitalização (o uso de documentos em versão digital, em vez do papel);
• quando implementa um software de gestão.

Mas não precisam ser, necessariamente, recursos materiais. Podem ser, também, recursos intangíveis, como os próprios colaboradores da equipe.

Mudança nas relações internas

Finalmente, a mudança nas relações internas envolve alterações na própria estrutura da empresa. É o que ocorre, por exemplo, no caso da reengenharia da organização. Dois setores podem ser reunidos sob uma mesma diretoria, alterando a forma como seus colaboradores se relacionam.

De maneira geral, podemos dizer que toda mudança tem um objetivo em comum: otimização. Seja para eliminar desperdícios, para aumentar a agilidade ou para garantir maior qualidade, o fato é que a gestão de mudanças organizacionais sempre está voltada à melhoria. Nenhuma empresa investe em transformações que não vão trazer um retorno positivo, ou seja, um resultado superior ao atual.

Como envolver toda a empresa

Se você quer que toda a empresa esteja envolvida na gestão de mudanças organizacionais, deve seguir alguns passos nessa direção. Confira quais são os principais.

Comunicar

O primeiro passo é promover a comunicação dentro da empresa. Os colaboradores só podem estar engajados se eles entenderem o que está ocorrendo, bem como o valor que a mudança vai trazer para o negócio e para eles mesmos.

Essa comunicação deve permanecer transparente e honesta, mesmo quando a mudança possa parecer desafiadora ou negativa do ponto de vista do colaborador. Afinal, o papel da empresa é justamente trazer à tona a importância da transformação e não encobri-la.

É claro que esse primeiro passo implica em algo ainda anterior: a avaliação do potencial da mudança para gerar valor. Se você não consegue responder a uma pergunta simples — qual é o valor que essa mudança vai gerar para a organização e, claro, para todos os que dependem dela? — então, possivelmente não se trata de algo que merece investimento.

Identificar as lideranças

O segundo passo é identificar as pessoas, dentro da organização, que são capazes de incentivar os demais a assumir um papel ativo e vender a ideia para elas. Essas pessoas não são sempre os gestores, não necessariamente ocupam posições hierárquicas de destaque.

Em muitos casos, são simplesmente funcionários antigos na empresa, que têm o reconhecimento e a confiança de seus pares. Ao vê-los vestindo a camisa e cooperando com a mudança, os demais também vão se engajar. Nesses casos, o exemplo vale mais do que a palavra.

Ouvir os colaboradores

O terceiro passo é ouvir as perguntas dos colaboradores e respondê-las para todos. Assim, você não apenas resolve dúvidas que a equipe possa ter sobre a mudança como, também, dissemina o conhecimento de maneira clara e direta. Lembre-se de que a dúvida de um pode ser a mesma de vários.

Além disso, você não vai querer que alguém receba meias informações e interprete mal as intenções e o processo da mudança. A melhor maneira de evitar o chamado telefone sem fio é tomar a iniciativa de responder às perguntas.

Atualizar a equipe

O quarto passo é oferecer updates. Não basta dizer que a mudança vai acontecer e por que. É preciso manter todos a par dos avanços, a cada novo marco importante. Dessa forma, quando for totalmente implantada, seus colaboradores estarão mais confortáveis com a transformação.

Usar ferramentas alternativas

O quinto passo é usar ferramentas e práticas alternativas na gestão de mudanças organizacionais para promover um nível de engajamento ainda mais alto. Conforme a situação, você pode empregar campanhas de endomarketing, treinamentos, gamificação ou utilizar as redes sociais. Existem inúmeras alternativas criativas para fazer com que a equipe veja a mudança de modo mais positivo.

A importância do monitoramento

Para concluir, não podemos deixar de mencionar a importância de acompanhar de perto o processo. O monitoramento é indispensável para identificar e agir sobre eventuais desconfortos na equipe. Lembre-se de que, se houver relutância, a mudança pode ser prejudicada.

Para entender melhor, pense em um caso hipotético: a implantação de uma mudança em processo que não é bem monitorada. A equipe não está aceitando bem o novo, mas o gestor não percebe e, por isso, não toma medidas para garantir o engajamento.

Com isso, quando o processo é modificado, a equipe continua trabalhando da maneira que sempre fez. Então, todo o investimento (seja de dinheiro, de tempo ou de trabalho) feito para descobrir maneiras de otimizar o processo antigo foi simplesmente desperdiçado. O monitoramento é a maneira, portanto, de identificar obstáculos antes que eles prejudiquem a mudança de forma mais contundente.

Seguindo as recomendações que apresentei, é possível envolver toda a empresa na gestão de mudanças organizacionais. Ao promover o engajamento dos colaboradores na mudança, você aumenta a chance de sucesso na implantação. É um esforço adicional que vale a pena.

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