Como eliminar tarefas manuais no processo de contas a receber?
Você já parou para se questionar quais os impactos que as tarefas manuais podem ter no seu processo de contas a receber? E já pensou também em como eliminar essas tarefas do seu processo? Então, este artigo é para você! Vamos lá?
O que podemos considerar tarefas manuais?
De acordo com o CBOK 4.0, tarefas podem ser definidas como passos ou ações realizados para executar uma parte específica do trabalho. E uma tarefa pode ou não ter suporte automatizado.
O que isso significa? Que existem tarefas que podem ser realizadas de forma manual e outras totalmente automatizadas (que são conhecidas como workflows ou fluxos de trabalho automatizados).
As tarefas automatizadas vão acontecendo de forma automática (como o próprio nome diz), passando pelos seus responsáveis e sendo executadas, de acordo com a necessidade. Já as tarefas manuais não seguem o mesmo fluxo.
Elas envolvem interação entre humanos para a sua realização. Como assim? Para que este tipo de tarefa seja realizada, existe a necessidade de que humanos interajam com outras pessoas ou com algum tipo de sistema para que elas aconteçam.
Quais os impactos negativos que elas trazem
As tarefas manuais têm alguns pontos negativos, que são importantes de serem ressaltados. Pois eles podem trazer grandes impactos na rotina das empresas e também em seus resultados. Principalmente quando estamos falando da área de contas a receber.
Veja só alguns exemplos:
- Não existe uma visão clara do processo como um todo, pois cada um executa as suas tarefas de maneira individual e, muitas vezes, com controles paralelos (como planilhas em Excel);
- Dificulta o gerenciamento das tarefas, pois não é possível saber onde ela está parada e qual o seu status;
- Ruídos na comunicação, porque cada responsável pode ter um tipo de entendimento sobre priorização e entrega dos resultados;
- Dificuldade no controle e no atendimento dos prazos acordados com os clientes, gerando impactos financeiros.
Qual a importância em eliminá-las?
A importância de eliminarmos as tarefas manuais é poder ter uma melhor gestão dos processos da empresa. Ganhando mais visibilidade das etapas e reduzindo as chances de retrabalho e perdas financeiras.
Quando eliminamos as tarefas manuais, automaticamente, ganhamos uma visão melhor do todo. Podendo aumentar a produtividade e reduzir gargalos, que impactam diretamente na entrega de resultados. Além disso, é possível realizar melhoria contínua e ter ganhos operacionais fantásticos para as rotinas de todos.
E então, como eliminar tarefas manuais no processo de contas a receber?
A resposta desta pergunta é simples: você pode eliminar essas tarefas manuais do seu processo de contas a receber realizando a automatização dos seus processos desta área. Pois, automatizando seus processos você terá o benefício de ganhar mais velocidade e produtividade, além de eliminar as tarefas humanas que causam impactos negativos as operações.
Você pode estar se perguntando neste momento como isso pode se aplicar na rotina da sua equipe e quais os benefícios reais a curto prazo dessa automatização. Por isso, gostaria de compartilhar com você alguns cases de sucesso relevantes de empresas que já realizaram essa mudança.
Veja alguns exemplos:
A Weir Minerals, por exemplo, conseguiu uma redução de 77% no tempo do seu processo de cotação e cadastramento de fornecedores, passando de 30 para 7 dias. Isso mesmo, para apenas 7 dias! Veja a história de sucesso completa deles e entenda as mudanças que eles obtiveram a partir da automatização dos seus processos.
Além da Weir Minerals, a Dulub obteve 70% de redução no seu percentual de inadimplência após a retirada das tarefas manuais da sua rotina, automatizando os seus processos. E conseguiu também 100% de ganho em rastreabilidade no seu processo de cobrança de clientes.
E analisando pela perspectiva de redução de tarefas em processo, o Inmetro conseguiu reduzir 45 tarefas de um processo, que resultou em uma diminuição de 30% no tempo de execução do mesmo. Eles ganharam muito em produtividade e melhoraram a comunicação a partir da automatização de seus processos.
Hora de colocar a mão na massa!
Agora que você já entendeu quais os impactos negativos que as tarefas manuais podem trazer para a sua área de contas a receber e também viu a importância de eliminá-las, chegou a hora de colocar a mão na massa.
Começar avaliando seus processos, entendendo quais tarefas precisam ser automatizadas e quais os impactos disso para a sua operação. Além disso, é importante entender a realidade da sua empresa e qual o nível de maturidade dela em relação aos processos. Isso fará muita diferença na hora de começar.
Antes de finalizar, vou deixar aqui uma dica de artigo que vale a pena você ler:
Espero que tenham gostado, até breve!
