A vida de quem é responsável pelo setor de contas a pagar não é nada fácil. Todo dia, uma infinidade de pedidos são feitos à área – muitos deles não previstos. Isso acaba impactando diretamente a previsão de gastos da organização e, consequentemente, os rendimentos financeiros da empresa. Que a tecnologia evolui a cada dia, isso é um fato. Seguidamente, falamos aqui no blog como a transformação digital é um caminho sem volta. Nesse sentido, por que não usufruir desse avanço e beneficiar sua área de contas a pagar? O BPMS, sem dúvida, pode ser de grande ajuda. Ficou curioso de como o BPMS pode ajudar? Então, continue me acompanhando.
Se você ainda não está familiarizado com essa sigla, fique tranquilo que eu vou te ajudar. BPMS é a abreviação de Business Process Management System(ou Suite), isso siginifica, de forma literal, sistema de gestão por processos de negócio. Ou seja, basicamente o BPMS é um software de gestão por processos.
No BPMS, você pode mapear, modelar, automatizar e monitorar processos da sua empresa. Com isso, você padroniza uma série de processos da sua empresa, ganha mais agilidade, e ainda consegue aprimorar os processos já existentes, através da otimização deles e de ciclos de melhoria contínua.
Estamos falando de um software, sim. Mas, fique calmo. Atualmente você não precisa mais da TI para desenvolver todas as soluções que precisa. Existem BPMS que não necessitam de conhecimento de códigos para o desenvolvimento de soluções. São as ferramentas low-code. Neste caso, utilizar um BPMS, que seja low-code, como uma tecnologia que vai ajudar você a realizar as sonhadas melhorias no processo de contas a pagar.
Se você está aqui, acredito que as coisas não estão como você gostaria ou precisava. Ou, está tudo bem, mas você vê que ainda tem espaço para melhorar. Independente da resposta, sabemos que o contas a pagar não é uma área nada calma.
Demandas infinitas estão pipocando nos e-mails ou o telefone que não para nunca. Às vezes parece que os demais colaboradores da organização não entendem que a área tem processos, padrão, regras. E, por isso, querem tudo para ontem. Pois bem, sabemos que não pode ser assim.
O contas a pagar precisa ter um processo bem definido, com tarefas e responsáveis muito claros. Isso todo mundo sabe, mas como fazer isso? Gestão e controle! Duas palavrinhas mágicas.
Como utilizar um BPMS para contas a pagar?
Automatizar os processos financeiros é uma excelente solução para a gestão da sua área. Já falamos sobre a gestão dos processos de contas a receber sem dor de cabeça, caso você queira dar uma olhadinha. Voltando ao assunto principal, também é possível fazer a gestão dos processos de contas a pagar. Como? Com um BPMS.
Dei a você um sploier quando te contei um pouquinho sobre o que é o BPMS. Mas, vamos relembrar com foco no processo de contas a pagar. O BPMS permite que você mapeie, modele e automatize o seu processo de contas a pagar. Deste modo você estará padronizando o processo, que correrá de forma automática.
Por exemplo…
Você tenta colocar uma regra de pagamento na empresa. “Só será feito pagamento de notas fiscais lançadas e aprovadas 3 dias antes do prazo de pagamento”. Ou, “Só fazemos pagamentos nas terças e quintas-feiras”, mas nunca funciona, chegam boletos por e-mail todo dia, às vezes já vencidos!
Isso tudo poderia estar automatizado, desde a solicitação para lançamento da NF/boleto, passando pela aprovação e prazo de pagamento, com responsabilidades e prazos bem definidos. Caso, ocorra uma exceção e o prazo estiver fora da regra, passa por uma aprovação especial, tudo automatizado. Legal, não é mesmo?
Sabe como isso acontece? Com uma ferramenta low-code fica muito mais fácil. Você mesmo pode automatizar os processos do setor de contas a pagar e torná-los disponíveis para toda a empresa. Veja só:
Processos automatizados do contas a pagar
Incrível, não é mesmo? Quer saber mais sobre como você mesmo pode proporcionar essa solução para a sua área? Leia mais no blogpost Low-code para financeiro.
Agora, quais os benefícios do BPMS para a área de contas a pagar, afinal?
O BPMS é uma solução que pode fazer muito pela sua organização. fato esse que se aplica, inclusive, na área de contas a pagar. Veja 5 benefícios de usá-lo nesse setor da sua empresa:
1. Centralização de informações
Item comum a muitos setores da empresa, a descentralização de informações também é um problema no setor de contas a pagar. Todos os dias, muitas solicitações de pagamento chegam das mais diferentes formas até os responsáveis por executar essa tarefa:
E-mail
Telefone
Chat
Boletos
E muitos outros…
Além das cobranças que vêm de diferentes canais, há ainda as informações referentes aos pagamentos que estão distribuídas em planilhas, checklists, e outras soluções nada tecnológicas que temos por aí.
E como o BPMS resolve isso, então? Bom, através do uso de uma solução de gestão por processos, você consegue centralizar as solicitações em um único canal. O controle financeiro estará em suas mãos!
Além disso, todas as informações importantes para aquele pagamento ficam registradas dentro do próprio processo. Dessa forma, você elimina aquela busca interminável por todas as peças do quebra-cabeças para realizar o pagamento. Fica tudo registrado dentro do sistema(e do processo).
2. Padronização do processo
Outro ponto bem comum dentro das organizações é a falta de clareza do processo de contas a pagar. Quando alguém precisa solicitar algum pagamento, sempre surge a dúvida:“para quem eu peço isso?”, ou então“quem é responsável por essa tarefa?”. Imagine o quanto essa clareza pode ajudar no planejamento financeiro?! Além do controle de contas, é claro!
Da mesma forma que você consegue centralizar as informações importantes dentro da solicitação, com o BPMS você está apto a padronizar o processo de contas a pagar. Através da modelagem do processo e da sua automatização, você passa a ter um processo padrão para toda a organização. Ainda falando de padronização, com o BPMS você também determina quem é responsável por cada uma das tarefas do processo, eliminando as dúvidas de uma vez.
Sem contar que ainda é possível incluir lembretes que enviam notificações aos responsáveis para que não esqueçam de incluir suas informações até o prazo determinado. Resultado disso tudo: muito mais clareza sobre o processo, eficiência para a área de contas a pagar e satisfação por parte dos colaboradores que precisam do apoio da área.
3. Otimização de aprovações
A questão das aprovações normalmente é um ponto crítico dentro do processo de contas a pagar. Muita vezes, o responsável por fazer o pagamento precisa conferir se aquela despesa foi aprovada para que ele possa dar continuidade à tarefa. E aí começa o vai e vêm de informações e os problemas da gestão de documentos, papel para lá e papel assinado para cá.
Com o processo automatizado no BPMS, a tarefa só vai seguir para o pagamento após a aprovação. Outro benefício do BPMS é que você consegue estipular quem será o aprovador, se serão 1, 2, 3… até n aprovações, se até determinado valor precisa mesmo de aprovação e quantas… Além disso, você têm visão dentro do histórico do processo quem aprovou e quando.
Sendo assim, você tem muito mais transparência do processo. Portanto, esse é mais um item que podemos riscar da nossa lista de problemas dentro do setor de contas a pagar.
Saiba mais obre automatização de processos no nosso e-book!
4. Redução de falhas(e custos!)
Solicitações vindas de muitos lados diferentes, com descentralizações de informações importantes e controles manuais. Esse é um cenário propício para falhas, certo? Eu diria que sim. Porém, no caso do contas a pagar, falhar pode ter um impacto muito negativo no planejamento da organização. Isso porque, nesse caso, estamos falando especificamente de dinheiro.
Realizar um pagamento indevido, ou até mesmo duplicado, pode ser um erro sem volta. Com o uso do BPMS esse risco é muito menor, uma vez que a tarefa para realização do pagamento só chega ao responsável após a aprovação. Portanto, todas as informações importantes devem ter sido conferidas anteriormente, evitando que ocorra erro na hora de realizar o pagamento.
Já no que diz respeito a pagamentos duplicados, uma vez realizada a tarefa, ela é concluída, e saí do painel de tarefas a serem realizadas pelos integrantes do setor de contas a pagar. Como consequência, ao eliminar falhas reduzimos os custos envolvidos em retrabalhos, tempo da equipe e em lançamentos feitos indevidamente. Esse ponto é fundamental para uma boa gestão financeira, não é mesmo?
5. Visão mais estratégica
O setor de contas a pagar deixou de ser um departamento meramente operacional e burocrático. Hoje, com os novos modelos de negócio que possuem estruturas bem mais enxutas e dinâmicas, a área passou a ter um papel mais estratégico.
E como o BPMS ajuda nesse sentido? Pois bem, com o processo padronizado e claro, informações centralizadas, aprovações otimizadas, o processo fica muito mais transparente e os responsáveis pelos pagamentos têm muito mais visão(e previsão) dos gastos da organização. Com isso, é possível trabalhar cenários futuros e melhorar a gestão financeira da empresa. Além disso, a controladoria também acaba se beneficiando, uma vez que as informações estão mais organizadas e prontas para a geração de relatórios e o gerenciamento dos processos fica muito mais fácil.
6. Automatizar processos sem precisar da ajuda da TI
Sim, o sonho virou realidade! Todos esses benefícios que listamos acima serão possíveis com a automatização dos processos, como já falamos. Porém, utilizar um BPMS que seja low-code proporciona a você o poder de fazer isso sem precisar da TI. Ou seja, você mesmo pode automatizar os processos do contas a pagar e melhorá-los sempre que necessário. Assim, as coisas finalmente vão “andar”.
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Utilizar um BPMS para automatizar o processo ou fluxos de trabalho de contas a pagar pode trazer uma série de benefícios para a área(e a empresa, por consequência). Com ele, eliminamos uma série de desperdícios que afetam o dia a dia do setor, otimizamos o processo e deixamos ele muito mais inteligente. Como consequência disso, um setor muito mais estratégico e com visão além de suas fronteiras tradicionais. Nada mal, né?!
E você, ficou com alguma dúvida? Neste post falei somente do contas a pagar, mas esses benefícios também são aplicados ao contas a receber! A gestão financeira está no controle de todas entradas e saídas, não é mesmo? Então, aproveite a tecnologia para seu contas a pagar e receber.
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Meu nome é Letícia Mattiuz Bragagnolo. Sou Engenheira Química, formada pela Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande Sul - PUCRS, com Especialização em Gestão Estratégica de Negócios e Mestra em Administração pela mesma instituição. Sou uma apaixonada por conhecimento e educação, por isso não parei por aí e já parti para o Doutorado na mesma área. Aqui na Zeev, atuei por bom tempo como Especialista em Projetos Estratégicos e, hoje, exerço um papel no qual me identifico e orgulho demais: o de People & Culture Manager. Isso porque, além de ser apaixonada por conhecimento, se tem algo que me move é a paixão por pessoas. Eu realmente acredito que, por meio da pluralidade, conquistamos melhores resultados.
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