Morte ao arquivo morto: mate-o ou ele matará sua organização!

O arquivo morto é, basicamente, a reunião de arquivos e/ou documentos importantes que não estão sendo utilizados no momento, mas que precisam ser guardados. Isso inclui documentos fiscais, contábeis, de processos, de produtos, da área de gestão de pessoas, etc…

Uma dor de cabeça chamada arquivo morto

Só quem o conhece pessoalmente tem ciência da dor de cabeça que ele pode dar. Isso porque ele, de forma simples e direta, consiste em caixas e mais caixas de documentos inutilizados, mas que precisam ser guardados por longos períodos de tempo.

Por conta disso, esse material acaba ocupando muito espaço, gerando custos e muitos problemas para as empresas. Mas calma, para (quase) tudo na vida há uma solução! Por isso, Uma das formas de otimizar seus arquivos é com uma boa gestão de documentos.

Todos os dias, milhares de informações são produzidas dentro das organizações. São documentos e mais documentos, planilhas, relatórios… Agora me responda: por que você ainda está gerenciando papel?  Essa prática não faz mais sentido nos dia de hoje.

Antes de continuar… pára tudo! Se você está se perguntando o que é ECM, fique calmo que eu vou ajudar. Como eu sou muito querida (e modesta), eu trouxe um presentão para você! Você só precisa baixar o e-book e voilà, você saberá tudo (absolutamente TUDO) sobre ECM!

Bom, vamos voltar aos problemas problemas do arquivo morto. Eu sei que ele pode dar muita dor de cabeça na sua organização. Então, eu selecionei 6 problemas inerentes a ele versus como o Enterprise Content Management (ECM) pode ajudar. Veja só:

1. Criação de espaço físico para a organização dos arquivos

Imagine esse cenário: você trabalha em uma empresa que tem 50 anos de mercado. Nessa empresa, toda a informação em papel está guardada no arquivo morto. Já pensou no tamanho da estrutura para armazenar esse arquivo? Inimaginável… É preciso criar, ou ao menos determinar uma área física dentro da empresa, que seja usada com um único objetivo: guardar papel!

Há diversos problemas nessa situação:

• Desapropriar uma área rica da organização para fazer guarda de documentos;
• Custo em estrutura e material;
• Gastos em manutenção, pois papel sofre danos com o tempo;
• Custo com pessoas (imagina se todo os colaboradores da organização tiverem acesso ao arquivo e ao mesmo tempo?!);
• Utilizar um espaço da empresa para um fim que não está vinculado ao negócio dela, ao core business;
• Menos produtividade;
• Menos agilidade;
• E muito mais…

Com a adoção do ECM, esses problemas são minimizados (e muito!). Isso porque você passa a adotar uma gestão eletrônica dos documentos. Assim, você muda a sua organização e avança no mundo tecnológico através da transformação digital. Com o uso de um ECM, os documentos são armazenados digitalmente, em um serviço de nuvem, o que facilita a administração desses documentos, além de garantir mais segurança às informações.

2. Falta de controle da movimentação de documentos

No dia a dia das organizações, é comum que um mesmo arquivo transite por vários setores. Um contrato, por exemplo, circula pelo administrativo, pelo faturamento, financeiro, jurídico, até que, enfim, chegue ao arquivo. Com a rotina corrida, corre-se o risco de que esse documento se extravie pelo caminho. Com a adoção do ECM, essa probabilidade é reduzida.

Dessa forma, como os documentos estão digitalizados ali no sistema, esse leva e traz de papel não acontece. Basta acessar a plataforma e verificar o documento lá dentro. Também é possível aferir maior controle sobre o acesso a essas informações.

O sistema permite que você crie perfis diferentes com níveis de acesso diferentes. Com isso, informações de cunho sigiloso só serão acessadas pelas pessoas autorizadas.

3. Dificuldade na localização de determinado documento

Imagine novamente aquela empresa com 50 anos de história. Agora, pense que alguém retirou um documento do arquivo e não o pôs no local correto novamente. Eu apostaria que essa informação nunca mais será encontrada…

Com a utilização do ECM, esse problema é eliminado. Uma vez que as informações estão todas digitais dentro de um sistema, organizado em bibliotecas, com ferramentas de busca, fica muito mais fácil encontrar qualquer documento. Acabam, assim, os problemas de erro de armazenamento, ou daquele documento que ficou na gaveta e não foi parar no arquivo. Todos, que tiverem autorização para acessar aquele documento, assim o farão.

4. Duplicidade de documentos

Outro problema clássico de quem não utiliza alguma forma de gestão dos documentos: informação duplicada. Ou pior, informação duplicada e errada. Você já deve ter passado por essa situação em algum momento.

Esse é outro cenário que o ECM resolve com maestria. Como a informação fica centralizada, não há mais a ocorrência de informação duplicada. Não há mais o risco dos colaboradores estarem trabalhando cada um em sua máquina, com versões do mesmo arquivo.

Versões…outro problema! O ECM possui controle de versionamento dos documentos.

Assim, você e sua equipe garantem que estão trabalhando com a mesma informação e de forma atualizada.

5. Perda de documentos

Pior que duplicar ou trabalhar com a informação desatualizada, e perder um documento. Essa situação pode gerar muita dor de cabeça para a empresa, especialmente quando se trata de um arquivo muito importante, ou até mesmo obrigatório. Essa perda pode ocorrer tanto por questões técnicas, desatenção, ou equívoco.

Agora, com os seus documentos digitalizados, esse problema é praticamente nulo. O ECM diminui as chances de isso acontecer. Uma dor de cabeça a menos para você e toda a sua organização!

6. Cobrança por acesso

Muitas empresas que oferecem o serviço de gestão de arquivos cobram uma taxa de acordo com o número de acessos. Isso faz com que o preço pela utilização do sistema para organização dos arquivos acabe ficando um pouco mais caro do que poderia ser.

Com o ECM, sua empresa ficará livre desse pagamento. Sem contar que terá um acesso facilitado aos arquivos, até porque, a gestão dos documentos é feita pela sua organização.

Agora, vamos dar mais um passo?

Ok, acredito que eu já convenci você que gerenciar papéis não faz mais sentido algum. Muito menos aqueles que só estão lá parados ocupando espaço físico. Então, o que você está esperando para começar a utilizar documentos digitais? 

Eu sei que fazer essa mudança de mindset nem sempre é fácil. Para torná-la mais tranquila, resolvi traçar uma estratégia para ajudar você e a sua organização a adotar o uso de documentos digitais. Assim, você e sua empresa passam a trabalhar de forma mais inteligente com os documentos, fazem essa transição de forma mais tranquila e, de quebra, otimizam o arquivo morto.

Estratégia para digitalização dos documentos

Digitalizar documentos pode parecer simples: basta colocar no scanner e pronto. Errado! É preciso pensar na estrutura, ou melhor, na estratégia do armazenamento dos aquivos antes de por a mão na massa. 

Veja 4 passos que você deve seguir para fazer a digitalização dos documentos da sua empresa:

Passo 1: Defina a hierarquia de documentos

Antes de começar a simplesmente colocar os documentos no scanner e iniciar a digitalização, pense na estrutura que eles devem ser inseridos dentro do software, ou do diretório, que você escolheu. Esse ponto é crucial, pois uma vez que a hierarquia foi definida e os documentos começaram a ser digitalizados fica muito difícil voltar atrás e recomeçar o processo. Por isso, não tenha pressa! Perca tempo elaborando a melhor estrutura possível.

Veja um exemplo de como ficaria a estrutura dos documentos relacionados aos colaboradores da sua empresa:

Passo 2: Selecione os documentos

Depois que você já perdeu um tempo, mas muito importante, definindo a hierarquia dos documentos, é hora de selecionar aqueles que serão digitalizados e aqueles que serão eliminados do seu arquivo.

Para definir aqueles que serão mantidos, consulte gestores e demais colaboradores da organização.

Muitas vezes, o que para você não tem importância, para outro setor pode ter. Por isso, não indicamos que você faça esse trabalho sozinho. Crie um comitê e engaje os colaboradores na ação. Mostre como esse movimento é importante para a empresa e garanta que todos façam parte do processo.

Passo 3: Faça a higienização dos documentos

Definidos os documentos que serão mantidos, é chegada a hora de fazer a higienização deles. Embora esquisito, esse termo se refere à remoção de grampos, clipes de papel e outros artefatos que possam atrapalhar o processo de digitalização dos documentos.

É importante também atentar para a qualidade dos documentos armazenados. Identifique aqueles que precisam ter mais cuidado, aqueles que estão com informações ilegíveis, ou que são de acesso restrito. Além disso, aproveite o momento para já ir separando os documentos de acordo com as categorias e a estrutura elaboradas. Assim, você será mais ágil e eficiente nesse processo.

Passo 4: Digitalize e assine digitalmente com certificado digital

Chegou a hora de, enfim, digitalizar os arquivos. Utilize equipamentos que favoreçam a digitalização em lotes e com velocidade, para você agilizar o processo. Além disso, usufrua de softwares que auxiliem você a ter mais velocidade, que possuam tecnologia OCR para extração de informações e ajudem você a indexar documentos mais facilmente.

Outro ponto importante: é fundamental que você garanta a integridade, originalidade, validade e autenticidade dos documentos digitalizados. Além do compliance com a política de privacidade. Por isso, assine os documentos digitalmente com assinaturas digitais que estejam no padrão ICP-Brasil. Isso garante que você manterá todos os documentos válidos e que sua organização estará resguardada.

O seu arquivo morto pode dar muita dor de cabeça, mas também tem solução. Uma das possíveis soluções é adotar o uso de documentos digitais dentro da sua organização. Transformar seu arquivo morto físico (=papel) em um arquivo morto digital pode ser um desafio. Contudo, tendo uma boa estratégia, eu garanto que você ganhará muito mais com isso.

Além disso, outra alternativa, que na verdade vem junto com a digitalização de documentos, é a implementação da tecnologia e metodologia do ECM na sua empresa, facilitando o armazenamento dos arquivos, otimizando sua gestão documental, melhorando seus processos, evitando falhas, retrabalhos, aumentando a produtividade, otimizando sua performance e, principalmente, reduzindo custos.

Nós da Zeev podemos te ajudar. Afinal de contas, são mais de 25 anos de experiência em gestão de documentos digitais. Sim, a transformação digital está em nosso DNA!

Até mais!