IA BPMS: o que é, como funciona e benefícios

Otimizar processos e adaptar-se às mudanças cada vez mais rápidas do mercado, são desafios diários para a maioria das empresas – além de uma grande oportunidade ao mesmo tempo. Nesse contexto dinâmico e volátil, a eficiência na gestão de processos se tonou um requisito para a sobrevivência e diferenciação.

Uma das tecnologias que emergiu para apoiar essa transformação foi o BPMS (Business Process Management System), um sistema que automatiza, monitora e otimiza fluxos de trabalho. No entanto, à medida que a Inteligência Artificial (IA) foi incorporada ao BPMS, resultando no conceito de IA BPMS, essa ferramenta evoluiu para um novo nível de inteligência e adaptabilidade, revolucionando a forma como as empresas gerenciam seus processos.

Nesse sentido, exploraremos em profundidade conceito de IA BPMS, explicaremos como funciona essa tecnologia e quais benefícios ela traz para as empresas. Vamos discutir, além disso, exemplos práticos de sua aplicação e mostrar como algumas ferramentas têm liderado essa transformação no mercado brasileiro.

Vamos lá?

O que é IA e BPMS?

Para compreender o IA BPMS, antes de tudo, precisamos primeiro entender o que significam, separadamente, a Inteligência Artificial e o BPMS, e como suas funcionalidades convergem para otimizar a gestão de processos.

Inteligência artificial (IA)

A Inteligência Artificial, ou IA, é um campo da ciência da computação com a finalidade de criar sistemas capazes de realizar tarefas que normalmente exigiriam inteligência humana. Entre essas tarefas, destacam-se a tomada de decisão, o reconhecimento de padrões, o processamento de linguagem natural e o aprendizado autônomo (aprendizado de máquina). Ao dotar máquinas com capacidade de aprendizado, a IA permite que os sistemas façam previsões, tomem decisões, bem como executem tarefas complexas sem a necessidade de intervenção humana direta.

Na automação de processos, o papel da IA vai muito além de simplesmente seguir instruções predefinidas. Na verdade, ela confere ao sistema a capacidade de aprender com dados passados, ajustando-se de forma contínua. Ou seja, a IA não só automatiza tarefas repetitivas, mas também evolui com o tempo, tornando-se cada vez mais precisa.

Vale ressaltar, ainda, que nós estamos cada vez mais acostumados com as inteligências artificiais generativas como, por exemplo, o ChatGPT, mas na realidade, também existem inteligência artificiais “tradicionais”. A principal diferença entre elas é que a IA tradicional apenas copia, imita ou reproduz algo que já existe ou que já foi feito. Por outro lado, a IA generativa tem a capacidade de criar coisas novas e originais a partir do que conseguiu aprender.

Se quiser se aprofundar no tema, recomendamos a leitura do artigo “O que é inteligência artificial (IA)? Como surgiu, tipos e tendências”.

Business Process Management System (BPMS)

O BPMS, ou Sistema de Gerenciamento de Processos de Negócios, é uma tecnologia que permite às empresas modelarem, monitorarem e gerenciarem seus processos de ponta a ponta. A ideia central do BPMS é oferecer um controle completo sobre cada etapa do processo, ajudando as organizações a alcançarem mais eficiência e reduzindo erros operacionais. Em termos práticos, o BPMS permite automatizar fluxos de trabalho, integrar diferentes sistemas e monitorar KPIs (Key Performance Indicators ou, no português, indicadores-chave de desempenho), o que torna o gerenciamento de processos muito mais ágil e eficaz.

Tradicionalmente, os BPMS funcionavam como uma ferramenta para automatizar processos fixos e centralizar a gestão de atividades, mas sua capacidade de resposta a variações era limitada. Essa limitação foi superada com a introdução da IA, que permite ao BPMS aprender com os dados e se adaptar a mudanças em tempo real, proporcionando uma inteligência operacional mais ampla e profunda.

IA BPMS: integração para inteligência operacional

Chegamos então no conceito de IA BPMS. Esse conceito é a convergência dessas duas tecnologias — IA e BPMS — resultando em um sistema que vai além da automação simples. Com IA integrada ou nativa, o BPMS pode processar grandes volumes de dados, identificar padrões ocultos, identificar pontos de melhoria e aplicá-las, auxiliar na construção de processos de negócios e, em alguns casos que mostraremos à frente, modelar workflows e criar formulários inteligentes de maneira totalmente independente. O IA BPMS se adapta a variáveis externas e internas, respondendo a mudanças com flexibilidade e rapidez. Essa abordagem gera uma inteligência operacional que torna os processos empresariais muito mais eficientes e dinâmicos, com capacidade de realizar ajustes com agilidade e precisão conforme o ambiente evolui.

Histórico e contexto da IA no BPMS

A IA teve suas primeiras manifestações nos anos 1950, com iniciativas pioneiras que visavam construir sistemas capazes de simular o pensamento humano Entre os pioneiros, destacou-se o Alan Turing, um matemático britânico, cuja sua criação a “Máquina de Turing” estabeleceu os fundamentos teóricos da computação e teve um impacto duradouro no campo da IA.

Contudo, foi apenas nas últimas décadas que o avanço tecnológico permitiu que a IA se tornasse uma ferramenta prática para o mundo dos negócios. Esse avanço se deu principalmente pelo aumento da capacidade computacional e pelo surgimento do Big Data, que trouxe um volume de dados vasto o suficiente para treinar algoritmos de IA e fazer com que eles aprendessem a partir de cenários reais.

Para o leitor que quiser se aprofundar no mecanismo da máquina de Turing, há uma ferramenta que simula a mesma lógica de Turing e que te trará uma visualização melhor do conceito aqui explicado, é a Visual Turing 2.0.

Com o uso de IA em BPMS, o contexto da gestão de processos mudou drasticamente. Essa mudança foi viabilizada por fatores como:

• Acesso a grandes volumes de dados;
• Redução de custos computacionais;
• Popularização do aprendizado de máquina.

Assim, o IA BPMS é resultado de um longo processo de evolução tecnológica, que agora permite que empresas utilizem dados para automatizar, otimizar e monitorar seus processos de forma inteligente e em tempo real.

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Otimizando processos com IA BPMS

Como comentado anteriormente, com a integração de inteligência artificial aos sistemas BPMS, eles passaram a oferecer uma série de funcionalidades que otimizam a eficiência dos processos empresariais de maneira contínua e baseada em dados. Em seguida, exploramos alguns dos benefícios específicos dessa otimização.

Identificação de ineficiências

Uma das maiores dificuldades enfrentadas pelas empresas é identificar gargalos nos processos de forma precisa e rápida. O IA BPMS utiliza algoritmos de aprendizado de máquina para analisar o histórico de dados de processos e identificar onde estão as ineficiências ou pontos de melhoria, apontando atividades desnecessárias, duplicadas ou que não agregam valor. Basicamente, a IA proporciona uma análise abrangente sobre os fluxos de trabalho, ajudando a empresa a eliminar etapas desnecessárias e a alcançar maior eficiência.

Por exemplo, imagine um setor de atendimento ao cliente em que uma análise de IA identifica que o tempo médio de resposta a solicitações é maior do que o desejado. Com base nessa informação, a inteligência artificial pode sugerir a redistribuição das tarefas ou a alteração no fluxo para reduzir o tempo de espera, aumentando a satisfação do cliente e a eficiência da equipe.

Eliminação de redundâncias

Em muitos processos empresariais, atividades redundantes são responsáveis por desperdício de tempo e recursos. A IA, ao examinar os processos, identifica essas redundâncias e sugere alterações que simplificam o fluxo de trabalho. Por exemplo, em um processo de aprovação de documentos, a IA BPMS pode sugerir a automação de verificações que antes exigiam etapas manuais, eliminando tarefas redundantes.

Essa eliminação de redundâncias reduz o tempo de execução dos processos, assim como diminui os custos operacionais e aumenta a precisão dos resultados. A simplificação do fluxo de trabalho torna a operação mais enxuta e ágil, promovendo uma cultura de melhoria contínua.

Benefícios da IA no BPMS

A adoção de inteligência artificial por ferramentas de BPMS oferece uma ampla gama de benefícios que aumentam a eficiência operacional das empresas. Abaixo, detalhamos alguns dos principais benefícios que a IA BPMS proporciona.

1) Automação de tarefas repetitivas com IA BPMS

Não importante o quanto sejam essenciais, mas tarefas repetitivas, geralmente, consomem uma quantidade significativa de tempo e recursos de uma equipe. O BPMS com IA é capaz de identificar essas tarefas e automatizá-las, o que reduz erros e libera os colaboradores para se concentrar em atividades mais estratégicas. Além disso, a automação dessas tarefas aumenta a produtividade, pois as atividades rotineiras são executadas de maneira mais rápida e precisa.

Por exemplo, um processo financeiro que exige reconciliações diárias de contas pode ser automatizado pelo IA BPMS. A equipe financeira pode utilizar a IA para automatizar tarefas rotineiras, poupando um tempo importante para realizar análises mais complexas, que resulte em ganhos de produtividade e na redução de erros que são comuns em processos manuais.

2) Tomada de decisões com IA

A capacidade de tomar decisões informadas é crucial para o sucesso empresarial. A inteligência artificial é uma ferramenta imprescindível, atualmente, para fornecer dados e insights preciso em tempo real, que auxiliam na tomada de decisões.

A análise dos fluxos de trabalho permite que o sistema ofereça recomendações baseadas em evidências, ajudando os gestores a fazer escolhas mais assertivas.

3) Análise preditiva e otimização de processos

A análise preditiva é um dos recursos mais transformadores da IA BPMS. Com essa funcionalidade, a IA analisa dados históricos e identifica padrões para prever tendências futuras. Isso ajuda as empresas a se anteciparem a demandas, evitarem gargalos e fazerem uma alocação de recursos mais eficiente. A análise preditiva é especialmente útil em setores que precisam de respostas rápidas, como logística e atendimento ao cliente.

4) Aprendizado contínuo com IA BPMS

Ao contrário dos sistemas de gestão tradicionais, a inteligência artificial potencializa ferramentas de BPMS, pois ela é capaz de aprender continuamente com novos dados e se adapta de acordo com as mudanças no ambiente de negócios. Esse aprendizado contínuo permite que o sistema permaneça relevante e eficaz, ajustando seus algoritmos com base nas melhores práticas e no comportamento operacional.

Esse processo de adaptação constante significa que as empresas podem manter seus processos otimizados sem precisar de uma reconfiguração manual constante, promovendo uma operação mais ágil e resiliente.

Ferramenta de BPMS com IA: conheça o Zeev

A ferramenta pioneira no Brasil em automatização de processos com low-code, é também uma das ferramentas pioneiras em modelagem de processos com inteligência artificial. Basicamente, é a combinação do poder do low-code com o da IA.

Desenvolvido pela Zeev by Stoque, a Zai é a inteligência artificial do BPMS Zeev. Em outras palavras, podemos traduzir a Zai como a sua agente de IA corporativa. A Zai oferece funcionalidades como modelagem automatizada de processos, criação de formulários inteligentes e análises em tempo real, tudo de forma intuitiva e acessível.

O Zeev é uma ferramenta brasileira pioneira em automatização de processos com low-code, que faz parte do portfólio de Produtos Digitais da Stoque, empresa especialista em automação digital para processos e documentos.

Principais funcionalidades da Zai

• Modelagem de processos com IA: a Zai permite que os usuários descrevam o processo em linguagem natural, e ela automaticamente o transforma em um fluxo de trabalho estruturado em BPMN.
• Estatísticas e analytics: a Zai coleta e analisa dados de desempenho, em tempo real, oferecendo insights valiosos que permitem ajustes rápidos e melhorias contínuas.

• Criação de formulários inteligentes: a IA do Zeev sugere configurações e cria formulários inteligência do zero, garantindo que eles captem as informações corretas para maximizar a eficiência dos processos. Ainda, a Zai permite interagir e personalizar o formulário, durante a criação, de acordo com as necessidades do processo da sua organização.
• Automatização de processos e economia de tempo: além de tudo isso, a Zai ainda permite que os gestores e equipes foquem em questões estratégicas, enquanto ela cuida da modelagem e da automação dos processos operacionais.

Ferramentas como o Zeev são fundamentais para as empresas que buscam uma gestão de processos moderna, ágil e orientada por dados.

Invista no BPMS Nº1 do mercado

O IA BPMS é uma revolução na gestão de processos de negócio, oferecendo uma gama de benefícios que vão desde a automação de tarefas repetitivas até a análise preditiva e a modelagem de workflows a partir de linguagem natural, no caso do Zai. Ferramentas como o Zeev exemplificam o potencial dessa tecnologia para otimizar a operação de empresas em diversos setores. Invista no único BPMS com inteligência artificial para modelagem de processos, e aumente a sua eficiência operacional.