Controle de documentos ISO: Dicas de ferramentas para utilizar

Eu vou te apresentar três ferramentas para ajudar no controle de documentos da ISO. Primeira, uma para você criar informação documentada, que se chama Loom. Segunda, para você armazenar os documentos, se chama Orquestra ECM e uma terceira para você fazer workflow de aprovação, se chama Orquestra BPMS.

Eu, Bruna, que vos escrevo, já trabalhei muito com controle de documentação das normas ISO. Normas diversas, como: automotivas, ambiental, requisitos específicos do cliente, etc. Afinal, sei o quanto é trabalhoso fazer o controle de toda a documentação de um sistema de gestão da qualidade. Por isso, eu tenho certeza que essas dicas serão muito úteis para você.

O que mudou (e nos favorece) na ISO

No que se refere à gestão documental, a ISO 9001:2015 veio com uma importante atualização para as empresas. A partir dessa nova versão, as organizações passaram a ter a autonomia para decidir como documentar suas informações. Isso nos deixa mais livres para escolher ferramentas interessantes e modernas e com isso ter um sistema de gestão mais agradável e fácil de controlar. Então, a minha primeira dica é:

Ferramenta 1) Abandone o formato de texto, use vídeos, conheça o Loom

Quanto tempo você leva para fazer uma instrução de trabalho? Um procedimento? Já pensou em substituir esses meios de comunicação por um meio de comunicação mais eficaz e moderno, por exemplo, vídeos? Eu não estou ganhando nada para te indicar o Loom, mas sou fã de carteirinha dele, o que eu posso fazer? Veja o vídeo abaixo, gravei com o Loom:

Informação documentada = documentos e registros

Na norma de 2008 os termos eram usados como “documentos e registros” e na norma de 2015 os termos são “Informação documentada”. Entretanto, você pode criar os documentos como você quiser. Não existe uma regra específica que obriga você a criar textos, por exemplo. Manual, procedimento, instruções… todos esses nomes são agora Informação documentada.

Ferramenta 2) Abandone controles manuais e impressão de documentos, conheça o Orquestra ECM

O Orquestra ECM é uma ferramenta que faz a gestão dos documentos para você. Armazenamento, rastreabilidade do documento, histórico de alterações, controle de acesso, criação de documentos nato digitais, distribuição, etc. Ou seja, tudo que você precisa para controlar as informações do seus Sistema de Gestão da qualidade. Eu vou usar o Loom e te mostrar um pouquinho do ECM:

O legal é que o ECM cobre vários pontos da norma, inclusive aquele que diz que todos os colaboradores devem saber onde os documentos e as informações estão. O ECM pode ser o local padrão. Quer algum documento: vá no ECM. Dúvida como realizar algum processo? Pesquisa as instruções no ECM!  É muito importante deixar claro onde as pessoas podem buscar as informações.

Itens da norma ISO x Como o Orquestra ECM atende

A informação deve ser disponível e adequada para uso, onde e quando ela for necessária;

Com o Orquestra ECM você disponibiliza o documento eletronicamente e qualquer pessoa pode acessar o sistema e consultá-lo quando precisar. Inclusive é possível que mais de uma pessoa acesse ao mesmo tempo, o que não seria possível em documentos em papel.

A informação deve ser protegida suficientemente e recuperada se preciso

Dentro de uma ferramenta online, controlar documentos e acesso é muito mais fácil. Além disso, não corre risco nenhum de perder o documento ou ele ser extraviado por alguém. A segurança da informação é mais que garantida.

A empresa deve fazer a distribuição da informação e controlar acesso e versão

A distribuição de informação com o Orquestra é feita de modo muito simples. Você cria suas bibliotecas dentro do sistema (pode ser biblioteca por áreas, por exemplos) e controla o acesso. Ou seja, só acessa quem pode acessar. Além disso, você pode controlar o versionamento do documento e deixar disponível apenas a versão mais atual do documento, evitando distribuição indevida da informação.

Assista o vídeo do Orquestra que eu coloquei acima e veja essas informações na prática

Ferramenta 3) Abandone assinaturas e aprovações em papel, conheça o Orquestra BPMS

A análise crítica e aprovação dos documentos do sistema de gestão ainda são obrigatórios. Mas, fazer isso por meio de papel e caneta, esperar a disponibilidade para a pessoa ler e aprovar pode levar muito tempo. Sem falar o dinheiro gasto com o papel, troca de e-mails disponibilidade de presença física para assinar. Melhor do que escrever é mostrar, né? Então, vou parar de escrever e vou apresentar um vídeo do Orquestra BPMS para o Sistema de gestão da qualidade:

Seja o profissional inovador da sua empresa

Deixa eu te contar uma história. Eu sempre tentei me dedicar ao máximo para as tarefas que me foram atribuídas. Porém, um tempo atrás, uns 4 anos atrás, eu percebi que apenas a dedicação máxima não era suficiente. Você precisa inovar, ir atrás de NOVAS formas de fazer, trazer melhorias para a empresa, trazer tecnologia… FAZER DIFERENTE.

O fazer diferente nos leva a um novo patamar de empresa e um novo patamar de profissionais também. Por isso, a frase que eu trago comigo, no coração, é: seja o profissional que você contrataria! Dentro do sistema de gestão da qualidade não é diferente. Você terá barreiras, terá que convencer a alta gestão a inovar, terá que trazer aliados para novas implementações. E tudo bem! A vida sem emoção não tem graça. rsrsrsrs

Um abraço, pessoal!  Espero que tenham gostado do post de hoje.