Como fazer Documentação de Processos: Um guia passo a passo

A documentação de processos é uma das principais estratégias para garantir organização e otimização de um negócio. É por meio dessa prática que as empresas garantem maior eficiência operacional, produtividade e consequentemente, sucesso no mundo corporativo. 

Quando as organizações mapeiam seus processos, pode-se encontrar oportunidades para aprimorar sua estrutura de trabalho. Além disso, pode identificar gargalos e pontos fracos, atuando mais rapidamente para resolução de problemas.

Entretanto, para fazer a documentação corretamente, é fundamental entender todo o fluxo de atividades que ocorrem na empresa. Nesse artigo, você vai entender por que a prática é tão importante e qual passo a passo deve ser seguido. 

Por que as empresas devem fazer a documentação de processos

Você já deve ter ouvido a expressão “cego no meio do tiroteio”. Ela exemplifica quando uma pessoa está confusa e não sabe ao certo para qual caminho deve seguir.

Atualmente, empresas que não realizam a documentação de processos podem ficar exatamente assim, sem rumo. Partindo de lugar nenhum, para qualquer lugar.

As consequências disso são inúmeras. Além de perder um tempo precioso, as atividades tornam-se mais complexas e lentas, limitando a capacidade de desenvolvimento da empresa. 

A documentação de processos vem com a proposta de ajudar no direcionamento das ações. A prática cria manuais que detalham como as tarefas devem ser executadas, indicando o caminho certo e mais rápido a ser percorrido.

Passo a passo para fazer a documentação de processos

1° Passo: prepare a documentação

Antes de estruturar a documentação, é necessário estabelecer critérios. Aqui você precisa definir o que será feito, como será feito e qual é o papel de cada membro da equipe durante a operação. Veja alguns pontos importantes que devem ser abordados:

• Identificar os processos: é preciso determinar quais processos devem ser documentados. Isso significa listar quais são as atividades fundamentais para alcançar os resultados e objetivos da empresa, como por exemplo, acelerar a produção e melhorar o atendimento;
• Equipe responsável: deve ser formada uma equipe com membros atuantes em diversos setores. Dessa maneira o processo de documentação será feito a partir de uma visão mais ampla, completa e participativa; 
• Defina os objetivos: quais são os motivos para realizar a tarefa? Aumentar a eficiência? Reduzir erros? Melhorar a escalabilidade? Faça essas perguntas para você mesmo e sua equipe. Ter objetivos claros vai orientar o projeto;
• Aquisição de recursos: saiba quais recursos serão necessários para atingir as metas estabelecidas. Que tipo de ferramentas e softwares vão ser utilizados? Será necessário um treinamento de equipes? Se sim, quanto tempo isso pode levar? 
• Plano de ação: aqui é definido como será feita a documentação do processo. Por exemplo, formato da documentação (onde pode-se incluir fluxogramas, descrições de etapas e outros elementos visuais). No plano de ação também é definido como será a divisão das etapas e responsabilidades;   
• Comunicação aberta: todo o processo de documentação envolve comunicação interna. Manter o diálogo aberto entre as equipes pode evitar mal entendidos, reduzir a incidência de erros e facilitar a convivência no ambiente empresarial.

2° Passo: identifique e mapeie os processos

A identificação e o mapeamento dos processos são importantes para otimizar e aumentar a eficiência operacional. Entretanto, é comum existirem dúvidas no momento de selecionar os procedimentos que devem ser identificados e mapeados. 

Portanto, vamos explicar cada item separadamente:

1- Identificando os processos-chave

Aqui deve-se identificar quais são os processos ligados à empresa. No geral, os mais relevantes são aqueles que impactam na satisfação do cliente, na qualidade de um produto ou serviço ou na própria eficiência operacional. 

Nesse sentido, imagine como exemplo uma plataforma de e-commerce. Ela terá a sua gestão de pedidos, a produção e o suporte ao cliente, como processos-chave para serem mapeados. 

Ao definir quais processos são mais relevantes para os negócios, você e a sua equipe terá mais clareza ao direcionar seus esforços.

2- Mapeamento com diagramas de fluxo

Assim que os processos mais relevantes forem identificados e definidos, o próximo passo é realizar um mapa visual. Para isso, o fluxograma pode ser uma ferramenta interessante. Ele serve para representar cada etapa do processo e como elas se conectam entre si.

Por exemplo, cada ícone (um retângulo) vai representar uma etapa, e as setas indicam a sequência das ações. Esse mapeamento ajudará a criar uma visão clara de todo fluxo de trabalho. A partir disso é possível padronizar símbolos que ajudam a eliminar ambiguidades, além de facilitar a visualização de como as etapas vão se comunicar entre si.

3° Passo: descreva em detalhes cada etapa e procedimentos

Para empresas que buscam a melhoria dos processos, realizar uma descrição detalhada das etapas e procedimentos é fundamental. Esse passo funciona como uma bússola que vai guiar os esforços da empresa.

Essa prática vai muito além de um simples registro de procedimentos. Ela resulta em benefícios que sustentam a eficiência e qualidade em todos os movimentos corporativos. Veja abaixo:

• Clareza para impulsionar a execução: ao detalhar as etapas e procedimentos de maneira clara, qualquer colaborador é capaz de executar as tarefas de maneira mais precisa. Afinal, com procedimentos claros e objetivos, as ambiguidades são removidas e isso acelera a execução. Além disso, o índice de erros diminui e melhora a qualidade final do produto ou serviço. 

• Eliminação das lacunas e conflitos: as descrições detalhadas fecham lacunas que em algum momento poderiam se transformar em gargalos no processo. Com a noção exata de onde cada peça deve se encaixar, os conflitos são minimizados. Cada responsabilidade é definida com mais exatidão, criando um ambiente de trabalho saudável e eficaz. 
• Definição de responsabilidades, prazos e recursos: quando o mapeamento é detalhado, a documentação de processos vai atribuir responsabilidades, prazos e recursos. Isso garante que os membros da equipe saibam o que devem fazer, quais os recursos disponíveis e quando concluir suas próprias ações.

Isso vai ajudar a criar uma cultura de responsabilidade e manter os colaboradores alinhados aos objetivos do negócio. 

• Indicadores de desempenho: estabelecer indicadores de desempenho para cada etapa permite avaliar a eficiência e o progresso constantemente. Quando um indicador estiver abaixo do esperado, é possível executar ações corretivas para manter o processo no rumo certo.  

4° Passo: escolha as ferramentas adequadas

Em uma era digital com tantas opções, encontrar as ferramentas de gestão certas pode servir como impulso para realizar o mapeamento e a documentação de processos da melhor maneira possível. 

Desde softwares de diagramação até plataformas de gestão de processos automatizados, cada opção oferece diferentes vantagens que podem ampliar a eficiência e a qualidade operacional. Vamos explorar algumas dessas opções.

• Softwares de Diagramação: as ferramentas de diagramação criam diagramas de fluxo visualmente atraentes. São ideais para processos que necessitam de uma maior clareza visual ou detalhes gráficos. Entretanto, podem ter limitações quando se trata de integração de dados ou automação de processos.
• Planilhas: planilhas como o Microsoft Excel ou o Google Sheets, são ferramentas bastante conhecidas, e podem ser úteis no mapeamento estruturado de processos. No entanto, aqui os processos podem se tornar mais intrincados e sua complexidade aumentar rapidamente. Sem a automação adequada, o índice de erros humanos pode crescer. 
• Plataformas de Gestão de Processos: plataformas especializadas oferecem um ambiente centralizado capaz de mapear, automatizar e monitorar processos. Ao unir visualização gráfica com a automação, as operações ficam mais leves e eficientes. 

Além disso, é importante escolher uma plataforma que permita integrações com outras ferramentas e sistemas, a fim de aprimorar a agilidade.

Quando estiver procurando a ferramenta, avalie as necessidades do seu negócio. Uma simples planilha pode não ser o suficiente para um processo mais complexo. 

A escolha do modelo certo também passa pela ideia de flexibilidade, pois mudanças futuras podem exigir soluções que se adequem ao novo momento da organização. 

Já uma ferramenta de automatização de processos oferece a vantagem de economizar tempo e recursos preciosos, pois elimina tarefas manuais repetitivas, deixando as equipes livres para focar em atividades de maior valor agregado. 

5° Passo: a manutenção e atualização da documentação

Manter a documentação atualizada e acessível significa reiterar o compromisso de garantir a eficiência operacional ao mesmo tempo em que ocorrem mudanças no ambiente corporativo.  

É importante entender que a documentação de processos não permanece estática. Da mesma forma que as empresas evoluem, seus processos também devem ser adaptados para as novas realidades. 

Por esse motivo, atualizar periodicamente a documentação vai assegurar que as equipes e os objetivos continuem alinhados com as novas práticas da empresa. Confira agora como é possível manter a documentação atualizada:

• Faça revisões periódicas: elas podem ser realizadas mensalmente, trimestralmente ou de acordo com as necessidades de negócio. É importante que todos os envolvidos estejam cientes e participem das revisões;
• Realize o feedback colaborativo: incentive sua equipe a fornecer feedback sobre a documentação. Dessa maneira é possível identificar lacunas, erros e até mesmo oportunidades de melhoria que não haviam sido notadas anteriormente;
• Registre as mudanças: é importante manter um histórico de mudanças realizadas nos processos, e atualizar a documentação de acordo. Isso cria uma trilha de auditoria e garante a precisão;
• Realize treinamento contínuo: a documentação atualizada serve como base para treinamentos. Ela oferece informações precisas e alinhadas com os procedimentos atuais da empresa, garantindo que os novos membros sejam preparados com base nas práticas atualizadas.

Comece a fazer a documentação de processos da sua empresa

Agora você já conhece todos os passos para fazer a documentação de processos em seu negócio. Além disso, sabe que isso pode ser um divisor de águas para as empresas aumentarem a eficiência, aperfeiçoarem a qualidade de produtos e serviços, e alavancar sua marca.

Cada etapa da documentação tem um papel especial para a empresa construir uma base sólida de operações. Vamos recapitular os principais pontos:

• Lembre-se de começar fazendo a identificação e o mapeamento dos processos-chave que impactam os resultados da empresa. Mapeie esses processos visualmente, usando diagramas de fluxo para entender sua dinâmica;
• Descreva em detalhes cada etapa e procedimento de maneira clara. Isso elimina ambiguidades, reduz erros e aprimora a qualidade final;
• Atribua responsabilidades, prazos, recursos e indicadores de desempenho a cada etapa. Isso manterá a equipe alinhada e permitirá uma avaliação constante.

Todo o processo de desenvolvimento da documentação de processos é importante, mas pouco vai adiantar se você não escolher as ferramentas adequadas para realizar essa documentação. 

Escolha uma plataforma que ofereça os maiores benefícios em um mesmo ambiente, e não esqueça de realizar manutenções periódicas dos processos.

Com todo o conhecimento que você possui agora, chegou o momento de colocar em prática as orientações e os insights recebidos. Comece agora a executar sua estratégia rumo a eficiência e qualidade! Conheça a Zeev!