Diagrama de processo, como começar? [PASSO A PASSO COM EXEMPLOS]

Foi a partir de um bate papo informal, que decidi criar um E-BOOK com dicas para elaborar um diagrama de processo, mais especificamente um diagrama SIPOC.

Esse bate-papo começou, mais ou menos, assim:

Estava eu, sexta-feira à noite, conversando com uma amiga. Ela desabafava e eu, escutava. Mas, para a sua surpresa o desabafo dela não era sobre a vida ou sobre algum relacionamento amoroso mal resolvido.

Sua reclamação era: “minha empresa não tem processos”
“Parece que eu vivo no meio de uma bagunça, de um fogo cruzado”
“Eu não sei de quem são as responsabilidades, não está claro para mim”
“Às vezes as pessoas me solicitam alguma coisa e fico na dúvida se sou que devo fazer, pois isso acaba consumindo muito do meu tempo”

Entre uma ou duas falas ela fazia esta afirmação: “minha empresa não tem processos…”

Logo pensei: se a tua empresa não tivesse processos ela não fabricaria nada, tampouco forneceria alguma coisa. Como assim não tem processo?

Processo existe até mesmo quando você pede uma pizza ou compra um remédio na farmácia.

Resumidamente podemos definir processo como uma solicitação (entrada), uma execução (transformação) e uma entrega (saída).

Se falarmos sobre uma pizzaria, a solicitação do cliente é a entrada do processo, a transformação (meio do processo) é elaborar a pizza e por fim temos a saída do processo, que consiste em fazer a entrega da pizza.

Minha constatação sobre nossa conversa foi: talvez você não tenha organização nas tuas atividades, não tenha padronização, não tenha procedimentos, não tenha um fluxo definido, não tenha automatização… mas processo você tem. Eu te garanto!

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Depois de algumas horas de conversa, ela questionou: como faço para saber onde meu processo inicia e onde ele termina? Onde são as entradas e saídas? Quais são minhas reais responsabilidades?
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E foi aí que nasceu este E-book: DIAGRAMA SIPOC: PARA QUE, COMO E QUANDO USAR?

Na verdade, SIPOC é uma ferramenta utilizada na etapa Definir, do método DMAIC, oriunda da metodologia Seis Sigma. Nada mais é do que uma definição do escopo do processo, ou seja, é utilizada para entender quando um certo processo começa e quando ele termina e quais são suas reais responsabilidades.

Surgiu por volta dos anos 80 e continua sendo muito utilizada como ferramenta de auxílio para Business Process Management (Gestão por processos), Gestão da Qualidade e implementação de Lean Manufacturing.

SIPOC é a abreviação, em inglês, das seguintes palavras: S – Supplier (Fornecedor), I – Input (Entrada), P – Process (Processo), O – Output (Saída) e C – Customer (Cliente).

Além disso, o SIPOC está relacionado com a missão de cada processo, isso significa que:

1) De acordo com a missão do processo, você define quais atividades deve executar
2) Qualquer atividade que não esteja nesta lista, não pode fazer parte da rotina, do dia a dia do seu processo pois…
3) Os esforços precisam estar direcionados para as atividades do processo ligadas a missão e aos indicadores daquele processo e não para atividades que não fazem parte disso tudo. Lembra da eliminação das atividades que não agregam valor? Pois então…

Parece simples, mas na prática não é tão simples assim.

As quatro multinacionais que eu trabalhei utilizavam SIPOC ou diagrama tartaruga (que tem o mesmo objetivo do SIPOC) e funcionava muito bem para apresentar um resumo daquele processo, uma visão macro. Nas minhas experiências anteriores, o diagrama foi desenhado como um primeiro passo para a modelagem do processo.

Veja também: Melhoria de processos e Diagrama SIPOC: Saiba a relação

Se você deseja criar o diagrama do seu processo, siga o nosso passo a passo.

Não coloquei o passo a passo neste post, pois ele ficaria extenso demais. Porém, você poderá fazer download do e-book. Neste e-book você saberá:

2. O que é um diagrama SIPOC?
3. Qual a diferença entre mapa, modelo e diagrama de processos?
4. Por que elaborar um diagrama SIPOC?
5. Quando usar um diagrama SIPOC?
6. Passo a Passo para a criação do diagrama SIPOC
7. Exemplos de SIPOC

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Fique à vontade para deixar um comentário ou alguma pergunta. Compartilhe nas suas redes sociais também, você pode ajudar alguém que esteja precisando deste conteúdo. Eu, Bruna, sou fã da disseminação de conhecimento e quero ajudar cada vez mais na transformação e otimização de processos! Afinal, transformar e otimizar processos está no DNA da SML Brasil!