AS IS e TO BE: o que são e como utilizá-los na melhoria de processos

O AS IS e o TO BE fazem parte da disciplina de gestão BPM. Se você está familiarizado com a área de mapeamento e gestão de processos, já deve ter ouvido falar dos conceitos AS IS e TO BE.

Se você nunca escutou estes termos, não tem problema. Esse blogpost vai te contar tudo o que você precisa saber.

Antes de começar a falar de as is e to be…

Para que você consiga entender sobre o que vamos falar neste blogpost é necessário que você saiba algumas coisinhas.

É o seguinte, para que as empresas consigam otimizar processos e ter um modelo de melhoria contínua, primeiro é preciso conhecer profundamente seus fluxos de trabalho e operações.

É preciso identificar seus pontos positivos e negativos. Para então, delinear os cenários ideais e o que fazer para atingir os objetivos.

O que é desenho de processo?

De acordo com o BPM CBOK, o desenho do processo é a criação ou reorganização dos principais processos que correm pela empresa e entregam valor para o cliente.

No desenho de processos são criadas as especificações dos processos de negócio novos ou as modificações realizadas para melhoria, dentro do contexto estratégico da organização.

O desenho de processos é uma das 9 áreas de conhecimento do BPM CBOK e vamos falar sobre ele daqui a pouco.

O que é as is

Como o próprio nome, em inglês, indica, o “as is” mostra a situação atual e a realidade dos processos organizacionais, com seus erros e acertos. Ou seja, é como uma fotografia do seu processo atual. O objetivo do AS IS é analisar:

• O fluxo atual do processo;
• Cenários alternativos;
• Quem são os usuários envolvidos, clientes, fornecedores e como se desenvolvem suas interações com o negócio;
• Indicadores e métricas de desempenho para controle de processos;
• As tarefas executadas e seu tempo de execução.

Conforme o BPM CBOK, a análise do processo AS IS serve para você identificar e analisar todas as atividades relacionadas ao processo que estás estudando. Com isso, você pode medir a efetividade das atividades em relação aos objetivos da organização.

O que é to be

O TO BE também é chamado de desenho de processo. Fazer um desenho de processo TO BE, é estipular onde você quer chegar ao final da evolução do processo.

Sendo assim, o TO BE é a definição da situação futura do processo organizacional ou de negócio, ou seja, onde se quer chegar. Ele esclarece como, estruturalmente, pode-se alcançar o estado desejado nos processos.

Veja só, o desenho deve estar alinhado com o planejamento estratégico da organização como um todo, para que os objetivos sejam alcançados com mais eficiência.

Qual a importância e para que servem o AS IS e TO BE?

Seja para ganhar produtividade, reduzir custos, gerar mais valor para o cliente ou outros objetivos estratégicos, a gestão de processos é capaz de detectar gargalos, analisá-los e propor soluções.

Dentro desse modelo de visão, desenhar o AS IS e o TO BE é uma etapa importante e muito útil. É com ele que o trabalho será padronizado e desenhado, mostrando visualmente a forma como os processos são realizados.

A partir desse desenho do processo, fica mais fácil saber onde atuar para otimizar o processo e tornar a empresa mais eficiente.

Quando utilizar o AS IS e o TO BE

Bom, como já mencionei, a utilização do AS IS está muito associada a análise de processos. Por isso, o desenho do mapa atual, ou AS IS, é muito importante para você conhecer e analisar o seu processo.

O AS IS te ajuda a enxergar as perdas que você tem no processo atual e o que precisa ser melhorado.

Depois de analisar o processo AS IS, a próxima fase é o TO BE. Que é utilizado para redesenhar novos e melhores processos, mais eficazes e eficientes.

Neste contexto, a simulação de cenários tem um papel muito importante, pois será com a sua ajuda que será possível comparar o que está por vir no processo (TO BE, o futuro), com o que está acontecendo agora no processo atual.

Então, nesta segunda fase, o processo é redesenhado, onde se busca reavaliar as atividades do negócio e encontrar uma proposta de visão de futuro. Ou seja, uma melhor forma de realizar o processo.

3 Exemplo de situações em que o AS IS e o TO BE pode ser vantajoso

A análise de processos é necessária e vantajosa sempre. Você sempre terá algo a melhorar, mas tem duas situações em que este trabalho pode ser muito vantajoso.

1. Análise de performance operacional

Sabemos que processos ineficientes podem causar muita dor de cabeça. Seguidamente escuto “minha empresa não tem processos” mas, não é verdade. O que acontece é que os processos existem mas são uma bagunça e ineficientes.

O mapeamento AS IS pode ajudar muito nesses casos, em que um desenho pode ajudar as pessoas a entenderem os seus processos e, principalmente, identificar onde estão os erros e problemas.

Depois disso, o TO BE pode ser desenhado para mostrar uma visão do futuro com as melhorias aplicadas.

2. Planejamento estratégico

O planejamento estratégico consolida as ações da empresa com os objetivos que ela possui. Ou seja, no planejamento estratégico você verá que os processos do negócio estão alinhados com os objetivos estratégicos.

O AS IS, como uma fotografia da situação atual, ajuda os responsáveis pelo planejamento a identificarem o que está desalinhado com a estratégia, e assim como no exemplo anterior, o TO BE pode ser utilizado para redesenhar os processos de forma que “conversem” com a estratégia.

3. Implementação de um novo software ou tecnologia

Já pensou começar a implementação de um novo software no financeiro, sem conhecer os detalhes dos processos que correm no setor? Meu Deus, não consigo nem imaginar o caos e dor de cabeça que isso pode causar!

Comecei com um exemplo trágico, não é mesmo? Mas é por que eu queria dizer para você que esse tipo de coisa é impossível de dar certo. O financeiro possui processos críticos, começar a implementar um software sem conhecer os processos pararia as operações com certeza.

Então, uma solução seria começar a implementar o software aos poucos, começando pelos processos priorizados e sempre fazendo o mapeamento do processo. Você utiliza o AS IS e o TO BE para identificar direitinho onde a nova tecnologia ou software vai atuar e impactar o processo.

6 Passos de como fazer um desenho AS IS

Seu objetivo aqui é desenhar o processo, puro e simples. Você deve se preocupar somente em representar visualmente o fluxo de informações de sua empresa.

Estou falando de uma descrição da situação atual, ou seja, como ela acontece hoje. Seu objetivo é tornar claro o cenário em questão, mostrando as dificuldades existentes, os retrabalhos que são gerados e os prejuízos que a empresa enfrenta devido a tudo isso. É nesse ponto que você deve ter certos cuidados e um olhar aguçado.

Passo 1 : Escolha a equipe

Para fazer o mapa da situação atual do processo, em geral, são reunidas as pessoas envolvidas nas funções do dia a dia da empresa e que dominam a parte operacional do processo, que podem ser usuários-chave do processo ou stakeholders. Eles podem ser os responsáveis ​​pelas áreas analisadas, por exemplo.

Passo 2: Colete informações sobre o processo

Posteriormente, são realizadas reuniões para entrevistas e questionários com os profissionais, coleta de informações e documentos necessários para a compreensão do processo e seu fluxo de trabalho.

Passo 3: Documente e analise as informações coletadas

É neste momento que transformará todas as informações coletadas, reproduzindo todas elas em um documento que mostre o estado atual do processo.

Como você já deve ter percebido, a nossa dica é que você faça isso em um desenho, um mapeamento do processo. Em complemento ao desenho, tenha documentado por escrito as informações de cada etapa do processo.

Agora, chegou a hora do TO BE…

Passo 4: Como fazer o desenho TO BE

Chegou a hora de você trabalhar no processo. Agora, você já pode propor as melhorias para o processo que você mapeou. Então, redesenhe o seu processo eliminando ou alterando as atividades que não geram valor e que são gargalos no processo, por exemplo.

Faça o redesenho na notação BPMN, ok? Estou te dizendo isso pois, no futuro, quando você for automatizar estes processos a modelagem do processo já estará pronta, pois a maioria dos softwares de automatização de processos utilizam a notação BPMN em seus modeladores.

Guarde essa dica! Vou aproveitar para deixar um passo a passo para você:

1 – Selecione a ferramenta (siga a dica acima)
2 – Liste as atividades do processo
3 – Monte o desenho do processo otimizado
4 – Estabeleça a ligação correta entre as atividades
5 – Garanta o entendimento

Passo 5: Valide o TO BE

Tenho certeza que você redesenhou o processo da melhor forma. Mas, mesmo que tenhas feito, é importante que você valide com todos os stakeholders a nova visão do processo, ok?! Caso seja necessário você pode fazer as alterações antes de rodar os planos de ação para às melhorias que você propôs.

Passo 6: Implemente e monitore as melhorias

Tudo o que foi decidido e projetado não será implementado por si só. O desenho do novo processo é apenas um passo para sua implementação. Agora a realidade começa a se manifestar, não são mais simulações e testes.

Uma implementação falha e desorganizada pode comprometer tudo o que foi feito até então. Faça um plano de ação e envolva todos as pessoas que serão afetadas pelas mudanças, é importante que todos estejam engajados na mesma ideia.

Um bom plano de implementação deve definir o gerenciamento de mudanças, quais sistemas serão afetados pelo processo redesenhado, identificar claramente as equipes envolvidas e delinear as próximas atividades do projeto ponto a ponto.

Depois de tudo pronto e implementado, acompanhe o novo processo e busque dados que mostrem a você e a gestão o quanto esse novo processo melhorou em relação ao anterior.

O que é AS IS e TO BE no ciclo BPM?

Você já conhece o ciclo BPM? Caso você não conheça, te aconselho a ler o blogpost completo sobre o assunto: Tudo o que você precisa saber sobre o Ciclo de Vida do BPM

O ciclo de vida do BPM tem 5 fases. É em uma dessas fases que o AS IS e o TO BE entram.

O as is e o to be são utilizados na segunda fase, arquitetar mudanças. Nesta fase ocorre a análise do processo e uma das maneiras mais reconhecidas para isso é o mapeamento do estado atual, ou seja o as is.

Nesta mesma fase, após a análise do as is, você utiliza o to be (desenho do estado ideal), buscando melhorar o processo.

Neste momento, é necessário quebrar paradigmas e pensar em como as atividades deveriam ser executadas. Independente de como as atividades são realizadas na atualidade. Lembre-se que você quer melhorar o processo.

Isso é o que fazemos aqui na Zeev?

Não, o conceito é diferente da prática. Isso é errado? Não. Na verdade, nós, como especialistas em mapeamento e modelagem de processos, já sabemos que seguir esse passo a passo vai te fazer perder muito tempo.

Então, se você estiver trabalhando em algum projeto de melhoria ou automatização de processos, não siga o passo a passo que você acabou de ler. Comece pelo MVP (Minímo Processo Viável. Essa é a maior dica deste texto.

Aproveite e leia a matéria da revista Exame: Cinco dicas para implementar a tecnologia low-code e otimizar departamentos. Onde falamos do MVP.

Para finalizar,

Vou compartilhar com você um checklist completo para mapeamento de processos. Se você leu este artigo até o final, tenho certeza que este material vai ser muito útil para você. Aproveite!