Benefícios de um BPMS para a Gestão de Processos

Como conversamos no post sobre o que é BPM e BPMS (e o que isso tem a ver com Gestão de Processos), o BPM é uma abordagem que visa controlar processos para melhorar o fluxo de trabalho aumentando a produtividade e reduzindo custos. No entanto, ainda falta explicar o que é o BPMS e como essa categoria de  software pode melhorar a forma como você gerencia os processos da sua empresa.

BPMS é a sigla para Business Process Management System. O nome pomposo é a definição para os sistemas criados para Gestão do Processo de Negócio. Com eles, é possível implementar as iniciativas de BPM em um ambiente desenhado especialmente para a sua empresa. Ou seja, não são sistemas prontos e congelados, são sistemas altamente moldáveis e personalizáveis. Não é a sua empresa que se adapta ao software, é o software que se adequa à sua empresa.

Mas como isso tudo influencia a eficiência do processo?

Para exemplificar, imagine uma orquestra. Cada músico tem plena capacidade de tocar uma bela melodia. No entanto, cada um faria em seu tempo e ritmo, prejudicando o resultado de um todo (do grupo). Logo, é preciso um maestro para coordenar cada etapa da canção, definir o tempo em que cada instrumento entra e até o compasso da música.

É dessa forma que o BPMS trabalha. Ele é o maestro dessa orquestra, que atua de forma digital, notificando as pessoas sobre quando e como realizar cada atividade, evitando os famosos erros de “atravessamento” de tarefas. Dessa forma é possível ter um maior controle dos processos e facilitar o acompanhamento do fluxo de trabalho.

                           O BPMS é o maestro da Orquestra, tal como nosso amiguinho aí do GIF.  Fonte: GIPHY

Certo, mas quais são os benefícios?

Como você pode ver, o BPMS oferece maior agilidade e segurança na realização dos processos da empresa. Assim, é possível garantir maior retorno e produtividade das tarefas realizadas através dele. Além disso, essas ferramentas trazem muitos outros benefícios:

-Acessibilidade

Uma das grandes vantagens dos sistemas informatizados de controle é a sua facilidade de acesso. Diferentemente de uma planilha no Excel, que fica apenas na rede da empresa e pode ser facilmente apagada, alguns BPMS atuam como Extranet, ou seja, em uma nuvem.

Dessa forma é possível acessar, acompanhar e tomar decisões em qualquer lugar, bastando apenas ter conexão com  internet. Se o sistema for responsivo, isto é, se adaptar a dispositivos como smartphones e tablets, fica ainda mais fácil utilizá-lo. É a tomada de decisões na palma da sua mão, dados de fácil acesso. Isso mesmo!

– Redução de erros

Pessoas diferentes alterando a mesma planilha em Excel ao mesmo tempo: já aconteceu com você?

Ou uma atividade ficar parada por dias pois um colega acha que o outro está tratando do assunto e, na verdade, ninguém está. E isso, já aconteceu?

Ou ainda, quando solicitações retornam ao solicitante pois as informações estão incompletas, e por este motivo demoram o dobro de tempo para serem finalizados. Quem nunca errou uma solicitação?

Humanos falham, todos sabemos disso. Por essa razão é tão importante garantir um controle dos pormenores do processo. Quando uma empresa tem muitas tarefas para serem realizadas diariamente, fica mais simples, fácil e rápido ter um sistema inteligente que gerencie os processos e reduza consideravelmente esses erros.

Pode apostar!

– Padronização

Quando cada cliente e trabalho é tratado de maneira diferente, é comum que os funcionários acabem confundindo as demandas, gerando uma grande bagunça e perda de tempo. Por isso os processos precisam ser padronizados para que tudo flua com tranquilidade.

Quando um processo é padronizado a chance de acontecer um erro quando ele for repetido é consideravelmente menor. Padronizar a atividade é um método para auxiliar a operação a produzir de maneira contínua e sem erros. Isso significa também que, quando um colaborador precisar de substituição, essa substituição se dará de maneira mais fácil, pois há padronização!

-Redução dos processos manuais

“Essa letra escrita aqui é um ‘z’ ou um ‘j’?”, “Cadê os contratos da empresa X?”, “Quando são as suas férias mesmo?”. Esse tipo de confusão tende a ser mitigada com um sistema de gerenciamento digital de boa qualidade.

Viu como fica mais fácil?

Um sistema BPMS de gerenciamento de processos digital pode aumentar a competitividade da sua empresa, principalmente se ela estiver em um ramo marcado pela informalidade. Atender cada demanda com eficiência reduz custos, melhora a satisfação dos clientes e aumenta o lucro.

Com as atividades do dia a dia bem organizadas você também consegue aumentar a satisfação dos funcionários e o clima interno. Colaboradores felizes reconhecem os esforços e trazem muito mais retorno para as empresas.

Por isso, invista em um bom sistema de BPMS. Ele pode fazer uma grande diferença na maneira como o fluxo de trabalho é realizado.

Quer saber o que levar em consideração na escolha de um BPMS? Assista ao nosso webinar (aprox. 50 min):