BPMS ou ECM: qual a ferramenta ideal para sua empresa?

BPMS ou ECM? Essa é uma dúvida comum entre profissionais que buscam automatizar processos e digitalizar a gestão de documentos nas empresas. Mas a resposta não é tão simples – e depende do que você realmente precisa transformar na sua operação.

Neste artigo, vamos esclarece as diferenças entre BPMS e ECM, apresentar seus benefícios, mostrar quando usar cada solução e, ao final, revelar qual pode ser a escolha ideal para cobrir as necessidades da maioria das empresas.

Vamos lá?

Gestão por Processos x Gestão de Documentos

O primeiro ponto que precisamos ter em mente é que cada uma dessas ferramentas tem um intuito, ou melhor, um objetivo diferente. Enquanto de um lado você tem uma ferramenta que é voltada a gerenciar processos organizacionais, do outro você tem uma ferramenta destinada a fazer a gestão do ciclo de vida dos documentos.

O objetivo do BPMS

É sempre bom lembrar que o BPMS é o suporte tecnológico da disciplina de BPM. Dessa forma, o principal objetivo de uma ferramenta de BPMS é gerenciar fluxos de trabalho. Ou seja, ter uma visão mais clara e transparente sobre os fluxos de tarefas, os processos da organização, deixando-os mais padronizados, eliminando silos, determinando responsabilidades e prazos claros, melhorando a comunicação e proporcionando a redução de desperdícios.

Dica de conteúdo extra:

O que é BPMS? Guia completo e o que isso tem a ver com gestão por processos

Sendo assim, com uma ferramenta de BPMS você pode desenhar seus fluxogramas e ir além, dando vida a eles por meio da automatização e coletando uma série de indicadores que podem ajudar você a tomar decisões importantes.

O objetivo do ECM

ECM é a sigla em inglês para Enterprise Contente Management, ou seja, gestão de conteúdos empresariais. Ele é, na verdade, uma evolução dos sistemas GED, que muita gente conhece por aí. Deste modo, pode-se dizer que o principal objetivo desta ferramenta está em fazer a gestão dos documentos e informações gerados na sua organização. Mas mais do que isso, fazer uma gestão que garanta a segurança, integridade e durabilidade desses conteúdos, tendo como consequência uma melhora eficiência operacional.

Em outras palavras…

• BPMS (Business Process Management System) foca na gestão e automatização de processos de negócio. Isto é, se concentra na gestão do fluxo de trabalho, do fluxo de atividades e tarefas, conectando departamentos de uma organização através de processos digitais.
• ECM (Enterprise Content Management) foca na gestão do ciclo de vida dos documentos e conteúdo da empresa.

Só para ilustrar ainda melhor, criamos a imagem abaixo:

Quando usar uma ferramenta de BPMS ou ECM?

Esta costuma ser a segunda grande dúvida: quando utilizar uma e quando utilizar a outra? Para isso, não basta apenas entender o objetivo de cada uma dela, mas também é preciso ter clareza de qual o objetivo que você tem ao adotar uma delas no seu dia a dia.

Você precisa de um BPMS se:

• Precisa de uma ferramenta que distribua atividades entre os colaboradores automaticamente.
• Deseja automatizar tarefas repetitivas.
• Precisa controlar prazos, responsáveis e fluxo de aprovações.
• Busca padronizar o trabalho entre áreas.
• Quer mais visibilidade e indicadores para tomar decisões.
• Pretende melhorar a produtividade da equipe.
• Deseja melhorar a comunicação departamental, eliminando o excesso de e-mails e o “vai e vem” de mensagens.

Você precisa de um ECM se:

• Quer digitalizar documentos físicos e eliminar o papel.
• Precisa garantir o acesso seguro a informações sensíveis.
• Enfrenta dificuldades com versionamento de arquivos.
• Deseja centralizar documentos em um único repositório.
• Precisa estar em conformidade com normas regulatórias.

Dica de leitura extra: 6 ferramentas BPM para gestão de processos!

Os benefícios de um BPMS ou ECM

Independentemente da ferramenta que você venha a adotar, um BPMS ou ECM, você certamente encontrará muito benefícios. Alguns benefícios são específicos aos objetivos de cada uma das ferramentas. Em seguida, destacamos alguns dos principais benefícios de cada software, confira.

Principais benefícios do BPMS:

• Visão em tempo real dos processos;
• Redução de erros e retrabalho;
• Definição clara de prazos e responsáveis;
• Criação de indicadores personalizados;
• Automatização de tarefas manuais.

Principais benefícios do ECM:

• Controle de acesso e auditoria documental;
• Eliminação de arquivos físicos e desorganização;
• Armazenamento seguro e rastreável;
• Versionamento automático de documentos;
• Localização rápida via metadados e OCR.

O que há de recurso em um BPMS ou ECM?

Pois bem, quando o quesito é recursos, ou funcionalidades, é preciso estar atento que cada uma das ferramentas terá um conjunto daquelas que fazem mais sentido para o objetivo da solução. Nesse sentido, o BPMS terá um conjunto de funcionalidades relacionado à automatização de um processo, criação de um workflow, utilização de um formulário de solicitação eletrônico, etc. Enquanto isso, o ECM contará com recursos relacionados à digitalização de documentos, captura de informações, estruturação de metadados, segurança jurídica de informações, entre outros.

Todas ferramentas, sejam elas BPMS ou ECM, apresentam as mesmas funcionalidades? A resposta aqui é não. Cada solução apresenta um conjunto de recursos relacionados com o que a ferramenta se propõem a fazer, mas não existe uma regra. Nós podemos falar especificamente sobre as ferramentas da Zeev, mas não podemos generalizar.

Um pouco do que existe no Zeev

Sim, o Zeev é um BPMS. E não é qualquer BPMS, o Zeev é hexacampeão no prêmio WfMC, maior premiação internacional da categoria! Em seguida, destacamos alguns dos recursos disponíveis na plataforma:

• Criação de formulários eletrônicos;
• Assinatura digital e eletrônica;
• Desenhador de fluxograma em BPMN amigável;
• Painel de indicadores, com a criação dos seus próprios, ou com o uso de indicadores nativos;
• Criação de diferentes perfis de usuários, limitando o acesso aos processos, conforme a necessidade da sua empresa;
• Integração com power BI, se você desejar;
• Integração com inúmeras soluções via APIs.

E o melhor: inteligência artificial generativa do Zeev, a Zai, para você acelerar e ter muito mais eficiência na modelagem de processos, criação de formulários inteligentes personalizados e, ainda, ter à disposição 24/7 insights e estatísticas sobre a performance da sua operação para tomar as melhores decisões.

Por que um BPMS completo, como o Zeev, pode substituir um ECM?

Até aqui, destacamos os objetivos, recursos e benefícios de cada sistema, mas nós ainda não respondemos a pergunta inicial desse artigo: “ECM ou BPMS”?

É comum pensar que é necessário escolher entre um BPMS ou um ECM. Mas na prática, as necessidades mais comuns de gestão documental já podem ser cobertas por um BPMS robusto e completo – esse é o caso do Zeev.

Isso porque o Zeev:

• Permite armazenamento estruturado de arquivos com metadados.
• Possui assinatura digital com certificados padrão ICP-Brasil.
• Assinatura digital com carimbo do tempo.
• Possui controle de acesso por perfil de usuário.
• Garante versionamento automático de documentos.
• Oferece auditoria e rastreabilidade de ações.
• Tem tecnologia OCR nativa.
• Captura descentralizada.
• Mobilidade para consulta e captura de documentos.
• Integração com Microsoft Office.
• Digitalização em massa.
• E muito mais!

Ou seja, para muitas empresas, um BPMS com recursos integrados de gestão de documentos já atende (e até superar, em muitos casos) os principais requisitos esperados de um ECM. Essa é uma tendência forte no mercado, especialmente entre organizações que desejam centralizar a gestão de processos e documentos em uma única plataforma.

BPMS ou ECM? Ou os dois?

Se você chegou até aqui, já entendeu que BPMS e ECM têm finalidades diferentes, mas complementares. Porém, como apresentado anteriormente, um BPMS completo já incorpora funcionalidade essenciais de um ECM – permitindo mais agilidade, eficiência e segurança na gestão de processos e documentos.

Por isso, se o seu foco está em digitalizar e otimizar a operação como um todo, o Zeev pode ser a plataforma ideal para começar essa transformação.

Dê o próximo passo com o Zeev

A transformação digital começa por uma decisão: automatizar, simplificar e ganhar eficiência. O Zeev reúne o melhor dos mundos – processos e documentos – com o poder da inteligência artificial para que vocie crie fluxos de trabalho sob medida e eleve sua produtividade.