Maturidade de processos: o que você sabe sobre isso?

A maturidade dos processos de uma empresa, de acordo com os modelos existentes na literatura, pode variar. Dentro da mesma empresa você pode ter processos com alto nível de maturidade. Enquanto outros com um baixo nível de maturidade. O que define isso? Modelos como o BPMM ou o Process and Enterprise Maturity Model (PEMM) podem guiar você a descobrir, acompanhe.

Antes de tudo: O que é um processo?

O que é modelo de maturidade de processos?

Por que devemos saber a maturidade do processo?

Um pouco de história sobre modelos de maturidade de processos

Descubra o modelo de maturidade divulgado pela Harvard Business Review – O modelo de Hammer

Veja o modelo de maturidade divulgado pela OMG

Qual é a maturidade dos processos da sua empresa?

Faça o QUIZ!

Se você achou interessante essas perguntas que introduzem o texto, vem comigo! Porém se você já sabe o que tudo isso significa e quer apenas saber a maturidade dos seus processos, vá direto para o Quiz que nós criamos!

O objetivo do Quiz é responder a seguinte pergunta: Qual a maturidade de sua empresa em relação aos seus processos de negócio? A avaliação é feita com base em dez questões, baixe o Quiz e não esqueça de colocar a sua opinião nos comentários deste texto. Quero muito saber a sua opinião, hein!

O que é um processo?

Processo é qualquer atividade que possui uma entrada (input), uma transformação/agregação de valor e fornece um produto ou serviço a um cliente específico (output). Essas entradas e saídas não são necessariamente bens tangíveis, podem ser um fluxo de informação e conhecimento, por exemplo.

Podemos dividir os processos em três categorias: os processos de negócio, processos organizacionais e processos gerenciais:

• De negócio: são aqueles que definem a atuação da empresa e são suportados por outros processos internos, isto é, o processo de negócio define como a empresa conduz suas atividades e produz seu produto ou serviço.
• Organizacionais: são aqueles dedicados à organização e suportam os processos de negócio, eles não são vistos pelos clientes externos, mas são fundamentais.
• Gerenciais: são aqueles que abrangem as ações que os gestores executam para suportar os demais processos.

O que é modelo de maturidade de processos?

Apesar da evolução e disseminação das práticas de BPM, o nível de maturidade nos processos nas empresas não está nivelado, ou seja, existem diversos níveis de maturidade em relação a gestão por processos. Avaliar a maturidade de processos significa identificar que dentro da organização os processos se encontram em níveis distintos e cada um pode ser avaliado para identificar qual o seu início no ciclo de melhoria contínua.

O que diz o CBOK?

A ABPMP em seu CBOK define que uma organização madura é aquela que lida com os riscos e problemas em análise sistêmica e possui uma visão abrangente com o foco na satisfação e agregação de valor ao cliente. Ou seja, quanto maior a maturidade da empresa, maior a probabilidade de sucesso ao trabalhar com processos colaborativos, processos horizontais, processos baseados na disciplina de BPM (Business Process Management – Gestão por processos), processos com foco total na satisfação do cliente.

Por que saber a maturidade do processo?

Em uma organização existe um largo volume e variedade de atividades que são executadas paralelamente e/ou em sequência, a todo minuto. Mas, no final de tudo, o que o mundo inteiro busca é diminuir custos, aumentar vendas e entregar qualidade e valor para o cliente.

A melhoria contínua atua fortemente para fortalecer os processos e alavancar estratégias como estas: diminuir custos, aumentar vendas e entregar qualidade e valor para o cliente. Contudo, a pergunta que não quer calar: por onde começar? São tantas ideias, inovações, planos…, mas, por onde começar? Entender a maturidade dos seus processos é um bom ponto de partida.

Os ganhos de avaliar a maturidade dos seus processos

Avaliar a maturidade te fará perceber o que é realista e efetivo para implementar no seu processo, na sua empresa, ou não. Mas, vale lembrar que dentro da empresa processos podem estar em níveis de maturidade diferentes. Ou seja, o processo de compras de materiais pode ter um nível de maturidade alto e o processo de contas a pagar pode ter um nível baixo. Portanto, esforços diferentes são alocados para as diferentes áreas da empresa.

O objetivo em alcançar maturidade é a transparência. Transparência significa obter um conhecimento profundo sobre alguma coisa. Logo, para conhecer a fundo os processos que você trabalha, o ponto de partida é entender o quanto ele está maduro e o quanto ainda pode amadurecer.

Um pouco de história sobre modelos de maturidade de processos

Os modelos de maturidade se iniciaram nos anos 90 com a solicitação do Departamento de Defesa dos Estados Unidos para o Instituto de Engenharia de Software (SEI) em criar um método para avaliar a capacidade dos fornecedores. Foi então que surgiu o “The Capability Maturity Model: Guidelines for Improving the Software Process – CMM”.

Desde então, diversos outros métodos foram criados. Uns levaram em conta apenas a maturidade dos processos outros levaram em conta a maturidade da organização. Em meados dos anos 2000 os modelos de maturidade começaram a relacionar tanto os processos quanto a organização. Toda via, todos estão baseados no CMM criado pelo SEI.

 O modelo de maturidade de Hammer – divulgado pela Harvard Business Review

O modelo criado por Michael Hammer, divulgado na Harvard Business Review, chamado Process and Enterprise Maturity Model (PEMM), auxilia a organização a entender, planejar e avaliar o rateio de esforços disponibilizado aos processos de negócio. É um modelo abrangente a todo e qualquer tipo de processo.

Veja abaixo quais são as bases do modelo de maturidade de processos criados por Hammer, divulgado na Harvard Business Review:

Perceba que os viabilizadores do processo classificam a maturidade dele. Os pontos importantes listados por Hammer abrangem: o mapeamento do processo, a habilidade dos colaboradores e a definição do responsável pelo processo. Abrange também o alinhamento entre metas estratégicas e operacionais e a qualidade do método usado pela empresa para coletar informações e definir métricas.

BPMM – modelo de maturidade divulgado pela OMG

 O Grupo OMG (Object Management Group) é um grupo que define padrões de boas práticas relacionadas com o BPM. Entre estes padrões está o BPMN, por exemplo. O BPMN (Business Process Management Notation) é a notação mais utilizada para modelagem de processos. São aqueles ícones parecidos com ícones de fluxograma.

Assim como a notação BPMN, a OMG também definiu um padrão de avaliação de maturidade, o chamado BPMM – Business Process Maturity Model. Este modelo de avaliação de maturidade também visa identificar qual nível o processo está em amadurecimento. O modelo avalia como a organização é transformada, na medida em que os processos são desenvolvidos e melhorados.

No BPMM os processos são classificados em cinco estágios: processo inicial, gerenciado, padronizado, previsível e otimizado. Dessa forma, cada um deles possui um nível de maturidade atrelado. Veja só:

• Inicial: é aquele que acontece de maneira imprevisível.
• Gerenciado: os processos já possuem padrões de execução, porém não são procedimentos estabelecidos; ou seja, dependem muito da experiência dos profissionais.
• Padronizado: são aqueles que possuem rotinas pré-estabelecidas e escaláveis baseadas nas melhores práticas constatadas.
• Previsível: é aquele que, além da padronização possui a capacidade de ser medido e controlado estatisticamente o que favorece a previsão de possíveis problemas, pois seu comportamento é conhecido.
• Otimizado: é aquele que possui um gerenciamento completo, padronizado, escalável e controlado. A força desse processo encontra-se em alocar esforços para atingir os resultados almejados pela organização.

Vamos avaliar a maturidade dos processos da sua empresa?

Muitas vezes, você já deve ter pensado que determinados setores da sua empresa parecem estar mais evoluídos que alguns outros, não é verdade? Eu diria que sim. Essa situação acontece devido ao diferente nível de maturidade em que os processos de cada uma dessas áreas estão inseridos.

Fazer a avaliação da maturidade de processos da sua empresa vai ajudar justamente a identificar quais as lacunas entre esses níveis, o porquê de alguns processos estarem tão evoluídos e outros não e, assim, definirmos qual o seu ponto de início no ciclo de melhoria contínua.

Portanto, pensando nisso tudo, hoje eu trago a você 2 ferramentas que irão lhe ajudar a descobrir qual o nível de maturidade dos processos de negócio da sua empresa.

Questionário de Avaliação de Maturidade de Processos

É uma tarefa árdua manter todos os processos dentro do mesmo nível de maturidade, uma vez que nos encontramos em um cenário no qual se busca atingir os objetivos estabelecidos, bater as metas reduzindo custos, desperdícios e entregando valor aos clientes.

Dessa forma, de nada adianta elaborarmos um plano incrível para atingirmos o objetivo se não soubermos o que de fato é realista e possível ser feito com o processo que temos. Logicamente que todo processo pode ser melhorado e isso não anula essa necessidade. Sendo assim, a avaliação da maturidade só vem a agregar.

Sobre o questionário de Avaliação de Maturidade de Processos

Pois bem, nós criamos uma avaliação de maturidade mais simples e de fácil execução. Para a criação deste modelo que propomos, utilizamos o modelo de Hammer – O PEMM, o modelo da OMG – O BPMM, como também o conhecimento de nossos profissionais com mais de 20 anos de experiência em projetos de melhoria de processos de negócio (BPM), em distintos tipos de organizações. Ao final do dele, você deve ter a resposta da seguinte pergunta: Qual a maturidade de sua empresa em relação aos seus processos de negócio?

Ele é composto por 10 questões que abordam diferentes pontos dos processos de negócios das empresas, como metodologias para solucionar problemas, sistemas de informação, documentação de processos, medição de resultados, etc. Cada questão apresenta quatro opções de resposta (a, b, c ou d). O resultado é mostrado automaticamente ao término do preenchimento das respostas e ele estará dividido em 3 partes:

• O nível do processo (E1 – Iniciada, E2 – Organizada, E3 – Diferenciada e E4 – Ágil);
• A descrição do nível em seus processos se encontram;
• Uma dica para melhorar o processo e atingir mais maturidade.

Responda ao questionário e descubra em que nível de maturidade estão os seus processos agora mesmo!

Tendo em vista que maturidade dos processos é um conteúdo muito procurado aqui no blog, para completar este assunto, nós elaboramos um e-book. Eu considero ele um e-book bem completo, pois ele trata a maturidade em dois pilares: maturidade da empresa e maturidade dos processos. Ou seja, mais especificamente: Capacidades organizacionais (nível corporativo) e Viabilizadores do processo (nível de processo). Veja o resumo do e-book pelo sumário (se você clicar no sumário também é possível iniciar o download):

Ok, mas o que significa isso?

Capacidades organizacionais

As Capacidades Organizacionais levam em consideração características da organização de forma geral. Ou seja, o que se mede é a capacidade que a organização tem para funcionar perfeitamente. Por exemplo, uma das perguntas se refere ao estilo da liderança, outra sobre o trabalho em equipe, e assim por diante.

Viabilizadores do processo

Já os Viabilizadores do Processo determinam o quão apto e capaz o processo está para funcionar. Ou seja, você pode usar a avaliação de viabilizadores do processo para qualquer processo em separado. Dessa forma, você pode fazer uma avaliação para o processo de compras, outra avaliação para os processos de RH e assim por diante.

Baixe o e-book!

Baixe o e-book e faça a avaliação completa da sua empresa agora mesmo. Saiba quais pontos você precisa melhorar para avançar, tanto a nível corporativo, quanto a nível de processos ou departamental. E lembre-se: saber onde você está é o primeiro passo para saber a direção que você precisa seguir.

Vamos melhorar a maturidade da sua empresa?

Se por acaso você identificou que a maturidade dos processos da sua empresa é baixa, está lá no nível inicial, que tal mudar essa realidade? Eu diria que, depois de tudo que conversamos até aqui, você já se convenceu que esse é um caminho inevitável se você busca crescer e escalar a sua operação.

Por isso, eu pergunto: você já ouviu falar do Zeev? SE sim, maravilha, saiba que ele pode ser o primeiro passo para a mudança. Agora, se você ainda não escutou, nem viu, não sabe o que está perdendo. Isso porque o  Zeev é um jeito novo de ser mais produtivo. Com ele você, padroniza os fluxos de trabalho, ou da sua equipe, ou da sua empresa, evitando desperdícios e retrabalhos, melhorando toda a sua eficiência operacional. E tem mais: ele ainda pode trazer mais de 400 fluxos prontos para começar agora! É fantástico!!

Vou deixar aqui o convite para você conhecer o Zeev:

Espero que você tenha gostado do conteúdo. Qualquer dúvida, nós ficamos à disposição para ajudar você, pois, em nossa DNA, está a missão de transformar processos ineficientes em processos simplesmente inteligentes!

Até mais!